استفاده از مدیریت ارزش کسب شده برای اندازه‌گیری عملکرد پروژه

نحوه مدیریت یک پروژه پروژه فرایندی پیچیده است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، اجرا و نظارت مستمر است تا موفقیت پروژه تضمین شود. در قلب این فرایند، مدیریت ارزش کسب شده (EVM) به‌عنوان یک تکنیک کلیدی برای ارزیابی عملکرد پروژه در مقایسه با خط مبنای برنامه‌ریزی شده قرار دارد. تحلیل ارزش کسب شده در پروژه ها به مدیران امکان می‌دهد تا یکپارچه‌سازی داده‌های برنامه و هزینه، دید جامعی از پیشرفت پروژه کسب کنند و مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کنند.

این روش با استفاده از معیارهایی مانند ارزش برنامه‌ریزی شده (PV)، ارزش کسب شده (EV) و هزینه واقعی (AC) به تحلیل واریانس‌ها و پیش‌بینی دقیق‌تر زمان و هزینه تکمیل پروژه کمک می‌کند. EVM نه‌تنها برای شناسایی انحرافات از برنامه بودجه مفید است؛ بلکه با ارائه اطلاعات عینی، تصمیم‌گیری‌های آگاهانه را تسهیل می‌کند. در این مقاله از سری مقالات راهبردار با ما همراه باشید تا به بررسی کاربرد ارزش کسب شده در پروژه ها بپردازیم.

مدیریت ارزش کسب شده (EVM) چیست؟

مدیریت ارزش کسب شده تکنیکی است که مدیران پروژه برای پیگیری عملکرد پروژه‌های خود در مقایسه با خط مبنای پروژه استفاده می‌کنند. اغلب پیشرفت پروژه به‌صورت جلوتر یا عقب‌تر بودن از برنامه‌ریزی و بیش یا کم از بودجه در نظر گرفته می‌شود. اما اگر جلوتر از برنامه باشید؛ ولی هزینه‌ها بیشتر از نحوه بودجه بندی پروژه شده باشد چه؟ اگر عقب‌تر از برنامه باشید؛ ولی هزینه‌ها کمتر از آنچه ابتدا محاسبه کرده‌اید باشد چطور؟

بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دارای داشبوردهای بلادرنگ هستند که داده‌های زنده را جمع‌آوری کرده و تحلیل‌های واریانس را به‌صورت خودکار برای شما محاسبه می‌کند. نتایج در نمودارهای مختلف نشان داده می‌شوند که شامل واریانس هزینه، واریانس برنامه و موارد دیگر هستند. اطلاع از ارزش کسب شده اطلاعات عمیق‌تری درباره پروژه ارائه می‌دهد. هنگام یادگیری در مورد ارزش کسب شده، مهم است که به یاد داشته باشید سه اصطلاح مرتبط با آن وجود دارد که هرکدام کمی متفاوت هستند:

• تحلیل ارزش کسب شده (EVA): این تکنیک مدیریت پروژه کمی است. عملکرد پروژه را با محاسبه نتایج احتمالی پروژه ارزیابی می‌کند. این کار با مقایسه پیشرفت و بودجه کار برنامه‌ریزی شده با هزینه واقعی انجام می‌شود.
• مدیریت ارزش کسب شده (EVM): این روش عملکرد پروژه را با یک برنامه‌وبودجه یکپارچه که بر اساس ساختار شکست کار (WBS) پروژه است، اندازه‌گیری می‌کند.
• سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS): این مجموعه‌ای از ابزارها، قالب‌ها، فرایندها و رویه‌هایی است که یک سازمان برای انجام EVM استفاده می‌کند.

چه زمانی از تحلیل ارزش کسب شده در مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

موارد متعددی وجود دارد که تحلیل ارزش کسب شده برای ارزیابی عملکرد و پیشرفت پروژه و شناسایی واریانس‌ها نسبت به برنامه‌وبودجه برنامه‌ریزی شده مفید است. همچنین می‌تواند با پیش‌بینی تاریخ‌های تکمیل و هزینه‌ها بر اساس پیشرفت‌ها و روندهای کنونی، به پیش‌بینی عملکرد آینده کمک کند. تحلیل ارزش کسب شده همچنین به شناسایی میزان بودجه صرف شده نسبت به کار انجام شده کمک می‌کند. این امر امکان کنترل مالی بهتری در پروژه‌ها را فراهم می‌کند.

همچنین اختلافات بین عملکرد برنامه‌ریزی شده و واقعی را برجسته می‌کند که به مدیران پروژه امکان می‌دهد اقدامات اصلاحی را به‌سرعت انجام دهند. پروژه‌های پیچیده از مدیریت تحلیل ارزش کسب شده بهره می‌برند؛ زیرا دید جامعی از پیشرفت ارائه می‌دهد. این امر کمک می‌کند تا وابستگی‌ها و تخصیص منابع به طور مؤثری مدیریت شوند. در نهایت، مدیران می‌توانند از تحلیل ارزش کسب شده در پروژه ها هنگام گزارش‌دهی به ذی‌نفعان درباره وضعیت پروژه استفاده کنند.

چه کسانی در فرایند تحلیل ارزش کسب شده مشارکت دارند؟

چندین ذی‌نفع در فرایند تحلیل ارزش کسب شده دخیل هستند. بیایید نگاهی به شرکت‌کنندگان کلیدی که معمولاً در این فرایند نقش دارند بیندازیم:

• مدیر پروژه: مدیر پروژه مسئول نظارت بر پروژه است و فرایند مدیریت ارزش کسب شده و تحلیل آن را در پروژه ها هدایت می‌کند. آن‌ها نتایج را تفسیر کرده و بر اساس تحلیل تصمیمات استراتژیک می‌گیرند. همچنین اطمینان حاصل می‌کنند که داده‌های جمع‌آوری شده دقیق هستند، نتایج فرایند را به ذی‌نفعان منتقل می‌کنند و اقدامات لازم را برای اصلاح واریانس‌های یافت شده انجام می‌دهند.
• اعضای تیم پروژه: تیم پروژه مسئول اجرای وظایف پروژه، ارائه به‌روزرسانی‌های پیشرفت و… است. این اطلاعات ورودی در مورد پیشرفت واقعی و کار انجام شده را فراهم می‌کند که به جمع‌آوری داده‌های لازم برای محاسبه معیارهای ارزش کسب شده کمک می‌کند.
• متخصصان EVM: متخصص مدیریت ارزش کسب شده مسئول تعیین خطوط مبنا برای محدوده، برنامه‌وبودجه پروژه است. آن‌ها همچنین داده‌های مربوط به عملکرد پروژه، هزینه‌های واقعی، وظایف برنامه‌ریزی شده و کار انجام شده را جمع‌آوری و تحلیل می‌کنند که به ارائه تحلیل دقیق‌تری کمک می‌کند.

مفاهیم اصلی مدیریت ارزش کسب شده

تحلیل ارزش کسب شده بر اساس یک خط مبنای اندازه‌گیری عملکرد است که به شما امکان می‌دهد برنامه پروژه خود را با اجرای پروژه مقایسه کنید. این امر به مدیران پروژه امکان می‌دهد به سه سؤال کجا بودیم؟ اکنون کجا هستیم و به کجا می‌رویم؟ پاسخ دهند. این امر نیازمند دسترسی به داده‌های زیر است:

۱. ارزش برنامه‌ریزی شده (PV)

ارزش برنامه‌ریزی شده نشان‌دهنده مرحله‌ای است که وظایف پروژه باید در یک نقطه خاص از برنامه‌ریزی زمانی و تخمین هزینه باشند. این دو مقدار ارزش برنامه‌ریزی شده‌ای هستند که انتظار دارید در دوره گزارش‌دهی کنونی در آن قرار داشته باشید. این مقدار می‌تواند تجمعی یا جاری باشد. مورد اول، بودجه تأیید شده برای فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده‌ای است که باید به‌طورکلی در طول پروژه انجام شوند. مورد دوم بودجه تأیید شده برای فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده‌ای است که در یک دوره خاص از پروژه، چه روزها، هفته‌ها یا ماه‌ها انجام می‎شوند.

پروژه تکمیل شده × بودجه پروژه = ارزش برنامه‌ریزی شده (PV)

۲. هزینه واقعی (AC)

این هزینه واقعی کاری است که در یک دوره خاص پروژه تکمیل شده است. این مقدار به آنچه صرف شده، چه به‌صورت تجمعی یا جاری اشاره دارد. یعنی یا در یک دوره مشخص از روزها، هفته‌ها یا ماه‌ها یا هزینه واقعی کار انجام شده تا نقطه‌ای که محاسبه می‌شود.

هزینه واقعی = هزینه واقعی تا به امروز

۳. ارزش کسب شده (EV)

این کمی‌سازی ارزش کاری است که تا یک تاریخ خاص در پروژه انجام شده است. ارزش کسب شده تجمعی مجموع بودجه کل پروژه تا تاریخ محاسبه است؛ درحالی‌که ارزش کسب شده جاری فقط برای یک دوره مشخص انجام می‌شود.

بودجه در زمان تکمیل (BAC) × درصد کار تکمیل شده  = ارزش کسب شده

فرمول ‌ها و معیارهای مدیریت ارزش کسب شده

برخی محاسبات را می‌توان به‌سرعت و به‌راحتی برای اجرای EVM انجام داد. فرمول‌های مدیریت ارزش کسب شده را می‌توان به دو گروه شاخص‌های عملکرد و فرمول‌های تحلیل واریانس تقسیم کرد. این فرمول‌ها عبارت‌اند از:

۱. واریانس برنامه (SV)

واریانس برنامه روشی است که به مدیران پروژه برای محاسبه میزان جلوتر یا عقب‌تر بودن از برنامه پروژه استفاده می‌کنند. فرمول این محاسبه به شرح زیر است:

ارزش کسب شده (EV)  _  ارزش برنامه‌ریزی شده (PV) = واریانس برنامه

۲. واریانس هزینه (CV)

واریانس هزینه تفاوت بین هزینه واقعی پروژه در نقطه‌ای که محاسبه می‌شود با هزینه بودجه برنامه‌ریزی شده برای آن دوره زمانی در برنامه پروژه است. فرمول آن به شرح زیر است:

هزینه واقعی (AC) _ ارزش کسب شده (EV) = واریانس هزینه (CV)

۳. شاخص عملکرد برنامه (SPI)

شاخص عملکرد برنامه زیرمجموعه‌ای از مدیریت ارزش کسب شده است که نشان می‌دهد آیا پروژه جلوتر یا عقب‌تر از برنامه است. این شاخص نسبت کار انجام شده به کار برنامه‌ریزی شده را محاسبه می‌کند. فرمول آن به شرح زیر است:

ارزش برنامه‌ریزی شده (PV) ÷ ارزش کسب شده (EV) = شاخص عملکرد برنامه (SPI)

محاسبه شاخص عملکرد برنامه شامل تقسیم EV بر PV برای اندازه‌گیری پیشرفت به‌دست‌آمده نسبت به جایی است که انتظار داشتید در آن نقطه پیشرفت کنید. اگر مقداری کمتر از ۱.۰ به دست آورید، بدان معناست که کار کمتری نسبت به آنچه برای این نقطه پیش‌بینی کرده بودید، انجام داده‌اید. درحالی که مقداری بیشتر از ۱.۰ بدین معنا است که بیشتر از آنچه برنامه‌ریزی شده بود، تکمیل کرده‌اید.

۴. شاخص عملکرد هزینه (CPI)

شاخص عملکرد هزینه میزان کارایی هزینه‌ها در پروژه را اندازه‌گیری می‌کند. این شاخص در نسبت ارزش کسب شده به هزینه‌های واقعی نشان داده می‌شود.

هزینه واقعی (EV) ÷ ارزش کسب شده (EV)  = شاخص عملکرد هزینه (CPI)

برای این محاسبه، EV را بر AC تقسیم می‌کنید تا ارزش کار تکمیل شده را نسبت به هزینه واقعی آن اندازه‌گیری کنید. بازهم، اگر به عددی کمتر از ۱.۰ برسید، هزینه‌های شما بیشتر از بودجه است. عددی بیشتر از ۱.۰ به این معنا است که هزینه‌ها کمتر از بودجه تعیین شده هستند.

۵. تخمین در زمان تکمیل (EAC)

تخمین در زمان تکمیل انتظارات کنونی از هزینه‌های کل پروژه در زمان اتمام آن است.

شاخص عملکرد هزینه (CPI) ÷ بودجه در زمان تکمیل (BAC) = تضمین در زمان تکمیل (EAC)

در این محاسبه، بودجه کل پروژه را بر مقدار CPI که در بالا محاسبه کرده‌اید، تقسیم می‌کنید.

۶. بودجه زمان تکمیل (BAC)

این مقدار نشان‌دهنده بودجه کل تخصیص‌یافته برای پروژه یا یک وظیفه خاص در زمان تکمیل پروژه است. برای محاسبه این مقدار، ابتدا محدوده پروژه را تعریف کنید، هزینه‌ها را تخمین بزنید، ساختار شکست کار را ایجاد کنید و هزینه‌ها را جمع کنید. فرمول بودجه زمان تکمیل به شرح زیر است:

مجموع هزینه‌های تخمینی برای پروژه  = BAC

۷. تخمین برای تکمیل (ETC)

این میزان نشان‌دهنده هزینه پیش‌بینی شده موردنیاز برای تکمیل کار باقی‌مانده پروژه است. فرمول محاسبه آن به شرح زیر است:

شاخص عملکرد هزینه (CPI) ÷ ارزش کسب شده (EV) _ بودجه زمان تکمیل (BAC) = ETC

۸. شاخص عملکرد برای تکمیل (TCPI)

این شاخص عملکرد هزینه موردنیاز برای تکمیل کار باقی‌مانده پروژه در چارچوب بودجه مشخص شده را ارزیابی می‌کند. فرمول آن به شرح زیر است:

هزینه واقعی (AC) _ بودجه در زمان تکمیل (BAC) ÷ ارزش کسب شده (EV) _ بودجه در زمان تکمیل (BAC) = TCPI

هنگامی که این معیارها با استفاده از فرمول‌های مدیریت ارزش کسب شده محاسبه شدند، می‌توان آن‌ها را با استفاده از نمودار مدیریت ارزش کسب شده تجسم کرد.

نمودار مدیریت ارزش کسب شده چیست؟

نمودار مدیریت ارزش کسب شده یک نمایش گرافیکی است که برای تجسم و تحلیل عملکرد پروژه از نظر هزینه و برنامه استفاده می‌شود. اجزای کلیدی نمودارهای EVM شامل ارزش برنامه‌ریزی شده (PV)، یعنی هزینه‌های بودجه‌بندی شده برای کار برنامه‌ریزی شده برای تکمیل تا یک‌زمان خاص، ارزش کسب شده (EV)، هزینه‌های بودجه‌بندی شده برای کار برنامه‌ریزی شده برای کار تکمیل شده و هزینه‌های واقعی (AC)، هزینه‌های متحمل شده برای کار تکمیل شده تا یک‌زمان خاص است.

مزایای کلیدی مدیریت ارزش کسب شده

اکنون باید اهمیت مدیریت ارزش کسب شده مشخص شده باشد، اما بهتر است برخی از مزایای کلیدی را به طور خلاصه ذکر کنیم:

• کمک به بازگرداندن پروژه ها به مسیر اصلی: مدیران پروژه از EVM برای شناسایی اختلافات هزینه و برنامه در مراحل اولیه استفاده می‌کنند تا بتوانند قبل از اینکه پروژه بیش از حد عقب بیفتد، سریعاً آن‌ها را برطرف کنند. این نوع نظارت بر زمان و هزینه برای نگه‌داشتن پروژه‌ها در مسیر ضروری است.
• نظارت جامع بر عملکرد پروژه: هزینه و زمان تنها معیارهایی نیستند که باید برای اطمینان از موفقیت پروژه ردیابی شوند. مدیریت ارزش کسب شده پوشش کاملی از معیارهای پروژه، از جمله محدوده، برای تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر فراهم می‌کند.
• پیش‌بینی دقیق پروژه: تخمین‌های دقیق برای ردیابی نتایج هزینه و برنامه حیاتی هستند. EVM به ارائه بینش‌های بهتری از میزان زمان و هزینه موردنیاز برای اتمام پروژه کمک می‌کند. این به مدیریت انتظارات ذی‌نفعان و آمادگی برای نیازهای آینده کمک می‌کند.

معایب مدیریت ارزش کسب شده

EVM تکنیکی است که می‌توانید برای مدیریت و کنترل پروژه خود استفاده کنید؛ اما مدیریت ارزش کسب شده همه چیز را حل نمی‌کند. این روش در همه پروژه‌ها کاربردی نیست و یک راه‌حل جادویی نیست که بتواند همه مشکلات پروژه را حل کند. در واقع، EVM دارای برخی معایب نیز است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:

• نمی‌توان بر آن تکیه کرد: به یاد داشته باشید کاربرد ارزش کسب شده در پروژه ها یک نقطه داده عینی را محاسبه می‌کند. ارزش کسب شده پروژه شما می‌تواند تغییر کند. به طور طبیعی، هزینه و پیشرفت به‌ندرت در پروژه واقعی همان‌طور که در هنگام اجرای پروژه هستند، منعکس می‌شوند؛ بنابراین، مدیریت ارزش کسب شده به‌عنوان یک محافظ عمل می‌کند و داده‌های مفیدی ارائه می‌دهد. بهتر است این محاسبات را ماهانه یا در صورت کوتاه‌تر بودن پروژه، بیشتر انجام دهید.
• عدم تضمین کیفیت: برخی موارد مانند رضایت مشتری و کیفیت پروژه هستند که مدیریت ارزش کسب شده نمی‌تواند پنجره‌ای برای مشاهده آن‌ها ارائه دهد. عملکرد پروژه در ارتباط با عوامل مهمی مانند برنامه‌وبودجه یا EVM ردیابی می‌شود. بااین‌حال، یک پروژه موفق صرفاً پروژه‌ای نیست که به‌موقع و در چارچوب بودجه تحویل داده شود. اگر مشتری شما ناراضی باشد یا کیفیت پروژه یا خدمات پایین باشد، صرف‌نظر از تحقق خواسته‌های برنامه‌وبودجه، مشکل بزرگی وجود دارد.
• بدون داده‌های دقیق، بی‌فایده است: اگر همه هزینه‌های واقعی را در محاسبات خود وارد نکنید، نتایج شما پیشرفت یا عملکرد پروژه را به طور دقیق منعکس نمی‌کنند. اگر از نرم‌افزاری استفاده می‌کنید که به طور خودکار این محاسبات را انجام می‌دهد، باید دوبرابر محتاط باشید؛ زیرا ممکن است داده‌های حیاتی را نادیده بگیرد و نتیجه‌ای گمراه‌کننده به شما بدهد.
• به زمینه نیاز دارد: در نهایت، تنها اعداد را به مشتریان، ذی‌نفعان یا هرکسی که به او گزارش می‌دهید، تحویل ندهید. آن‌ها باید بدانند این اعداد چه معنایی دارند و شما چگونه از آن‌ها استفاده می‌کنید. شفاف باشید و از اصطلاحات تخصصی اجتناب کنید. شما می‌دانید درباره چه چیزی صحبت می‌کنید؛ اما مهم است که مخاطب شما نیز آن را درک کند. البته، موضوع را ساده‌سازی نکنید؛ تنها به‌وضوح و ساده صحبت کنید. توانایی ارتباط مؤثر EVM به‌اندازه توانایی محاسبه آن مهم است.

جمع‌بندی

مدیریت ارزش کسب شده ابزاری قدرتمند برای مدیران پروژه است که امکان نظارت دقیق بر عملکرد پروژه را فراهم می‌کند. با استفاده از معیارهایی مانند ارزش برنامه‌ریزی شده، ارزش کسب شده و هزینه واقعی، EVM به شناسایی انحرافات از برنامه‌وبودجه کمک می‌کند و پیش‌بینی‌های دقیقی از زمان و هزینه تکمیل پروژه ارائه می‌دهد. این روش به‌ویژه در پروژه‌های پیچیده با ارائه دید جامعی از پیشرفت و منابع، تصمیم‌گیری‌های آگاهانه را تسهیل می‌کند. بااین‌حال، کاربرد ارزش کسب شده در پروژه ها تنها بخشی از معادله مدیریت پروژه است.

این تکنیک کیفیت پروژه یا رضایت مشتری را ارزیابی نمی‌کند. بدون داده‌های دقیق، کارایی خود را از دست می‌دهد. در این مقاله کوشیدیم راهنمای جامعی در مورد تحلیل ارزش کسب شده به شما ارائه دهیم. ما در راهبردار با بیش از ۱۶ سال تجربه در زمینه جذب و پرورش نیروهای حرفه‌ای گرفته تا توانمندسازی تیم‌های موجود در کنار شما هستیم تا از حداکثر پتانسیل کسب‌وکار خود برای موفقیت بهره‌مند شوید. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی، با ما در تماس باشید.