در مدیریت پروژه، تخمین دقیق زمان، هزینه و منابع برای موفقیت اهمیت ویژه‌ای دارد. بااین‌حال، برنامهریزی در مراحل اولیه اغلب با دادههای محدودی روبه‌رو است. تخمین قیاسی در مدیریت پروژه یک تکنیک آزمایش شده در طول زمان است که با استفاده از دادههای تاریخی از پروژههای مشابه، برای پیشبینی پارامترهای کلیدی پروژه، این چالش را برطرف میکند. این روش که ریشه در قضاوت کارشناسی و تجربیات گذشته دارد، راهی سریع و عملی برای تولید تخمینهای قابلاعتماد در زمانی که تجزیه و تحلیل دقیق امکان‌پذیر نیست، ارائه میدهد.
زمان استفاده از تخمین قیاسی از شباهت‌های بین پروژههای گذشته و فعلی برای ایجاد پایه‌ای برای برنامهریزی استفاده میکند. در این مقاله از سری مقالات راهبردار با ما همراه باشید تا به بررسی مزایای تخمین قیاسی در مدیریت پروژه بپردازیم و نقش آن در مدیریت موثر پروژه و چگونگی هدایت تصمیم‌گیری آگاهانه را برجسته کنیم.
منظور از تخمین قیاسی چیست؟
تخمین قیاسی یک تکنیک مدیریت پروژه است که برای تخمین هزینه، مدتزمان یا منابع موردنیاز برای یک پروژه یا کار از طریق مقایسه آن با پروژههای مشابه و تکمیل شده قبلی، استفاده می‌شود. تخمین قیاسی در مدیریت پروژه نوعی تخمین از بالابه‌پایین است که به‌جای تجزیه و تحلیل دقیق، به دادههای تاریخی و قضاوت تخصصی متکی است. هنگام استفاده از تخمین قیاسی، مدیران پروژه به پروژههای گذشته که از نظر دامنه، پیچیدگی و مقیاس مشابه هستند، نگاه می‌کنند و از آن‌ها به‌عنوان نقطه مرجع استفاده می‌کنند.
به‌عنوان‌مثال، اگر یک پروژه توسعه نرم‌افزار سه ماه طول کشیده و دلار هزینه داشته باشد، ممکن است تخمین زده شود که یک پروژه جدید با ویژگی‌ها و الزامات مشابه، به زمان و بودجه مشابهی نیاز داشته باشد. تخمین قیاسی در مدیریت پروژه نقش ارزشمندی در آگاهی‌بخشی به ایجاد گانت چارت پروژه، به‌ویژه در مراحل اولیه برنامهریزی پروژه ایفا میکند. ازآنجایی‌که نمودارهای گانت نمایشی بصری از برنامه زمانی آزمایشی در مدیریت پروژه، شامل وظایف، مدت‌زمان‌ها، وابستگی‌ها و نقاط عطف ارائه می‌دهند، تخمین دقیق زمان برای ایجاد یک جدول زمانی واقع‌بینانه و عملی اهمیت ویژه‌ای دارد.
زمان استفاده از تخمین قیاسی
تخمین قیاسی در مدیریت پروژه زمانی بهترین استفاده را دارد که یک پروژه در مراحل اولیه خود باشد و اطلاعات دقیق کمیاب باشند. این روش به‌ویژه برای مدیران پروژه که نیاز به تولید تخمینهای سریع و دقیق بر اساس نتایج پروژههای مشابه گذشته دارند، مفید است. این تکنیک بهشدت به دادههای تاریخی و قضاوت تخصصی متکی است و آن را در مواقعی که زمان محدود است، دامنه هنوز به طور کامل تعریف نشده است یا پروژه مشابه پروژه‌هایی است که قبلاً توسط تیم یا سازمان تکمیل شده‌اند، ایده‌ال میکند.
تخمین قیاسی به شروع سریع بحث‌های برنامهریزی، تعیین انتظارات ذی‌نفعان و تدوین بودجه‌ها یا برنامه‌های اولیه بدون درگیرشدن در تحلیل‌های جزئی کمک میکند. اگرچه ممکن است تخمین قیاسی در مدیریت پروژه دقیق نباشد، اما راهی کارآمد برای تصمیم‌گیری آگاهانه و پیشرفت در زمانی است که دادههای جامع هنوز در دسترس نیستند.
انواع تخمین قیاسی در مدیریت پروژه
تخمین قیاسی در مدیریت پروژه می‌تواند بسته به سطح جزئیات و دقت موردنیاز، اشکال مختلفی داشته باشد. هر نوع از دادههای پروژه گذشته برای تخمینهای جدید مورداستفاده قرار می‌گیرند، اما در نحوه محاسبه و اعمال تخمین متفاوت هستند. در ادامه انواع اصلی تخمین قیاسی مورداستفاده در مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم.
- تخمین قیاسی تک نقطه‌ای: این روشی از یک نقطه داده تاریخی واحد برای تخمین هزینهها یا مدتزمان یک کار یا پروژه مشابه فعلی استفاده میکند. این روش سریع و سرراست است؛ اما به دلیل اتکا به تنها یک مثال، دقت کمتری دارد.
- تخمین قیاسی مبتنی بر محدوده: به‌جای یک رقم واحد، این رویکرد یک محدوده (مثلاً ۱۰۰۰۰ الی ۱۵۰۰۰ دلار) را بر اساس پروژههای مشابه گذشته ارائه میدهد. این روش، تغییرپذیری و عدم قطعیت را در نظر می‌گیرد و چشم‌انداز انعطاف‌پذیرتری ارائه میدهد.
- تخمین قیاسی تنظیم (تعدیل) شده: این نوع تخمین قیاسی در مدیریت پروژه برای انعکاس تفاوت‌ها در مقیاس، پیچیدگی یا محدوده پروژه، آن را اصلاح میکند. این روش زمانی که مقایسه‌های ساده به طور کامل همسو نیستند، امکان تخمینهای سفارشی‌تر و دقیقتر را فراهم میکند.
نحوه استفاده از تخمین قیاسی در مدیریت پروژه
تخمین قیاسی در مدیریت پروژه یک تکنیک عملی و کارآمد است که در مراحل اولیه برنامهریزی و تعیین برنامه زمان بندی پروژه، زمانی که اطلاعات محدودی در دسترس است، مورداستفاده قرار می‌گیرد. این روش زمانی بهترین عملکرد را دارد که پروژه جدید از نظر ماهیت و دامنه مشابه یک یا چند پروژه قبلی باشد. با پیروی از یک رویکرد ساختاریافته، مدیران پروژه می‌توانند تخمینهای نسبتاً دقیقی ایجاد کنند که به‌عنوان پایه‌ای برای برنامهریزی بیشتر عمل میکند.
۱. جمع‌آوری دادههای تاریخی از پروژههای مشابه
برای استفاده از تخمین قیاسی در مدیریت پروژه، با جمع‌آوری دادهها از پروژههای گذشته که شبیه به پروژه فعلی هستند، آغاز کنید. به دنبال ابتکاراتی با اهداف، نتایج، اندازه تیم یا منابع مشابه باشید. در حالت ایده‌ال، این دادهها باید شامل جزئیات هزینه، جدول زمانی و نتایج عملکرد باشند.
۲. بررسی دامنه، بودجه و جدول زمانی
پروژههای انتخاب شده را با جزئیات تجزیه و تحلیل کنید. کل محدوده کار، آنچه تحویل شده، مدتزمان انجام آن و بودجه کلی را بررسی کنید. این مرحله از تخمین قیاسی در مدیریت پروژه به تعیین اینکه کدام عناصر پروژههای گذشته در برآورد فعلی اعمال می‌شوند، کمک خواهد کرد. تکنیک های زمان بندی پروژه از جمله ابزارهای ضروری هستند که برای برنامهریزی، سازماندهی و مدیریت کارآمد وظایف در نظر گرفته می‌شوند و باید در تخمین قیاسی موردتوجه قرار بگیرند.
۳. بررسی تفاوت های کلیدی بین پروژه های گذشته و حال
هیچ دو پروژه‌ای یکسان نیستند. بررسی کنید که پروژه فعلی شما از چه نظر با پروژههای گذشته متفاوت است. عواملی مانند تجربه تیم، فناوری‌های مورداستفاده، شرایط بازار یا انتظارات مشتری را در نظر بگیرید. این تفاوت‌ها بر دقت مقایسه تاثیر می‌گذارند.
۴. تنظیم هزینه های تاریخی با توجه به تورم
برای اطمینان از به‌روز بودن تخمین‌ها، ارقام مالی پروژههای گذشته را باتوجه‌به تورم یا تغییرات نرخ بازار تنظیم کنید. این کار تضمین میکند که تخمین هزینهها منعکس‌کننده شرایط اقتصادی امروزی باشد و کمتر از ارزش واقعی نباشد.
۵. کمک گرفتن از متخصصان مربوطه
با متخصصانی که در پروژههای اصلی مشارکت داشته‌اند یا از جزئیات پروژههای فعلی آگاه هستند، مشورت کنید. بینش آن‌ها می‌تواند فرضیات را تأیید کند، ریسک‌های نادیده گرفته شده را مشخص کند و اعتبار تخمین قیاسی در مدیریت پروژه را بهبود ببخشد. مشاوران متخصص راهبردار یکی از بهترین همراهان شما برای انجام تخمین قیاسی خواهند بود و با سال‌ها تجربه در این زمینه، موفقیت شما را تضمین می‌کنند.
۶. ایجاد تخمین قیاسی در مدیریت پروژه
با درنظرگرفتن تمام تنظیمات و ورودی‌ها، دادهها را در یک تخمین ساختاریافته برای پروژه فعلی خود گردآوری کنید. فرضیات انجام شده، منابع دادههای تاریخی مورداستفاده و هر عاملی که می‌تواند بر دقت تخمین تاثیر بگذارد را مستند کنید. این اطلاعات به یک نقطه مرجع ارزشمند برای برنامهریزی پروژه و ارتباط با ذی‌نفعان تبدیل می‌شوند.
مزایای تخمین قیاسی در مدیریت پروژه
تخمین قیاسی در مدیریت پروژه چندین مزیت کلیدی ارائه میدهد، به‌خصوص در مراحل اولیه برنامهریزی پروژه یا زمانی که جزئیات محدودی در دسترس است. یکی از مهم‌ترین مزایا، سرعت است. ازآنجایی‌که این روش به دادههای موجود از پروژههای قبلی متکی است، به مدیران پروژه اجازه میدهد تا بدون نیاز به تجزیه‌وتحلیل‌های گسترده یا محاسبات از پایین‌به‌بالا، تخمینهای سریعی ایجاد کند. این امر به‌ویژه زمانی مفید است که ذی‌نفعان برای تصمیم‌گیری یا تضمین تأییدیه‌های اولیه به یک پیشبینی اولیه هزینه یا زمان نیاز دارند. یکی دیگر از مزایای اصلی، سادگی است.
تخمین قیاسی به ابزارهای پیچیده یا تحلیل فنی عمیق نیاز ندارند که آن را حتی برای اعضای غیرفنی تیم نیز قابل‌دسترس میکند. تخمین قیاسی در اصول مدیریت پروژه همچنین به پایه‌گذاری تخمین‌ها در نتایج دنیای واقعی کمک میکند و احتمال برنامهریزی عملی و مبتنی بر تجربه را افزایش میدهد. علاوه بر این، با استفاده از دادههای آزمایش شده و معتبر پروژه، این تکنیک می‌تواند اعتماد ذی‌نفعان را بهبود ببخشد و از هدف‌گذاری واقع‌بینانه‌تر پشتیبانی کند. تخمین قیاسی هنگامی که با قضاوت تخصصی و تنظیمات متفکرانه ترکیب شود، به ابزاری ارزشمند برای تصمیم‌گیری آگاهانه و هماهنگی اولیه پروژه تبدیل می‌شود.
معایب تخمین قیاسی
اگرچه تخمین قیاسی در مدیریت پروژه یک رویکرد سریع و در دسترس است؛ اما با محدودیتهای متعددی همراه است که مدیران پروژه باید از آن‌ها آگاه باشند. یکی از معایب اصلی تخمین قیاسی، اتکا به‌دقت و مرتبط بودن دادههای تاریخی است. اگر پروژه قبلی که به‌عنوان مرجع مورداستفاده قرار می‌گیرد از نظر دامنه، پیچیدگی یا محیط تفاوت قابل‌توجهی داشته باشد، تخمین حاصل می‌تواند گمراه‌کننده باشد. این امر می‌تواند منجر به جدول زمانی غیرواقعی، افزایش بودجه یا کمبود منابع پس از شروع پروژه شود. یکی دیگر از معایب این روش، عدم دقت کلی آن است.
ازآنجایی‌که تخمین قیاسی شامل تجزیه‌وتحلیل دقیق هر وظیفه یا جزء نمی‌شود، تخمین مشابه ممکن است محرک‌های حیاتی یا محدودیتهای زمانی را نادیده بگیرد. این روش بهشدت به قضاوت کارشناسی کتکی است که اگر به‌دقت تنظیم نشود، می‌تواند منجر به سوگیری یا تغییرپذیری شود. در نتیجه، این روش تخمین اغلب برای برنامهریزی در مراحل اولیه مناسب‌تر از بودجه‌بندی نهایی است که ممکن است برای دقت بیشتر به رویکردی دقیقتر و مبتنی بر داده نیاز باشد.
تخمین قیاسی در مقابل تخمین پارامتریک
تخمین قیاسی در مدیریت پروژه و تخمین پارامتری، هر دو رویکردهای بالابه‌پایین هستند که برای پیشبینی هزینهها و جدول زمانی پروژه استفاده می‌شوند؛ اما در روش و دقت متفاوت هستند. همان‌طور که اشاره کردیم، تخمین قیاسی در مدیریت پروژه برای نتایج سریع و با جزئیات کمتر، به دادههای تاریخی متکی است. از سوی دیگر، تخمین پارامتریک از روابط آماری بین دادههای تاریخی و متغیرهای پروژه استفاده میکند.
برای مثال، اگر ساخت یک کیلومتر جاده ۲ میلیون دلار هزینه داشته باشد، ۱۰ کیلومتر آن ۲۰ میلیون دلار تخمیت زده می‌شود. این رویکرد مبتنی بر داده و دقیقتر است؛ زیرا از واحدهای قابل‌اندازه‌گیری و نرخ‌های شناخته شده استفاده میکند. با این حال، برای موثر بودن به دادههای دقیق و مرتبط و درک روشنی از متغیرهای محرک هزینه نیاز دارد.
تخمین قیاسی در مقابل تخمین سه نقطه‌ای
تخمین قیاسی در مدیریت پروژه و تخمین سه‌نقطه‌ای هر دو تکنیک‌هایی هستند که برای پیشبینی مدتزمان، هزینه یا نیازهای منابع مورداستفاده قرار می‌گیرند؛ اما از نظر رویکرد و دقت تفاوت قابل‌توجهی دارند. تخمین سه‌نقطه‌ای شامل محاسبه سه تخمین مختلف برای هر وظیفه، شامل خوش‌بینانه (بهترین حالت)، بدبینانه (بدترین حالت) و محتمل‌ترین سناریو است.
سپس این سه تخمین _با استفاده از فرمول PERT (تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه) میانگین‌گیری می‌شوند تا به یک پیشبینی متعادل‌تر و واقع‌بینانه‌تر برسند. این روش به درنظرگرفتن ریسک و عدم قطعیت کمک میکند و آن را جامع‌تر و دقیقتر میکند؛ اما انجام آن زمان‌برتر از تخمین قیاسی در مدیریت پروژه است.
جمع‌بندی
تخمین قیاسی ابزاری حیاتی در مدیریت پروژه است و رویکردی عملی برای پیشبینی هزینه‌های پروژه، مدتزمان و نیازهای منابع در زمانی که دادههای دقیق کمیاب هستند، ارائه میدهد. تخمین قیاسی در مدیریت پروژه با بهره‌گیری از دادههای تاریخی پروژه را قادر می‌سازد تا به‌سرعت، به‌ویژه در مراحل اولیه برنامهریزی، تخمینهای آگاهانه‌ای انجام دهند. اتکای این تکنیک به تجربیات گذشته، تعادلی بین کارایی و دقت را تضمین میکند و مزایای تخمین قیاسی را در پروژه‌هایی با اطلاعات محدود یا جدول زمانی فشرده ایدئال میکند.
بااین‌حال، اثربخشی آن به دردسترس‌بودن پروژههای قابل‌مقایسه و تخصص تیمی که آن را به کار می‌گیرد، بستگی دارد. در این مقاله کوشیدیم راهنمای جامعی در مورد زمان استفاده از تخمین قیاسی در اختیار شما عزیزان قرار دهیم. راهبردار بهترین و مطمئن‌ترین همراه برای رشد کسب‌وکار شما است. برای اطلاعات بیشتر از طریق تماس با ما، با مشاوران ما در ارتباط باشید.
بدون دیدگاه