روش کایزن امروزه به یکی از متدهای پرطرف‌دار برای مدیریت پروژه تبدیل شده است. همه کسب‌وکارها می‌خواهند پیشرفت کنند یا حداقل باید این کار را دائماً انجام دهند تا در عرصه رقابت باقی بمانند. رضایت از خود ممکن است در لحظه حس خوبی داشته باشد؛ اما آن لحظه، به‌خصوص در دنیای تجارت، به‌سرعت می‌گذرد. سؤال این است که چگونه میتوان عملیات یک کسب‌وکار را بهبود بخشید تا آن را کارآمدتر و سودآورتر کرد؟ پاسخ‌های زیادی، از آموزش و آمادگی جسمانی گرفته تا معنویت وجود دارد. اما آیا یک نظریه واحد برای بهبود فرایند وجود دارد؟
اگر چنین است، آیا میتوان آن را پایدار نگه داشت؟ آیا در مورد روش کایزن چیزی شنیده‌اید؟ این روش مجموعه‌ای از اصول و تکنیک‌ها برای بهبود مستمر است که به سازمان‌ها در صنایع مختلف کمک میکند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند. در ادامه این مقاله از سری مقالات راهبردار به بررسی روش کایزن، اصول و نحوه اجرای آن می‌پردازیم. تا پایان با ما همراه باشید.
کایزن به چه معناست؟
کایزن (Kaizen) به معنای بهبود است؛ اما امروزه به‌عنوان بهبود مستمر عملیات تجاری شناخته می‌شود. بهبودی که فراتر از توانایی‌های فعلی نباشد، ایستا است. کایزن به طور دقیق‌تر، به معنای تغییر به سمت بهترشدن است. در حوزه کسب‌وکار، روش کایزن به این معنی است که همه فعالیت‌ها باید به طور مداوم در حال بهبود باشند. این فرایند به معنای بهبود همه چیز در سازمان، از کارمندان گرفته تا مدیرعامل است. این بهبودی تنها شامل پرسنل نمی‌شود؛ بلکه فرایندها را نیز در بر می‌گیرد.
این ایده بیش از ۳۰ سال پیش توسط ماساکی ایمای، نظریه‌پرداز سازمانی و مشاور مدیریت، با انتشار کتاب «کایزن: کلید موفقیت رقابتی در ژاپن» تدوین شد. از آن زمان، پیامدهای آن فراتر از صنعت رفته و اصول کایزن برای کمک به مراقبتهای بهداشتی، روان‌درمانی، دولت، بانکداری و حتی مربی‌گری مورداستفاده قرار گرفته است. روش کایزن با حذف ضایعات، بهبود مستمر را تضمین میکند. این روش از زمان جنگ جهانی دوم در ژاپن وجود داشته است، هرچند تحت تاثیر ایده‌های مدیریت کیفیت آمریکا قرار گرفته است.
روش کایزن چیست؟
کایزن یک فلسفه بهبود مستمر برای افزایش کارایی عملیات تجاری است که ریشه در اصول کایزن مانند حذف ضایعات (muda، mura، muri)، استانداردسازی فرایندهای تجاری از طریق سیستم 5S و استفاده از چرخه Plan_Do_Check_Act برای اجرای تغییرات برنامه‌ریزی عملیاتی و سازمانی دارد. روش کایزن رویکردی است که بر مدیریت از پایین‌به‌بالا تأکید دارد و به کارکنان در تمام سطوح قدرت میدهد تا مشکلات را شناسایی کنند، نظرات خود را ارائه دهند و در حل آن‌ها مشارکت کنند.
روش‌هایی مانند Gemba Walks مشاهده مستقیم عملکرد و عملیات کارکنان را تشویق میکند، درحالی‌که رویدادهای متمرکز کایزن، بهبود سریع فرایندها را هدف قرار می‌دهند. این ابزارها و طرز فکرها در کنار هم فرهنگ کارایی، کار تیمی و تعالی عملیاتی بلندمدت را از طریق تغییرات کوچک و تدریجی پرورش می‌دهند که پیشرفت معنادار و نتایج پایدار را در طول زمان به همراه دارند.
اصول کایزن
اصول کایزن فلسفه‌ای است که بر بهبود مستمر و تدریجی در تمام زمینه‌های زندگی، به‌ویژه در محیط کار متمرکز است. این فلسفه بر پیشرفت‌های کوچک و مداوم در طول زمان برای دستیابی به دستاوردهای بلندمدت بزرگ‌تر تأکید دارد. در ادامه به بررسی اصول روش کایزن می‌پردازیم.
۱. انواع ضایعات کایزن (Muda، Mura، Muri)
Muda به هر شکلی از اتلاف که ارزشی اضافه نمی‌کند؛ مانند تولید اضافی یا زمان صرف شده برای کارهای غیرضروری اشاره دارد. تکنیک های زمان بندی پروژه به مدیران کمک می‌کنند تا جدول زمانی را تخمین بزنند و پیشرفت و بهبودی را در طول چرخه عمر پروژه پیگیری کنند. Mura به ناهمواری یا ناهماهنگی در فرایندها اشاره دارد که اغلب منجر به ناکارآمدی یا استرس غیرضروری می‌شود. Muri به بار اضافی بر دوش افراد، تجهیزات یا فرایندها فراتر از ظرفیت آن‌ها اشاره دارد که میتواند باعث خرابی یا خستگی شود.
۲. Gemba Walk کایزن
Gemba Walk کایزن روشی است که در آن مدیران و اعضای تیم به گمبا (محل واقعی انجام کار) می‌روند تا فرایندها را مشاهده کنند، چالش‌ها را شناسایی کنند و مستقیماً از افراد درگیر در کار، بینش جمع‌آوری کنند.
۳. سیستم 5S کایزن
سیستم 5S در روش کایزن رویکردی برای سازماندهی محل کار برای افزایش کارایی و کاهش ضایعات است. اصول 5S عبارت از مرتب‌سازی (Seiri)، حذف اقلام غیرضروری (Seiton)، سازماندهی اقلام برای دسترسی آسان (Seiso) استانداردسازی (Seiketsu) و ایجاد فرایندهای سازگار (Shitsuke) برای حفظ بهبودها است.
۴. Plan_Do_Check_Act (PDCA)
چرخه پی دی سی ای که با نام چرخه دمینگ نیز شناخته می‌شود، یک چرخه بهبود مستمر است که برای آزمایش و اجرای تغییرات مورداستفاده قرار می‌گیرد. این چرخه شامل برنامه‌ریزی یک تغییر (Plan)، اجرای آن (Do)، بررسی نتایج (Check) و اقدام بر اساس نتایج (Act) است.
۵. مدیریت از پایین به بالا
مدیریت از پایین‌به‌بالا در روش کایزن یک رویکرد مدیریتی است که در آن تصمیمات با نظر کارکنان سطح پایین‌تر اتخاذ می‌شود، مشارکت آن‌ها را تشویق میکند و حس مالکیت را در ابتکارات بهبود پرورش میدهد.
۶. رویدادهای کایزن
رویدادهای کایزن شامل فعالیت‌های متمرکز و کوتاه‌مدت هستند که در آن یک تیم چندوظیفه‌ای به طور فشرده برای ایجاد بهبودهای قابل‌توجه در یک حوزه خاص، اغلب با استفاده از اصول کایزن کار می‌کنند.
۷. صفحه کایزن
صفحه کایزن ابزاری برای تجسم و پیگیری وضعیت ابتکارات بهبود است. این صفحه معمولاً فهرستی از پروژه‌ها یا ایده‌های در جال انجام، برنامه‌ریزی شده و تکمیل شده را نمایش میدهد و به تیم‌ها کمک میکند تا در تلاش‌های بهبود خود همسو و شفاف باشند. یکی از ویژگی‌های قابل توجه بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه ارائه صفحه کایزن است.
۵ اصل کایزن
۵ اصل کایزن برای هرگونه کاربرد کایزن در کسب‌وکار، اساسی هستند. در ادامه به بررسی این اصول می‌پردازیم.
- شناسایی مشتری: دانستن اینکه به چه کسی محصول یا خدمات ارائه می‌دهید، چگونگی ایجاد ارزش را مشخص میکند. شناسایی علایق مشتریان توسط شرکت‌ها برای بهبود تجربه آن‌ها اهمیت زیادی دارد.
- حفظ جریان: این مورد در روش کایزن برای رسیدن به ضایعات به صفر به کار گرفته می‌شود. ممکن است هدفی غیرممکن باشد؛ اما در کسب‌وکار شما کایزن محسوب شود. بدین معنا که اگر بتوانید به آن هدف برسید، بهبود متوقف می‌شود؛ بنابراین، افراد در سازمان‌ها در تلاش هستند تا هرگونه ضایعات را از گوشه‌وکنار کسب‌وکار خود حذف کنند و درعین‌حال در فرایند ایجاد ارزش نیز نقش داشته باشند.
- رفتن به Gemba: ترجمه تحت‌اللفظی Gemba، مکان واقعی است. در این زمینه، منظور مدیریت و دانستن اتفاقات در هر سطح از سازمان است. می‌توانید آن را به‌عنوان دنبال‌کردن عمل در نظر بگیرید؛ زیرا ارزش در جایی ایجاد می‌شود که اتفاقی در حال رخ‌دادن است. این همان جایی است که باید حضور داشته باشید.
- توانمندسازی افراد: این مورد معطوف به تیم‌ها و سازماندهی آن‌ها به‌گونه‌ای است که از اصول کایزن پشتیبانی کند؛ بنابراین، مدیریت باید اهدافی را برای تیم‌های خود تعیین کند که متناقض نباشند. آن‌ها باید سیستم‌ها و ابزارهایی را برای کمک به تیم‌ها در دستیابی به این اهداف ارائه دهند.
- شفاف بودن: داده‌ها قوی‌ترین عامل تعیین‌کننده در روش کایزن هستند. این معیاری است که موفقیت را اندازه‌گیری میکند؛ بنابراین، عملکرد و بهبودها باید با داده‌های واقعی پیگیری شوند.
کایزن در عمل: نکات کاربردی
اصول کایزن چراغ‌های راهنما هستند، برنامه عملیاتی جایی است که کایزن با سرعت به سمت آن حرکت میکند. همه چیز به سازماندهی بستگی دارد؛ به‌طوری‌که تمرکز همیشه باید بر بهبود باشد و اهداف آن هر بخش از سازمان را در بر بگیرد. همه افراد در سازمان بخشی از این فرایند هستند. اجرای مداوم برنامه عملیاتی کایزن منجر به بهبود مستمر می‌شود. برای اجزای روش کایزن در کسب‌وکار خود، باید مراحل زیر را دنبال کنید.
- مرحله اول: ابتدا هر گوشه از سازمان خود را بررسی کنید و راه‌های بهبود آن را شناسایی کنید. این امر شامل همکاری تیمی و مشارکت کامل همه افراد است. افراد برای اقدام در مورد بهبودها، به استقلال نیاز دارند که این امر فرهنگ مشارکت را ایجاد میکند. این کار با جریان مداوم پیشنهادات و سپس اجرای آن‌ها برای بهبود سازمان انجام می‌پذیرد.
- مرحله دوم: در این مرحله از روش کایزن، هر رویداد را با سرواژه PDCA مشخص کنید که مخفف برنامه‌ریزی، انجام، بررسی و اقدام است. با تعیین اهداف، همراه با مستندات و پیشینه شروع کنید. سپس وضعیت فعلی آن بخش از کسب‌وکار را بررسی کنید و برای بهبود آن برنامه‌ریزی کنید. مشخص کنید که چه بهبودهایی اعمال خواهد شد و سعی کنید مواردی را که کاربردی نیستند، اصلاح کنید. نتایج را گزارش دهید، پیگیری کنید و تکرار کنید.
ایده ایجاد پیشرفت‌های کوچک و همیشگی، شباهت قابل‌توجهی به مدیریت پروژه ناب، به‌خصوص در تأکید بر حذف ضایعات است. روش کایزن، مانند رویکرد ناب یا چابک، بر تکرارها تأکید میکند. این رویکردها شرکت را انعطاف‌پذیر نگه می‌دارند.
جمع‌بندی
روش کایزن که ریشه در بهبود مستمر دارد، چارچوبی قدرتمند برای سازمان‌هایی است که به دنبال رشد و بهره‌وری پایدار هستند. با پذیرش پنج اصل اساسی آن، کسب‌وکارها می‌توانند فرهنگی از پیشرفت تدریجی را پرورش دهند که موفقیت بلندمدت را به همراه دارد. این اصول، رویکرد مشتری‌محور را تشویق می‌کنند، فرایندها را ساده می‌کنند، مشاهده مستقیم را در اولویت قرار می‌دهند، کارکنان را برای نوآوری توانمند می‌سازند و ارتباطات شفاف را در تمام سطوح حفظ می‌کنند.
اصول کایزن در کنار هم محیطی را ایجاد می‌کنند که در آن تغییرات کوچک و مداوم منجر به بهبودهای قابل‌توجه در کیفیت، بهره‌وری و مشارکت کارکنان می‌شود. اتخاذ روش کایزن به معنای دنبال‌کردن راه‌حل‌های سریع نیست، بلکه به معنای تعهد به یک سفر مداوم برای اصلاح و همکاری است. تیم تخصصی راهبردار با سال‌ها تجربه در زمینه مدیریت کسب‌وکار، در کنار شما است تا مسیر موفقیت را با اطمینان بیشتری طی کنید و از حداکثر پتانسیل آن بهره ببرید. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی، با ما در تماس باشید.
بدون دیدگاه