در مدیریت پروژه، حتی بهترین برنامه‌های تدوین شده نیز در برابر تغییرات آسیب‌پذیر هستند. از تاخیرهای غیرمنتظره گرفته تا هزینه‌های برنامه‌ریزی نشده یا کمبود منابع، پروژه‌ها را اغلب را اختلالاتی مواجه می‌کنند که می‌تواند جدول زمانی و بودجه را از مسیر خود خارج کند. اینجا است که ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه وارد عمل می‌شود. ذخایر احتیاطی به‌عنوان سپری در برابر موقعیت‌های ناشناخته، به تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا در هنگام بروز چالش‌ها، انعطاف‌پذیر و پاسخگو باشند.
در ادامه این مقاله از وب سایت راهبردار بررسی خواهیم کرد که چه ریسک‌هایی در پروژه باید پوشش داده شوند، ذخایر احتیاطی کدام‌اند و چرا برای پشتیبانی از برنامه‌ریزی قوی و انعطاف‌پذیرتر پروژه اهمیت دارند. تا پایان با ما همراه باشید.
منظور از ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه چیست؟
ذخیره احتیاطی، تخصیص مشخصی از زمان، پول یا منابع است که در بودجه یا برنامه زمانی پروژه برای رسیدگی به ریسک‌های شناسایی شده‌ای که ممکن است در صورت وقوع بر پروژه تاثیر بگذارند، کنار گذاشته می‌شود. این ذخایر در طول مرحله برنامه‌ریزی و بر اساس تجزیه‌وتحلیل رسمی ریسک ایجاد می‌شوند و برای پوشش موقعیت‌های احتمالی (مشکلاتی که پیش‌بینی می‌شوند؛ اما زمان‌بندی مشخصی ندارند) در نظر گرفته شده‌اند.
از نظر هزینه، ذخیره احتیاطی مدیریت پروژه می‌تواند یک بافر پولی باشد که در بودجه پروژه تعبیه شده تا در صورت طولانی‌شدن بیش از حد برخی وظایف، نوسانات قیمت یا نیروی کار اضافی را جبران کند. برای مدیریت زمان، این ذخیره احتیاطی می‌تواند به معنای اضافه‌کردن زمان بافر بین وظایف یا مراحل مهم باشد تا تاخیرهای احتمالی ناشی از آب‌وهوا، مشکلات تأمین‌کننده یا مشکلات فنی را در نظر بگیرد. ذخیره احتیاطی، پروژه را انعطاف‌پذیرتر می‌کند و به تیم‌ها اجازه می‌دهد بدون نیاز به تأیید مداوم ذی‌نفعان برای تغییرات جزئی، در مسیر پروژه باقی بمانند.
ذخیره احتیاطی نقش مهمی در شکل‌دهی جدول زمانی پروژه در نمودار گانت ایفا می‌کند. زمان اضافی اختصاص‌داده‌شده برای وظایف یا مراحل خاص به‌صورت دوره‌های بافر یا Slack در نمودار نمایش داده می‌شود. این امر با تجسم تاخیرهای احتمالی بدون تغییر زودهنگام مهلت کلی پروژه، به تحقق نمودار گانت کمک می‌کند. با گنجاندن ذخایر احتیاطی در نمودار گانت، مدیران پروژه می‌توانند آمادگی در برابر ریسک را بهتر برقرار کنند، شفافیت را با ذی‌نفعان بهبود ببخشند و یکپارچگی برنامه را حتی در صورت بروز مشکلات حفظ کنند.
چرا گنجاندن ذخیره احتیاطی در بودجه پروژه مهم است؟
گنجاندن ذخیره احتیاطی در بودجه پروژه اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا یک بافر مالی برای جذب هزینه‌های غیرمنتظره بدون به خطر انداختن کل پروژه فراهم می‌کند. مهم نیست که برنامه‌ریزی چقدر دقیق باشد، چالش‌های پیش‌بینی نشده (مانند تأخیر فروشندگان، افزایش قیمت‌ها، مسائل فنی یا تغییرات نظارتی) اغلب رخ می‌دهند. ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه تضمین می‌کند که تیم می‌تواند بدون نیاز به درخواست بودجه اضطراری یا به خطر انداختن محدوده یا کیفیت، به‌سرعت به این خطرات پاسخ دهد. فراتر از مدیریت ریسک‌های خاص، ذخیره احتیاطی همچنین نظم مالی و اعتماد ذی‌نفعان را ارتقا می‌دهد.
این امر نشان می‌دهد که پروژه با ذهنیتی آگاه از ریسک، مسئولانه برنامه‌ریزی شده است. زمانی که ذی‌نفعان می‌بینند که یک ذخیره احتیاطی در بودجه گنجانده شده است، احتمال بیشتری وجود دارد که به تیم پروژه اعتماد کنند که برای مدیریت عدم قطعیت آمادگی کامل دارد. در نهایت، گنجاندن یک ذخیره احتیاطی برای مدیریت پروژه به حفظ شتاب، کاهش اختلالات و بهبود احتمال تکمیل پروژه در زمان و بودجه تعیین شده کمک می‌کند.
کدام ریسک های پروژه باید توسط ذخیره احتیاطی پوشش داده شوند؟
ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه باید برای پوشش ریسک‌های شناخته شده پروژه (که در طول برنامه‌ریزی پروژه شناسایی و تحلیل شده‌اند) مورداستفاده قرار گیرد. این ریسک‌ها معمولاً رویدادهایی با احتمال وقوع معقول و تاثیر بالقوه قابل‌اندازه‌گیری هستند.
انواع ریسک ها
برخی از انواع رایج ریسک‌های پروژه که باید توسط یک ذخیره احتیاطی پوشش داده شوند، به شرح زیر هستند:
- نوسانات قیمت منابع پروژه: این نوسانات، افزایش غیرمنتظره در هزینه نیروی کار، مواد یا تجهیزات به دلیل نوسانات بازار، تورم یا محدودیت‌های زنجیره تأمین رخ می‌دهند. اگر قیمت‌ها پس از تعیین بودجه افزایش یابند، ذخیره احتیاطی به جذب هزینه‌های اضافی بدون تاثیر بر سایر بخش‌های پروژه کمک می‌کند.
- تاخیرهای زمان‌بندی: این موارد موانعی در جدول زمانی پروژه هستند که ناشی از عوامل خارجی یا داخلی، مانند تأخیر تأمین‌کنندگان، شرایط آب‌وهوایی یا عدم دسترسی به منابع هستند. ذخایر احتیاطی در مدیریت پروژه پیامدهای ناشی از به تعویق‌انداختن مهلت‌ها یا افزایش ساعات کاری را در نظر می‌گیرند.
- هزینه‌های دوباره‌کاری: اگر کار نتواند استانداردهای کیفیت را برآورده کند، ممکن است نیاز به دوباره‌کاری داشته باشد که هزینه‌های اضافی نیروی کار و مواد را به همراه دارد. ذخیره احتیاطی به پوشش این هزینه‌های غیرمنتظره کمک می‌کند تا اصلاحات کیفیت، بودجه کلی را از مسیر خارج نکند.
- نیازهای منابع پیش‌بینی نشده: گاهی اوقات یک پروژه به دلیل کمبود بودجه یا تغییر الزامات، به پرسنل، تجهیزات یا زمان بیشتری نسبت به برآورد اولیه نیاز دارد. ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه امکان افزایش موقت منابع را بدون اختلالات عمده فراهم می‌کند.
- تاخیرهای نظارتی یا مجوزی: تأخیر در اخذ مجوزهای لازم یا رعایت مقررات به‌روز شده می‌تواند پیشرفت پروژه را متوقف کند یا نیاز به تغییرات طراحی داشته باشد. ذخیره احتیاطی می‌تواند به پوشش هزینه‌های مرتبط با این وقفه‌ها یا اصلاحات کمک کند.
- عملکرد ضعیف پیمانکار: اگر پیمانکاری کار را در سطح پایین‌تر از حد استاندارد ارائه دهد، در مهلت‌های مقرر کوتاهی کند یا نیاز به تغییر داشته باشد، ممکن است برای مدیریت انتقال یا اصلاح نواقص به بودجه اضافی نیاز باشد. ذخیره احتیاطی انعطاف‌پذیری مالی را برای رسیدگی به این موقعیت‌ها فراهم می‌کند.
- خرابی تجهیزات: خرابی‌های غیرمنتظره ماشین‌آلات یا تجهیزات می‌تواند کار را متوقف کند و نیاز به تعمیرات یا تعویض فوری داشته باشد. این هزینه‌ها همیشه قابل‌پیش‌بینی نیستند و می‌توان از طریق یک ذخیره احتیاطی با بودجه کافی آن‌ها را کاهش داد.
- مسائل لجستیکی: مشکلات مربوط به حمل‌ونقل، ذخیره‌سازی یا تحویل مواد می‌تواند منجر به زمان بیکاری یا نیاز به ارسال سریع شود. ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه این موانع لجستیکی غیرمنتظره بدون افزایش هزینه‌های عمده کمک می‌کند.
- شکست کار پروژه: این امر به تسریع جدول زمانی پروژه یا اضافه‌کردن منابع یا تغییرات اضافی اشاره دارد و معمولاً برای رسیدن به ضرب‌الاجل پس از تأخیر انجام می‌شود. شکست کار پروژه هزینه‌ها را افزایش می‌دهد و یک ذخیره احتیاطی می‌تواند هزینه‌های اضافی را بدون نیاز به تخصیص مجدد بودجه اصلی جبران کند.
چه کسی ذخیره احتیاطی را تعیین می‌کند؟
مدیر پروژه معمولاً یک ذخیره احتیاطی را تعیین می‌کند. این کار اغلب با همکاری ذی‌نفعان کلیدی مانند تیم پروژه، متخصصان مدیریت ریسک و گاهی اوقات کارشناسان مالی یا کنترل هزینه انجام می‌شود. هدف از این کار تخمین یک ذخیره واقع‌بینانه بر اساس ریسک‌های شناسایی شده، احتمال وقوع آن‌ها و تاثیر بالقوه آن‌ها بر بودجه یا برنامه پروژه است.
- مدیر پروژه: بر فرایند ارزیابی ریسک نظارت دارد و توسعه ذخیره احتیاطی را به‌عنوان بخشی از برنامه‌ریزی کلی پروژه هدایت می‌کند. مدیران پروژه مسئول همسو کردن ذخیره با محدوده پروژه، برنامه و خط مبنای هزینه هستند.
- تیم یا متخصص مدیریت ریسک: با استفاده از تکنیک‌هایی مانند تجزیه‌وتحلیل کیفی و کمی ریسک، به شناسایی، ارزیابی و تعیین کمیت ریسک‌ها کمک می‌کند. نظرات آن‌ها تضمین می‌کند که ذخیره بر اساس میزان مواجهه با ریسک مبتنی بر داده تعیین می‌شود.
- برآوردگر هزینه یا متخصصان مالی: کمک به تبدیل اثرات ریسک به ارزش‌های پولی و اطمینان از اینکه ذخیره احتیاطی با محدودیت‌های مالی گسترده‌تر و استانداردهای گزارش‌دهی مطابقت دارد.
- ذی‌نفعان و اسپانسرها: ممکن است ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه را بررسی یا تأیید کنند تا اطمینان حاصل شود که با تحمل ریسک سازمانی و دردسترس‌بودن بودجه همسو است.
نحوه محاسبه ذخیره احتیاطی
ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه از طریق یک فرایند ساختاریافته و تحلیلی که با ریسک‌ها و اهداف منحصربه‌فرد پروژه همسو باشد، محاسبه می‌شود. مدیران پروژه به‌جای حدس‌زدن یا اعمال یک درصد کلی، باید بر اصول مدیریت ریسک تکیه کنند تا اطمینان حاصل شود که ذخیره احتیاطی کافی و قابل‌توجیه است. در ادامه به توضیح چهار مرحله کلیدی برای هدایت این فرایند می‌پردازیم.
۱. شناسایی تمام ریسک های بالقوه پروژه
محاسبه ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه با انجام یک فرایند جامع شناسایی ریسک شروع می‌شود. این مرحله شامل طوفان فکری یا تیم پروژه، بررسی پروژه‌های مشابه و تجزیه‌وتحلیل محیط پروژه برای کشف خطراتی است که می‌توانند بر هزینه، برنامه یا عملکرد پروژه تاثیر بگذارند. ابزارهایی مانند تجزیه‌وتحلیل SWOT، قضاوت تخصصی و چک‌لیست‌ها می‌توانند از این مرحله پشتیبانی کنند.
۲. فهرست کردن ریسک های بالقوه پروژه
مستندکردن هر ریسک شناسایی شده در یک فهرست ریسک دومین مرحله از محاسبه ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه است. این فهرست جزئیات ریسک مانند توضیحات، علل، احتمال، تاثیر و استراتژی‌های واکنش را ردیابی می‌کند. فهرست ریسک به تعیین کمیت و اولویت‌بندی ریسک‌ها کمک می‌کند و تضمین می‌کند که هنگام محاسبه ذخیره، به ریسک‌های با تاثیر و احتمال بالا توجه بیشتری می‌شود.
۳. برنامه ریزی اقدامات کاهش ریسک
برای هر ریسک، استراتژی‌های کاهش ریسک تدوین می‌شود که احتمال یا تاثیر آن را کاهش دهد. این اقدامات ممکن است شامل اقدامات پیشگیرانه، رویکردهای جایگزین یا برنامه‌های پشتیبان باشد. هر واکنش برنامه‌ریزی شده باید هزینه و جدول زمانی مرتبطی داشته باشد که بتوان آن را تخمین زد و در محاسبه ذخیره احتیاطی برای مدیریت پروژه لحاظ کرد.
۴. تخمین هزینه های اقدامات کاهش ریسک
در این مرحله، باید هزینه‌های مرتبط با هر ریسک و میزان کاهش آن به‌صورت کمی محاسبه شوند. این کار را می‌توان با استفاده از تخمین کیفی (بر اساس قضاوت کارشناسی و ارزیابی‌های تقریبی) یا روش‌های کمی مانند ارزش پولی موردانتظار (EMV) انجام داد. این فرایند احتمال وقوع یک ریسک را در تاثیر هزینه‌ای تخمینی آن ضرب می‌کند. این مقادیر برای محاسبه کل ذخیره احتیاطی که نشان‌دهنده میزان مواجهه با ریسک است جمع می‌شود
ذخیره احتیاطی در مقابل ذخیره مدیریتی
ذخیره احتیاطی و ذخایر مدیریتی هر دو نوع بافرهایی هستند که در بودجه گنجانده می‌شوند؛ اما اهداف متفاوتی را دنبال می‌کنند و به روش‌های متمایزی مدیریت می‌شوند. به‌عنوان‌مثال، یک ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه معمولاً ۵ الی ۱۰ درصد از بودجه پروژه را تشکیل می‌دهد و همانطور که در بالا اشاره کردیم، بر اساس ریسک‌های شناسایی شده تعیین می‌شود. این ذخیره در پروژه‌های پیچیده‌تر و پرخطرتر استفاده می‌شود.
از سوی دیگر، ذخیره مدیریتی برای موارد ناشناخته (رویدادهای پیش‌بینی نشده‌ای که نمی‌توان در طول فرایند شناسایی ریسک آن‌ها را پیش‌بینی یا برنامه‌ریزی کرد) در نظر گرفته شده است. نمونه‌هایی از این موارد شامل تغییرات ناگهانی نظارتی، رویدادهای شدید آب‌وهوایی یا اختلال در زنجیره تامین جهانی هستند. این ذخیره بخشی از خط مبنا نیست و معمولا توسط مقامات سطح بالاتر مانند حامیان مالی پروژه یا مدیریت ارشد نگهداری و کنترل می‌شود. مدیران پروژه اغلب باید برای دسترسی به این وجوه، تاییدیه بگیرند.
جمع‌بندی
ذخیره احتیاطی در مدیریت پروژه ابزاری حیاتی برای عبور از عدم قطعیت‌ها و تضمین موقعیت پروژه هستند. مدیران پروژه با کنارگذاشتن منابع (زمان، پول یا هر دو) برای ریسک‌های پیش‌بینی نشده، می‌توانند بدون ایجاد اختلال در جدول زمانی یا بودجه، به چالش‌ها رسیدگی کنند. همانطور که اشاره شد، این ذخایر با ذخایر مدیریتی متفاوت هستند؛ زیرا بخشی از خط مبنای پروژه هستند و به طور خاص برای ریسک‌های شناسایی شده اختصاص داده می‌شوند.
برنامه‌ریزی موثر برای شرایط اضطراری شامل تجزیه‌وتحلیل کامل ریسک، همکاری ذی‌نفعان و نظارت مستقیم بر ذخایر برای هماهنگی با تکامل پویایی پروژه است. ذخایر احتیاطی نشانه برنامه‌ریزی ضعیف نیستند؛ بلکه نشانه‌ای از مدیریت پیشگیرانه هستند. این ذخایر یک بافر در برابر موقعیت‌های غیرقابل‌پیش‌بینی ایجاد می‌کنند و اعتماد بین تیم‌ها و ذی‌نفعان را تقویت می‌کنند. اگر به دنبال تحول در تیم، افزایش بهره‌وری و جذب استعدادهای درخشان هستید، ما اینجاییم تا مسیر را برای شما هموار کنیم. همین حالا با کارشناسان ما در راهبردار تماس بگیرید و اولین قدم برای رشد کسب و کارتان را بردارید!
بدون دیدگاه