مدیریت بک لاگ محصول و اسپرینت: یک راهنمای سریع و جامع

مدیریت پروژه چابک در صورت استفاده صحیح، یک روش مدیریت پروژه مفید و کاربردی است. با این حال، در صورت عدم آشنایی تمام افراد تیم با این روش مدیریت، همه کارها می‌تواند ناکارآمد باشند. برای جلوگیری از چنین فرایندی، همه اعضای تیم باید با مفهوم بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت که هر دو، برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی وظایف در مدیریت پروژه چابک از اهمیت زیادی برخوردار هستند، آشنا شوند. این مفاهیم برای اسکرام، کانبان و سایر چارچوب‌ها نیز کاربرد دارد. در ادامه به بررسی این مفاهیم کاربردی می‌پردازیم.

منظور از بک لاگ محصول چیست؟

بک لاگ محصول، لیستی از تمام وظایف و داستان‌های کاربر را که برای تکمیل پروژه باید انجام شود، جمع‌آوری می‌کند. بک لاگ یک لیست کار ساده نیست. یک بگ لاک موثر محصول، هریک از وظایف بک لاگ را به یک سری مراحل تقسیم می‌کند که به تیم توسعه کمک می‌کند. بک لاگ محصول برای مدیریت محصول و مدیریت پروژه چابک اهمیت ویژه‌ای دارد و همچنین یکی از هفت ابزار اسکرام است که روش‌شناسی اسکرام را شکل می‌دهد؛ اما حتی اگر این فهرست برنامه‌ریزی شده باشد، ثابت و تغییرناپذیر نیست. مانند بسیاری از جنبه‌های مدیریت پروژه چابک، تغییراتی در این فرایند رخ خواهد داد. انعطاف‌پذیری در فرایند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. اعضای تیم چابک می‌توانند از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای مدیریت بک لاگ محصول استفاده کنند.

Project Management نرم‌افزار آنلاین کار و مدیریت پروژه است که برای پروژه‌های چابک و سنتی طراحی شده است. نمای پروژه مبتنی بر فهرست وظایف قدرتمند ما می‌تواند فهرست بک لاگ محصول را جمع‌آوری کند، اولویت‌ها را تعیین کند، توضیحات اضافه کند و اعضای تیم را تعیین کند. ازآنجایی‌که ما چندین نمای پروژه را ارائه می‌دهیم، تیم‌ها می‌توانند به نمای تخته کانبان سوئیچ کنند و برای برنامه‌ریزی اسپرینت‌های خود، با هم همکاری کنند.

چه چیزهایی باید در بک لاگ محصول گنجانده شود؟

درحالی‌که مفهوم بک لاگ محصول به‌اندازه کافی ساده است، اما می‌تواند دشوار به نظر برسد؛ زیرا از وظایفی تشکیل شده است که برای ایجاد یک پروژه موفق، باید تکمیل شوند. شخص باید پروژه را از درون و بیرون بشناسد و سپس دارای مجموعه‌ای مهارت باشد تا هریک از آن وظایف فردی را به مجموعه‌ای از مراحل تقسیم کند که می‌توان آن‌ها را به تیم اختصاص داد. اعضای تیم نه‌تنها باید این وظایف را کامل کنند، بلکه باید آن‌ها را به‌خوبی درک کنند. در ادامه، مهم‌ترین عناصر یک بک لاگ محصول را بررسی می‌کنیم.

۱. داستان کاربر و اپیک

داستان‌های کاربر توضیحات ساده و کوتاهی از یک ویژگی یا عملکرد از دیدگاه کاربر نهایی هستند که معمولاً از این قالب پیروی می‌کنند: «به‌عنوان یک کاربر، من می‌خواهیم این ویژگی و این مزیت را از محصول به دست آورم». اپیک‌ها داستان‌های کاربری گسترده‌تری هستند که برای تکمیل‌شدن به چندین اسپرینت یا وظیفه نیاز دارند و بعداً به داستان‌های کاربری کوچک‌تر و قابل‌اجرا تجزیه خواهند شد.

۲. بهبودهای فنی

این بهبودها مرتبط با پشت‌صحنه یا زیرساخت‌ها هستند که عملکرد سیستم، مقیاس‌پذیری، امنیت یا قابلیت نگهداری را ارتقا می‌دهند. برای مثال می‌توان به بازسازی کد، بهینه‌سازی جستارهای پایگاه‌داده یا به‌روزرسانی چارچوب‌ها و… اشاره کرد.

۲. رفع اشکالات

رفع اشکالات به برطرف‌کردن نقص‌هایی در نرم‌افزار مربوط می‌شود که بر عملکرد، کارایی یا تجربه کاربری تاثیر می‌گذارند. این مشکلات از طریق آزمایش، بازخورد کاربران یا ابزارهای نظارتی شناسایی می‌شوند و باید بر اساس شدت و تاثیر اولویت‌بندی شوند.

۳. تحقیقات و اسپایک‌ها

اسپایک‌ها تحقیقات یا آزمایش‌های محدود شده در زمان هستند که برای کسب دانش، کاهش عدم قطعیت یا ارزیابی امکان‌پذیری فنی انجام می‌شوند. این تحقیقات اغلب زمانی مورداستفاده قرار می‌گیرند که تیم‌ها نیاز دارند فناوری‌های جدید، تصمیمات معماری یا الزامات پیچیده را قبل از تعهد به پیاده‌سازی، بررسی کنند.

۴. الزامات غیرکارکردی

این موارد ویژگی‌های سیستم مانند عملکرد، قابلیت اطمینان، مقیاس‌پذیری و امنیت را تعریف می‌کنند. برخلاف الزامات کارکردی که توضیح می‌دهند سیستم چه کاری باید انجام دهد، الزامات غیرکارکردی مشخص می‌کنند که سیستم تحت شرایط مختلف تا چه اندازه باید خوب عمل کند.

۵. وابستگی‌ها و محدودیت‌ها

وابستگی‌ها وظایف یا الزاماتی هستند که برای اجرا به تکمیل سایر موارد کاری وابسته هستند. محدودیت‌ها به عواملی مانند بودجه، زمان، الزامات قانونی یا محدودیت‌های فنی اشاره دارند که بر نحوه توسعه یک محصول تاثیر می‌گذارند.

۶. امتیاز داستان

امتیاز داستان واحدی از اندازه‌گیری است که در مدیریت پروژه چابک برای تخمین تلاش موردنیاز برای تکمیل یک وظیفه یا داستان کاربری مورداستفاده قرار می‌گیرد. این امتیازها پیچیدگی، ریسک و زمان را در نظر می‌گیرند و به تیم‌ها کمک می‌کنند تا بار کاری را سنجیده و وظایف را بدون تکیه بر تخمین‌های زمانی دقیق اولویت‌بندی کنند.

۷. معیارهای پذیرش

معیارهای پذیرش شرایط و الزامات خاصی هستند که یک محصول یا ویژگی باید برآورده کند تا توسط مشتری یا ذی‌نفع کامل و قابل‌قبول تلقی شود. این معیارها راهنمایی‌های خوبی برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز و آزمایش ارائه می‌دهند.

۸. سطوح اولویت و وضعیت بک لاگ

سطوح اولویت و وضعیت بک لاگ به تیم‌ها کمک می‌کند تا کارها را در یک فهرست کار چابک سازمان‌دهی و پیگیری کنند. سطح اولویت (مانند بالا، متوسط یا پایین) اهمیت وظیفه را مشخص می‌کند، درحالی‌که وضعیت (مانند در انتظار انجام، در حال انجام یا تکمیل شده) پیشرفت وظیفه به سمت تکمیل را نشان می‌دهد.

منظور از بک لاگ اسپرینت چیست؟

بک لاگ اسپرینت زیرمجموعه‌ای از بک لاگ محصول است. بک لاگ اسپرینت از بک لاگ محصول به دست می‌آید؛ اما تنها شامل بک لاگ محصول است که می‌توان در هر اسپرینت چابک تکمیل کرد. این مفهوم را می‌توان به‌عنوان دستورالعمل‌های عملیاتی برای تیم در نظر گرفت که در طول اسپرینت کوتاه خود به کار می‌برند.

پیچیدگی پروژه بک لاگ اسپرینت را تعیین می‌کند؛ اما به‌طورکلی، هدف از این کار این است که تیم فقط به وظایفی بپردازد که در طول اسپرینت قابل تکمیل هستند. البته، اگر پروژه پیچیده باشد، بک لاگ اسپرینت نیز می‌تواند از نظر پیچیدگی و طول‌افزایش یابد.  بااین‌حال، برخلاف بک لاگ محصول، بک لاگ اسپرینت در طول دوره اسپرینت تغییر نمی‌کند. این فهرست قابل‌تغییر است؛ اما این تغییر تنها در طول جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت انجام می‌شود. پس از توافق، موارد و مراحل تکمیل آن در طول دوره اسپرینت ثابت و غیرقابل‌تغییر باقی می‌ماند.

نمونه بک لاگ محصول

نمونه بک لاگ محصول زیر، اپیک‌ها، داستان‌های کاربری، رفع اشکالات، اسپایک‌ها و بهبودهای فنی را نشان می‌دهد که یک تیم توسعه نرم‌افزار قصد دارد در دو اسپرینت مختلف روی آن‌ها کار کند. همچنین سطح اولویت، امتیاز داستانی، وضعیت و معیارهای پذیرش برای هر دو مورد از بک لاگ محصول را نمایش می‌دهد.

نمونه بک لاگ اسپرینت

بک لاگ اسپرینت شامل وظایفی است که تیم توسعه متعهد به انجام آن‌ها در یک اسپرینت است. در ادامه نمونه‌ای از یک اسپرینت دوهفته‌ای با تمرکز بر بهبود فرایند پرداخت را به شما ارائه می‌دهیم:

هدف اسپرینت: بهبود احراز هویت کاربر و ارتقای تجربه پرداخت برای ایجاد یک فرایند خرید راحت‌تر

• پیاده‌سازی قابلیت فراموشی رمز عبور (اولویت بالا، وظیفه اختصاص‌یافته به جان، ۳ امتیاز داستانی)
• طراحی قالب ایمیل بازنشانی رمز عبور (اولویت متوسط، وظیفه اختصاص‌یافته به سارا، در انتظار انجام، ۲ امتیاز داستانی)
• یکپارچه‌سازی سرویس ایمیل برای بازنشانی رمز عبور (اولویت بالا، وظیفه اختصاص‌یافته به مایک، در انتظار انجام، ۳ امتیاز داستانی)

رفع اشکال

رفع مشکل عدم پاسخگویی دکمه پرداخت در دستگاه‌های موبایل (اولویت بحرانی، وظیفه اختصاص‌یافته به اما، تکمیل شده، ۳ امتیاز داستانی)

بهبود فنی

بهینه‌سازی جستارهای پایگاه‌داده به‌منظور زمان بارگذاری سریع‌تر صفحه (اولویت متوسط، وظیفه اختصاص‌یافته به جیمز، در انتظار انجام، ۵ امتیاز داستانی)

اسپایک

تحقیق در مورد گزینه‌های پیاده‌سازی احراز هویت دومرحله‌ای، اولویت پایین، وظیفه اختصاص‌یافته به مریم، در حال انجام، ۳ امتیاز داستانی)

الزام غیرکارکردی: اطمینان از مطابقت بازنشانی رمز عبور با بهترین روش‌های امنیتی (اولویت بالا، وظیفه اختصاص‌یافته به تیم توسعه، در انتظار انجام، ۲ امتیاز داستانی)

در طول اسپرینت، وظایف از وضعیت‌های مختلفی مانند «در انتظار انجام» به «تکمیل شده» تغییر می‌کنند و این اطمینان را حاصل می‌کنند که پیشرفت وظیفه به طور مؤثری پیگیری می‌شود.

چه کسی مسئول بک لاگ محصول است؟

بک لاگ محصول توسط مالک محصول، کسی که ذی‌نفع اصلی پروژه است ایجاد می‌شود؛ بنابراین، دید کاملی از پروژه ارائه می‌دهد. بک لاگ محصول به‌عنوان راهنمایی برای تیم چابک عمل می‌کند و به همین دلیل باید به صورت واضح و ساده نوشته شود تا از هرگونه سوءتفاهم یا ارتباط نادرست جلوگیری شود. برای اینکه این فرایند تا حد ممکن کامل باشد، باید سازماندهی شده و هر مورد به طور کامل به‌عنوان بخشی از برنامه برای پیشبرد موفق پروژه توضیح داده شود.

مالک محصول می‌داند مشتری چه می‌خواهد و می‌تواند بر آن اساس کار کند تا اطمینان حاصل شود که همه چیز برای رسیدن به آن هدف انجام می‌شود. این هدف اصلی مالک محصول است و اگر منافع مشتری همیشه در اولویت بک لاگ باشد، این کار موثر خواهد شد.

چه کسی مسئول بک لاگ اسپرینت است؟

در اسکرام، تیم توسعه مسئول بک لاگ اسپرینت است. درحالی‌که مالک محصول مسئول اولویت‌بندی و مدیریت کلی بک لاگ است. هنگامی که اسپرینت آغاز می‌شود، تیم توسعه کارهایی را که متعهد به تکمیل آن هستند انتخاب می‌کنند و مالکیت کامل بک لاگ اسپرینت را بر عهده می‌گیرند. اسکرام مستر اطمینان می‌دهد که تیم از روش‌های پیروی می‌کند، اما کنترلی بر فهرست کارهای اسپرینت ندارد. تنها تیم توسعه می‌تواند در طول اسپرینت، بر اساس پیشرفت و بینش‌های جدید وظایف را به فهرست کارهای اسپرینت اضافه، حذف یا اصلاح کند.

نحوه مدیریت بک لاگ محصول و بگ لاگ اسپرینت

برای اینکه تیم به طور موثر کار کند، باید تفاوت بین بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت را درک کند. شناخت ارتباط و تعامل این دو نیز برای پیشبرد پروژه نقش کلیدی دارد. در ادامه به بررسی نحوه مدیریت بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت را به شما ارائه می‌دهیم.

۱. شناسایی موارد بک لاگ محصول

شناسایی بک لاگ محصول شامل جمع‌آوری، تعریف و اولویت‌بندی الزاماتی است که به اهداف پروژه کمک می‌کنند. این موارد شامل داستان‌های کاربری، ویژگی‌ها، رفع اشکالات، بهبودهای فنی و وظایف تحقیقاتی می‌شود. ورودی‌ها از ذی‌نفعان، مشتریان و تیم توسعه دریافت می‌شوند. مالک محصول اطمینان حاصل می‌کند که موارد بک لاگ محصول با اهداف کسب‌وکار هم راستا هستند و جلسات اصلاح به شفاف‌سازی و تخمین تلاش موردنیاز برای آن‌ها کمک می‌کنند.

۲. اصلاح یا به‌روزرسانی بک لاگ محصول

برای پاسخگویی به تغییرات و سازگاری با چارچوب مدیریت پروژه چابک، تیم‌ها به طور مداوم بک لاگ محصول را به‌روزرسانی می‌کنند. این فرایند به‌عنوان اصلاح یا به‌روزرسانی بک لاگ محصول شناخته می‌شود. این فرایند شامل افزودن، حذف و اولویت‌بندی وظایف در بک لاگ است تا کارایی جریان کاری را به حداکثر برساند. به‌روزرسانی بک لاگ در طول یک جلسه انجام می‌شود. مالک محصول مسئول نظارت بر این فرایند است، اما همه اعضای تیم در آن مشارکت دارند.

۳. اولویت‌بندی بک لاگ محصول

اولویت‌بندی بک لاگ محصول تضمین می‌کند که باارزش‌ترین و تأثیرگذارترین وظایف ابتدا انجام می‌شوند. مالک محصول موارد بک لاگ را بر اساس عواملی مانند ارزش کسب‌وکار، نیازهای مشتری، وابستگی‌ها و امکان‌پذیری فنی اولویت‌بندی می‌کند. تکنیک‌هایی مانند MoSCow، WSJF و… به تعیین اولویت کمک می‌کنند. اصلاح منظم بک لاگ، اولویت‌ها را با اهداف پروژه هم‌راستا نگه می‌دارد.

۴. ارزیابی تلاش و پیچیدگی

ارزیابی تلاش و پیچیدگی به تیم توسعه کمک می‌کند تا زمان و منابع موردنیاز برای موارد بک لاگ را تخمین بزند. تکنیک‌هایی مانند امتیازهای داستانی، سایزبندی پروژه (کوچک، متوسط، بزرگ، خیلی بزرگ) و برنامه‌ریزی برای سنجش پیچیدگی و بار کاری استفاده می‌شود. عواملی مانند دشواری فنی، وابستگی‌ها و ریسک‌ها بر تخمین و ارزیابی تاثیر می‌گذارد. ارزیابی‌های دقیق از برنامه‌ریزی اسپرینت پشتیبانی می‌کنند و تعهدات واقع‌بینانه و بار کاری متعادل را تضمین می‌کند.

۵. برنامه‌ریزی اسپرینت

در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت، همه اعضای تیم توسعه باید درباره کارهایی که باید انجام شود و نحوه تکمیل آن‌ها بحث کنند تا مشخص شود کدام موارد از بک لاگ محصول انتخاب شده و به بک لاگ اسپرینت منتقل می‌شوند. در این مرحله، هر مورد در بک لاگ اسپرینت به وظایف یا مراحلی تجزیه می‌شود که برای تکمیل آن مورد انجام خواهند شد. همه این موارد باید به‌وضوح ارتباط داده شده و مورد توافق قرار گیرند. همان‌طور که قبلاً اشاره کردیم، پس از شروع اسپرینت، هیچ تغییری در وظایف و مراحل موردنیاز برای تکمیل آن‌ها نمی‌توان ایجاد کرد.

۶. اجرای موارد بک لاگ محصول

این فرایند در طول اسپرینت‌ها انجام می‌شود که تیم توسعه وظایف با اولویت بالا را از بک لاگ انتخاب کرده  و به صورت تدریجی روی آن‌ها کار می‌کند. وظایف به مراحل قابل‌اجرا تجزیه می‌شوند و به اعضای تیم اختصاص می‌یابند و با استفاده از تخته اسکرام یا کانبان پیگیری می‌شوند. جلسات روزانه به نظارت بر پیشرفت، رفع موانع و اطمینان از هم‌راستایی با اهداف کسب‌وکار کمک می‌کنند. موارد تکمیل شده قبل از استقرار تحت آزمایش و بازبینی قرار می‌گیرند.

تفاوت‌های کلیدی بک لاگ اسپرینت با بک لاگ محصول

درک تفاوت بین بک لاگ اسپرینت و بک لاگ محصول برای مدیریت پروژه چابک امری ضروری است. درحالی‌که هر دو جزء کلیدی اسکرام هستند، اهداف متفاوتی را دنبال می‌کنند. بک لاگ محصول یک لیست پویا و سطح بالا از تمام الزامات پروژه است، درحالی‌که بک لاگ اسپرینت زیرمجموعه‌ای متمرکز از وظایف انتخاب شده برای یک اسپرینت خاص است. جدول زیر تفاوت‌های کلیدی این دو را نشان می‌دهد:

بک لاگ اسپرینت موثر چگونه به نظر می‌رسد؟

بر اساس تعریف، ایجاد یک لاگ اسپرینت آسان است. این فهرست کوچک و قابل‌مدیریت است؛ اما این بدان معنا نیست که می‌توان آن را بدون تفکر استراتژیک در مورد ظرفیت تیم و منابع موجود توسعه داد. اگر به تیمی بیش از حد توانش وظیفه اختصاص یابد، محصول دچار مشکل خواهد شد. تیم‌ها ممکن است احساس کنند که می‌توانند بیش از توان خود کار کنند؛ بنابراین، وظیفه تیم توسعه و اسکرام مستر است که متخصص هستند و تیم را با مهارت‌ها و تجربه خود راهنمایی کنند. در نهایت، با تخمین دقیق از توانایی‌های تیم، وظایف متناسب با توانایی‌های به آن‌ها اختصاص می‌یابد.

اولویت‌بندی را فراموش نکنید!

همیشه ایده خوبی است که وظایف موجود در بک لاگ محصول خود را از حیاتی تا کم‌اهمیت اولویت‌بندی کنید. این کار وظیفه مالک محصول است؛ زیرا او بیشترین آگاهی را از نیازهای ذی‌نفعان دارد. اگرچه ممکن است به نظر بیاید که اسکرام مستر گزینه منطقی برای کمک به اولویت‌بندی باشد؛ اما مهم است که به یاد داشته باشید که اسکرام مستر تنها برای کمک به فرایند و نه برای خود محصول حضور دارد. اما این موضوع و فرایند دیگری است که در زمان دیگری به آن پرداخته شود. با آگاهی از بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت، شما در مسیر درستی برای استفاده از روش مدیریت چابک قرار خواهید گرفت.