برنامه زمان بندی اصلی در پروژه چیست؟

خلاصه مطلب:

معمولا تعیین زمان بندی یک پروژه در مرحله برنامه ریزی انجام می شود. زمان بندی یک پروژه شامل جزئیات مختلفی نظیر وظایف اصلی و فرعی می باشد. یک زمان بندی اصلی درواقع زمان بندی انجام پروژه را تعیین می کند. زمان بندی اصلی و زمان بندی پروژه جزو برنامه های مدیریتی یک پروژه محسوب می شوند. هرچند که این دو برنامه ریزی از نظر دامنه، سطح جزییات، اهداف و کاربران با یکدیگر تفاوت دارند.

معمولا یک زمان بندی اصلی استاندارد از مواردی نظیر جدول زمانی سطح بالا، نقاط عطف کلیدی، محصولات کلیدی، مسیر بحرانی، منابع زمان بندی، خطرات بالقوه و … تشکیل می شود. معمولا برنامه زمان بندی اصلی در پروژه های ساخت و تولید، مدیریت دارایی مالی و ساخت و ساز عظیم به کار می رود. از جمله مزایای استفاده از زمان بندی اصلی در پروژه می توان به تخصیص موثر منابع در پروژه ها، تسهیل در برنامه ریزی و نظارت بر استفاده از منابع پروژه ها و تهیه گزارش پیشرفت برای شرکا اشاره نمود.

زمان بندی اصلی چیست؟

زمان بندی اصلی(Master Schedule) درواقع یک جدول زمانی جامع و سطح بالا محسوب شده که مراحل اصلی، وظایف و نقاط عطف یک پروژه را از ابتدا تا انتها مشخص می کند. زمان بندی اصلی به عنوان سند مرکزی، نمای کلی از فعالیت های مهم، ضرب الاجل ها و وابستگی های متقابل را نشان می دهد.

مدیران شرکت ها از طریق ابزار زمان بندی اصلی از اجرای درست و دقیق وظایف کارکنان خود اطمینان حاصل می کنند. زمان بندی اصلی همچنین به تیم پروژه اطلاعاتی را در مورد پیشرفت پروژه و مهلت اتمام وظایف منتقل نموده و امکان شناخت ایرادات پروژه در مراحل اولیه را فراهم می کند.

معمولا در پروژه های پیچیده، زمان بندی اصلی به زمان بندی های کوچک تری تقسیم بندی شده تا مدیریت پروژه تسهیل شود.‌ با این حال زمان بندی اصلی کماکان چارچوب کلی مدیریت پروژه را مشخص می کند. به همین دلیل بیشتر نرم افزار های مدیریت پروژه از نمودار های گانت برای ایجاد زمان بندی اصلی استفاده می کنند.

ابزار های تسک منیجر مشهور نمودار های گانت قابل اعتماد و نقشه راه های متنوعی را به افراد ارایه می کنند. این نرم افزارها همچنین جدول زمانی، فعالیت ها و مراحل کلیدی پروژه را به تصویر می کشد. نمودار های گانت و نقشه های ارایه ارایه شده توسط تسک منیجرها امکان آشنایی کارکنان با وظایف خود را فراهم نموده تا از تاخیر و هزینه های اضافی جلوگیری شود. مدیران با استفاده از این ابزارها می توانند وظایف و مراحل مختلف پروژه را مدیریت نموده و به پیشرفت پروژه نظارت کنند. لازم به ذکر است که افراد معمولا امکان استفاده از تسک منیجرها را به طور کاملا رایگان خواهند داشت.

تفاوت زمان بندی اصلی و زمان بندی پروژه

زمان بندی اصلی و زمان بندی پروژه هردو بخش های مدیریت یک پروژه محسوب می شوند. با این حال زمان بندی اصلی و زمان بندی پروژه، دامنه و سطح مختلفی از جزییات پروژه را نشان داده و توسط افراد مختلفی استفاده می شود. در ادامه مهم ترین تفاوت های زمان بندی اصلی و زمان بندی پروژه توضیح داده شده است.

تفاوت زمان بندی اصلی و پروژه از نظر دامنه

معمولا زمان بندی اصلی نسبت به زمان بندی پروژه دامنه وسیع تری دارد. به طوری که زمان بندی اصلی شامل مراحل کلیدی، نقاط عطف و وظایف اصلی پروژه می شود. با این حال زمان بندی پروژه دامنه محدود تری داشته و صرفا اطلاعات دقیقی در مورد وظایف و یا بسته کاری خاصی را نشان می دهد.

تفاوت زمان بندی اصلی و پروژه از نظر سطح جزییات

زمان بندی اصلی شامل اطلاعاتی سطح بالا از مراحل اصلی و نقاط عطف پروژه می باشد. به طوری که این برنامه مسیر حیاتی و نقاط عطف کلیدی را نشان داده و وارد جزییات دقیق وظایف نمی شود. با این حال زمان بندی پروژه وظایف فردی، زمان انجام کار، وابستگی ها، اعضای تیم و … را فهرست می کند.

تفاوت زمان بندی اصلی و پروژه از نظر اهداف

هدف اصلی زمان بندی اصلی، ارایه یک نمای کلی از پروژه می باشد. زمان بندی اصلی به پیگیری نقاط عطف و مراحل اساسی پروژه کمک نموده و از انجام پروژه مطابق با برنامه و زمان تعیین شده اطمینان حاصل می کند. با این حال هدف زمان بندی پروژه، مدیریت و هماهنگی فعالیت های خاص بوده تا از انجام به موقع وظایف محوله اطمینان حاصل شود. معمولا زمان بندی پروژه در راستای مدیریت روزانه پروژه استفاده شده و پیگیری پیشرفت پروژه را فراهم می کند.

تفاوت زمان بندی اصلی و پروژه از نظر کاربران

معمولا مدیران ارشد و مدیران پروژه از زمان بندی اصلی استفاده می کنند. چرا که برنامه زمان بندی اصلی به افراد کمک نموده تا از وضعیت پروژه مطلع شده و تصمیمات استراتژیک اتخاذ نمایند. زمان بندی اصلی در جلسات اجرایی، گزارش دهی و پیگیری پروژه در سطح بالا به کار می رود. با این حال مدیران پروژه، اعضا تیم و ریاست بخش های مختلف پروژه از زمان بندی پروژه استفاده می کنند. بنابراین کاربرانی از زمان بندی پروژه استفاده کرده که به طور روزانه درگیر پروژه باشند‌.

چه مواردی در زمان بندی اصلی ارایه می شود؟

یک زمان بندی اصلی استاندارد نمای کلی سطح بالایی از یک پروژه را ارایه می دهد. زمان بندی اصلی همچنین عناصر ضروری که باعث اطمینان از موفقیت پروژه شده را درون خود جای می دهد. در ادامه برخی از مهم ترین مواردی که باید در زمان بندی اصلی گنجانده شود، معرفی شده است.

جدول زمانی سطح بالا

این جدول زمان انجام پروژه را از ابتدا تا انتها نمایش می دهد.

نقاط عطف کلیدی

نقاط عطف کلیدی زمان بندی درواقع رویدادها و یا نقاط بازرسی مهم پروژه را نشان می دهد.

محصولات کلیدی

هدف اصلی ایجاد پروژه را نشان می دهد.

مسیر بحرانی

طولانی ترین توالی از وظایفی بوده که برای پایان موفقیت آمیز پروژه در نظر گرفته می شود.

وابستگی ها در میان وظایف، مراحل و پروژه ها

وظایف، مراحل و پروژه هایی که در صورتی پایان یافته که دیگر وظایف و پروژه ها نیز به پایان برسد.

منابع زمان بندی

منابع کلیدی مورد نیاز در هر مرحله پروژه و یا وظایف اصلی را نشان می دهد.

خطرات بالقوه

دیدگاهی سطح بالا از خطراتی که بر جدول زمانی تاثیر می گذارد.

 برنامه زمان بندی اصلی چه زمانی باید ایجاد شود؟

ایجاد یک زمان بندی اصلی به نوع صنعت و یا پروژه مربوطه بستگی دارد. چرا که معمولا بخش های مختلف نیازمندی های متفاوتی دارند. با این حال در ادامه زمان بندی اصلی بخش های مختلف توضیح داده شده است.

ساخت و تولید

در صنعت ساخت و تولید، زمان بندی اصلی به عنوان زمان بندی اصلی تولید شناخته می شود. زمان بندی اصلی تولید درواقع یک ابزار برنامه ریزی بلند مدت و سطح بالا محسوب شده که متناسب با تقاضای پیش بینی شده، سطح موجودی و محدودیت های ظرفیت تولید را مشخص می کند. زمان بندی اصلی تولید یک چارچوب استراتژیک را جهت همسویی تولید محصولات با اهداف کسب و کار فراهم می کند.

مدیریت دارایی مالی

زمان بندی اصلی چندین پروژه و یا برنامه را به طور همزمان مدیریت نموده و آن ها را با اهداف سازمان همسو می کند. زمان بندی اصلی همچنین از تخصیص منابع بین همه طرح ها اطمینان حاصل می کند.

ساخت و ساز

زمان بندی اصلی برای هماهنگی وظایف، مدیریت پیمانکاران و اطمینان از تکمیل به موقع پروژه ساخت و ساز در چارچوب بودجه تصویب شده به کار می رود.

نمونه قالب زمان بندی اصلی

ساده ترین روش ایجاد یک برنامه زمان بندی اصلی، بهره گیری از امکانات نرم افزار اکسل می باشد. به همین دلیل در ادامه یک نمونه قالب جدول زمانی رایگان اکسل ارایه شده است. اشخاص با دریافت این فایل می توانند فعالیت ها، فرایند ها و پروژه های سالیانه خود را در جدول زمانی مشخص وارد کنند. افراد بدین ترتیب امکان ایجاد یک برنامه زمان بندی سالیانه را مشابه یک زمان بندی اصلی خواهند داشت. اشخاص از طریق این قالب رایگان امکان ایجاد جدول زمانی پروژه، جدول زمانی نقشه راه استراتژیک و … را خواهند داشت. در ادامه لینک صفحه دانلود رایگان نمونه قالب زمان بندی اصلی ارایه شده است.

لینک دانلود نمونه قالب زمان بندی اصلی

مزایای ایجاد یک زمان بندی اصلی

برنامه زمان بندی اصلی به مدیران در راستای رسیدن به اهداف پروژه، مدیریت منابع و پیگیری پیشرفت پروژه کمک شایانی می کند. این جدول زمانی همچنین ایده های نوینی جهت مدیریت زمان انجام پروژه به مدیران ارایه می کند. با این حال در ادامه برخی از مهم ترین مزایای ایجاد یک زمان بندی اصلی معرفی شده است.

تخصیص موثر منابع در پروژه ها

مدیران از طریق یک برنامه زمان بندی اصلی، اطلاعات کاملی از تمام پروژه های شرکت را دریافت می کنند. زمان بندی اصلی همچنین به برنامه ریزی جهت دسترسی بهتر منابع و شناسایی تفاوت پروژه ها در استفاده از منابع کمک شایانی می کند. مدیران بدین ترتیب می توانند از تخصیص بیش از حد منابع روی برخی پروژه های خاص اجتناب نموده تا پروژه های دیگر نیز منابع کافی را دریافت کنند.

تسهیل در برنامه ریزی و نظارت بر استفاده از منابع پروژه ها

زمان بندی اصلی با ارایه یک نمای کلی از پروژه ها، وظایف و ضرب الاجل ها، به مدیران شرکت ها برای پیش بینی منابع هر پروژه کمک شایانی می کند. چرا که شرکت ها با شناخت دامنه پروژه، منابع لازم جهت تکمیل پروژه را پیش بینی می کنند. مدیران پروژه از طریق زمان بندی اصلی می توانند حجم کار را متعادل نموده و منابع اضافی مورد نیاز پروژه را تعیین کنند.

تهیه گزارش پیشرفت برای شرکا

زمان بندی اصلی درواقع نمایش بصری از جدول زمانی پروژه، نقاط عطف و ضرب الاجل های پروژه را ارایه نموده که امکان مشاهده پیشرفت پروژه را برای شریکان فراهم می کند. زمان بندی اصلی همچنین تاخیرها و مشکلات را تعیین نموده تا شرکا از موانع پیشرفت پروژه نیز مطلع شوند.

سوالات متداول:

زمان بندی اصلی چیست؟

زمان بندی اصلی درواقع یک جدول زمانی جامع و سطح بالا محسوب شده که مراحل اصلی، وظایف و نقاط عطف یک پروژه را از ابتدا تا انتها مشخص می کند. برای کسب اطلاعات بیشتر به متن مقاله مراجعه شود.

چه مواردی در زمان بندی اصلی ارایه می شود؟

معمولا یک زمان بندی اصلی استاندارد از مواردی نظیر جدول زمانی سطح بالا، نقاط عطف کلیدی، محصولات کلیدی، مسیر بحرانی، خطرات بالقوه و … تشکیل می شود. اطلاعات بیشتر در متن مقاله ارایه شده است.

مزایای ایجاد یک زمان بندی اصلی چیست؟

از مزایای ایجاد یک زمان بندی اصلی می توان به تخصیص موثر منابع در پروژه ها، تسهیل در برنامه ریزی و نظارت بر استفاده از منابع پروژه ها و تهیه گزارش پیشرفت برای شرکا اشاره نمود. اطلاعات بیشتر در متن مقاله آورده شده است.