نحوه بودجه بندی پروژه یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در هر پروژه‌ای است. بدون بودجه‌ای دقیق و حساب شده، پروژه‌ها ممکن است با کمبودهای منابع مالی مواجه شوند و به اهداف خود نرسند. روش های بودجه بندی پروژه نه‌تنها ابزاری برای تأمین هزینه‌های نیروی انسانی، مواد و تجهیزات هستند؛ بلکه به‌عنوان یک راهنمای حیاتی برای کنترل هزینه‌ها و اطمینان از پیشرفت پروژه در مسیر درست عمل می‌کنند.
در این مقاله از سری مقالات راهبردار راهنمای جامعی برای ایجاد و مدیریت بودجه‌بندی پروژه ارائه خواهیم داد. علاوه بر این، با تشریح مراحل کلیدی و اصول اولیه بودجه بندی پروژه، به شما کمک می‌کنیم بودجه‌ای واقع‌بینانه و موثر طراحی کنید. تا پایان با ما همراه باشید.
آشنایی با نحوه بودجه بندی پروژه
اگر منابع مالی کافی نداشته باشید، نمی‌توانید پروژه را با موفقیت به پایان برسانید. به همین دلیل بودجه پروژه اهمیت زیادی دارد. این بودجه جریان حیاتی پروژه است. برای تأمین منابع مالی لازم جهت پشتیبانی از پروژه در تمام مراحل، باید از اصول اولیه بودجه بندی آگاه باشید.
۱. منظور از بودجه بندی پروژه چیست؟
بودجه پروژه مجموع هزینه‌های پیش‌بینی شده برای تکمیل یک پروژه در یک بازه زمانی مشخص است. این بودجه برای تخمین هزینه‌های هر مرحله از پروژه استفاده می‌شود. نحوه بودجه بندی پروژه بخش مهمی از فرایند برنامه‌ریزی پروژه است. بودجه پروژه شامل مواردی مانند هزینه‌های نیروی انسانی، هزینه‌های خرید مواد و هزینه‌های عملیاتی است؛ اما یک سند ثابت و غیرقابل‌تغییر نیست. بودجه پروژه در طول اجرای پروژه، با کمک نرم‌افزارهای بودجه‌بندی پروژه بازبینی و اصلاح می‌شود.
۲. چرا به بودجه پروژه نیاز دارید؟
پاسخ بدیهی این است که پروژه‌ها هزینه‌بر هستند؛ اما موضوع پیچیده‌تر از این است. بودجه پروژه موتور محرکه تأمین مالی پروژه شما است. نحوه بودجه بندی پروژه به ذی‌نفعان نشان می‌دهد که چه مقدار پول و در چه زمانی موردنیاز است. بودجه پروژه برای هر صنعتی مانند ساخت‌وساز، بازاریابی یا تولید اهمیت ویژه‌ای دارد. بااین‌حال، بودجه پروژه تنها ابزاری برای تأمین نیازهای پروژه نیست.
شما باید به تیم‌ها حقوق پرداخت کنید، تجهیزات و مواد خریداری یا اجاره کنید و این تنها نیمی از داستان است. بخش دیگر اهمیت بودجه پروژه این است که ابزاری برای کنترل هزینه‌های پروژه محسوب می‌شود. بودجه که بخشی از برنامه پروژه شما است، به‌عنوان یک خط مبنای پروژه عمل می‌کند تا عملکرد شما را با جمع‌آوری هزینه‌های واقعی پس از شروع پروژه ارزیابی کند.
۳. چه کسانی در تنظیم و نحوه بودجه بندی پروژه دخیل هستند؟
چندین ذی‌نفع کلیدی معمولاً در تنظیم و مدیریت بودجه‌های پروژه دخیل هستند. ابتدا حامی پروژه (مانند یک مدیر ارشد یا اجرایی) بودجه اولیه پروژه را تأمین و تأیید می‌کند. آن‌ها انتظارات و محدودیت‌های مالی پروژه را مشخص می‌کنند. حامیان پروژه همچنین اختیار تأیید بازنگری‌های عمده بودجه یا تخصیص بودجه‌های اضطراری را دارند. سپس، مدیر پروژه بودجه‌ای دقیق تدوین می‌کند. مدیران پروژه برنامه بودجه را ایجاد کرده و محدوده پروژه را تجزیه‌وتحلیل می‌کنند و هزینه‌های مربوط به وظایف، منابع و خروجی‌ها را تخمین می‌زنند.
آن‌ها بودجه را در طول پروژه مدیریت کرده و گزارش‌های مالی منظمی به حامی و سایر ذی‌نفعان ارائه می‌دهند. تیم پروژه نیز ممکن است در نحوه بودجه بندی پروژه تعامل داشته باشند؛ زیرا اعضای تیم با تخصص خاص می‌توانند به تخمین هزینه‌های مرتبط با وظایف و منابع موردنیاز کمک کنند. بودجه‌بندی پروژه فرایند تخمین هزینه کامل پروژه از ابتدا تا انتها است. نحوه بودجه بندی پروژه شامل مراحل زیر است:
- برنامه‌ریزی بودجه: تخمین هزینه‌ها و ایجاد بودجه بر اساس تخمین پروژه
- پیگیری بودجه: رصد هزینه‌های پروژه در مرحله اجرای پروژه
- مدیریت بودجه پروژه: تنظیم دستورالعمل‌ها و رویه‌های کنترلی برای اطمینان از اینکه هزینه‌ها از بودجه پروژه تجاوز نمی‌کنند.
رویکردهای بودجه بندی پروژه
چهار رویکرد در نحوه بودجه بندی پروژه وجود دارد که شامل تخمین قیاسی، تخمین پارامتریک، تخمین بالابه‌پایین و تخمین پایین‌به‌بالا هستند. تخمین قیاسی در مدیریت پروژه تکنیکی است که از داده‌های تاریخی برای تعیین هزینه پروژه کنونی استفاده می‌کند. این روش به پروژه‌های گذشته مشابه نگاه می‌کند تا هزینه‌ها و مدت‌زمان پروژه جدید را تخمین بزند.
تخمین قیاسی در نحوه مدیریت یک پروژه زمانی که داده‌های کمی برای پروژه در دسترس باشد و تخمین دقیق دشوار باشد، کاربرد دارد. تخمین پارامتریک یک رویکرد آماری برای تخمین زمان، هزینه‌ها و منابع پروژه است. این روش از داده‌های تاریخی و آماری برای تخمین دقیق‌تر استفاده می‌کند. تخمین بالابه‌پایین زمانی انجام می‌شود که سازمان هزینه و یا مدت‌زمان پروژه را تعیین می‌کند. با درنظرگرفتن این رقم، مدیر پروژه نظرات کارشناسان را برای تعیین بودجه جویا می‌شود. در نهایت تخمین پایین‌به‌بالا از پایین‌ترین سطح جزئیات شروع می‌شود و تخمین را باتوجه‌به بسته کاری انجام می‌دهد.
مدیریت بودجه پروژه چگونه است؟
مدیریت بودجه فرایندی است که در آن امور مالی مرتبط با پروژه اداره و نظارت می‌شوند. این فرایند فراتر از تخمین هزینه کل پروژه است و شامل پیگیری هزینه‌ها و موارد دیگر می‌شود. برخی از جنبه‌های مدیریت نحوه بودجه بندی پروژه شامل نحوه تخمین هزینه پروژه و نحوه توزیع این هزینه‌ها در طول چرخه عمر پروژه است. شما باید معیارها و روشی را که با آن هزینه‌ها را پیگیری می‌کنید تا به بودجه پابند باشید، تعیین کنید. گزارش‌دهی درباره بودجه نیز بخشی از مدیریت بودجه پروژه، از جمله نحوه و دفعات انجام آن است. اگر متوجه شدید که هزینه‌های پروژه از بودجه فراتر می‌رود، باید برنامه‌ای برای بازگرداندن بودجه به مسیر درست تدوین کنید. حتی باید فرایندی را برای یادگیری از داده‌های تاریخی تعریف کنید.
نحوه ایجاد بودجه پروژه
همان‌طور که اشاره کردیم، اجزای زیادی برای ساخت بودجه، از جمله هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، هزینه‌های ثابت و متغیر و نیروی انسانی و مواد، سفر، تجهیزات و فضا، مجوزها و هر چیز دیگری که ممکن است بر هزینه‌های پروژه تاثیر بگذارد. برای تأمین نیازهای مالی پروژه، بودجه پروژه باید به طور کامل ایجاد شود و هیچ جنبه‌ای که نیاز به بودجه دارد، از قلم نیفتد. در ادامه هفت مرحله اساسی برای ایجاد و مدیریت نحوه بودجه بندی پروژه را بررسی می‌کنیم.
۱. استفاده از داده‌های تاریخی
پروژه شما احتمالاً اولین پروژه‌ای نیست که سعی در دستیابی به یک هدف یا مقصود خاص دارد. نگاه به پروژه‌های مشابه و بودجه‌های آن راهی عالی برای شروع ساخت بودجه پروژه است.
۲. تجارب دیگران
برای توضیح بیشتر در مورد داده‌های تاریخی، می‌توانید از موفقیت‌ها و اشتباهات دیگران استفاده کنید. این کار مسیری روشن ارائه می‌دهد که منجر به تخمین‌های دقیق‌تر می‌شود. حتی می‌توانید درباره نحوه واکنش آن‌ها به تغییرات و کنترل بودجه خود یاد بگیرید.
۳. استفاده از تخصص کارشناسان
منبع دیگری که برای یادگیری نحوه بودجه بندی پروژه وجود دارد، بهره‌گیری از افرادی مانند مربیان، مدیران پروژه یا کارشناسان این زمینه است که تجربه و دانش کافی دارند. تماس با کسانی که تخمین‌های کلی و بودجه ایجاد می‌کنند، می‌تواند به شما کمک کند تا در مسیر درست باقی بمانید و از مشکلات غیرضروری جلوگیری کنید. مشورت با متخصصان و مشاوران راهبردار این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا ردیابی این یافته‌ها را برای مدیریت بهتر بودجه پروژه خود انجام دهید.
۴. تایید دقت
حال که بودجه خود را آماده کرده‌اید، هنوز کارتان تمام نشده است. باید آن را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که ارقام شما دقیق هستند. می‌توانید از الگوی پیشنهاد بودجه‌بندی ارائه شده برای این فرایند استفاده کنید. همچنین می‌توانید از کارشناسان و سایر اعضای تیم پروژه بخواهید بودجه را بررسی کنند و اطمینان حاصل کنند که درست است.
۵. مبنا و بازنشانی مبنای پروژه
نحوه بودجه بندی پروژه شما مبنایی است که با آن پیشرفت پروژه را پس از شروع اندازه‌گیری می‌کنید. این ابزاری برای سنجش واریانس پروژه است؛ اما همان‌طور که گفته شد، باید با رخ‌دادن تغییرات در پروژه، مبنا را بازنشانی کنید. هرگاه هیئت کنترل تغییری را تأیید کرد، باید مبنا را بازنشانی کنید.
۶. به‌روزرسانی در لحظه
با صحبت از تغییرات، هرچه زودتر از آن‌ها مطلع شوید بهتر است. اگر نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه مبتنی بر ابر نباشد و به‌محض تغییر وضعیت توسط تیم به‌روزرسانی نشود، وقت ارزشمند و گران‌قیمتی را هدر می‌دهید.
۷. بازگشت به مسیر
اهمیت برخورداری از بهترین نرم افزار مدیریت پروژه که امکان پیگیری در لحظه را فراهم می‌کند، این است که اطلاعاتی را که نیاز دارید تا سریع‌تر به مسیر برگردید، به شما ارائه می‌دهد. همه چیز تغییر می‌کند و پروژه‌ها همیشه از مسیر خارج می‌شوند. پروژه‌هایی موفق هستند که سریع‌تر به مسیر باز می‌گردند. در ادامه مثالی از نحوه بودجه بندی پروژه به شما ارائه می‌دهیم.
مثال بودجه پروژه
اگر برای جمع‌آوری بودجه خود به کمک نیاز دارید، در ادامه یک الگوی بودجه پروژه به شما ارائه می‌دهیم که اصول اولیه بودجه بندی پروژه را مشخص می‌کند. برای نشان‌دادن نحوه بودجه بندی پروژه فرض کنید که در حال ساخت یک اپلیکیشن هستید. اولین کاری که باید انجام دهید، مشخص‌کردن هزینه‌های نیروی انسانی و مواد است. شما به برنامه‌نویسان، طراحان، توسعه‌دهندگان محتوا، تیم توسعه و… نیاز دارید. تهیه لیستی از تمام وظایف و تخصیص تیم به آن‌ها، نشانه‌ای از مدیریت وظایف خوب است. به‌این‌ترتیب، تمام هزینه‌ها حساب می‌شوند.
با تجزیه وظایف پروژه و تیم در جای خود، باید به موادی که موردنیاز هستند، توجه کنید. آیا به لپ‌تاپ، دستگاه‌های دیگر و تجهیزات نیاز دارید؟ این موارد باید در نظر گرفته شوند. اکنون سایر اقلام را یادداشت کنید. ممکن است هزینه‌های سفر و اجاره فضا برای تیم وجود داشته باشد. سپس اقلام ثابتی وجود دارند که برای هر پروژه صدق می‌کنند. این‌ها چیزهایی هستند که هزینه آن‌ها ثابت است و در طول پروژه تغییر نمی‌کند. همچنین باید ستونی برای هزینه‌های متفرقه که در قسمت دیگری از بودجه جای نمی‌گیرند، داشته باشید.
بودجه شما باید ستونی برای هزینه‌های برنامه‌ریزی شده در مقابل هزینه‌های واقعی داشته باشد. وقتی در حال ساخت آن اپلیکیشن هستید، احتمالاً تغییر جهت می‌دهید و این بر بودجه تاثیر می‌گذارد. این ستون‌ها راهی برای پیگیری هزینه‌ها هستند تا اطمینان حاصل کنید که در مسیر بودجه باقی می‌مانید.
چگونه بودجه پروژه را مدیریت کنیم؟
هنگام مدیریت نحوه بودجه بندی پروژه از یک فرایند مداوم برنامه‌ریزی، پیگیری، کنترل و تنظیم امور مالی استفاده کنید. در مرحله برنامه‌ریزی، محدوده پروژه را تعریف کنید و خروجی‌ها، وظایف و الزامات را درک کنید. ساختار شکست کار (WBS) می‌تواند به تجزیه پروژه به وظایف کوچک‌تر و قابل‌مدیریت‌تر کمک کند تا هزینه‌ها دقیق‌تر تخمین زده شوند. هر فعالیت پروژه باید تخمین هزینه‌هایی مانند نیروی انسانی، مواد، سفر، تجهیزات، پیمانکار فرعی یا هزینه‌های نرم‌افزار داشته باشد.
درحالی‌که به اسناد و اهمیت آن‌ها برای پیگیری اشاره کردیم، اطمینان حاصل کنید که به طور خاص از تایم شیت، فاکتورهای تأمین‌کنندگان و پیمانکاران فرعی، رسیدهای مواد و گزارش‌های هزینه استفاده می‌کنید. تجزیه و تحلیل عملکرد بودجه می‌تواند شامل مقایسه هزینه‌های برنامه‌ریزی شده با هزینه‌های واقعی و محاسبه واریانس بین آن‌ها باشد. این کار به شناسایی روندها کمک می‌کند و می‌تواند نشان دهد که آیا از انواع خاصی از هزینه‌ها به طور مداوم کمتر یا بیشتر از بودجه هستند.
کنترل بودجه پروژه
هنگام کنترل بودجه پروژه، رویه‌های کنترل تغییر یا یک فرایند رسمی برای مدیریت تغییرات در محدوده، برنامه‌وبودجه را ایجاد کنید. کنترل بودجه همچنین می‌تواند شامل بازبینی‌های منظم بودجه، مذاکره برای نرخ‌های بهتر با تأمین‌کنندگان و مدیریت اضطراری باشد. پروژه‌های پیچیده‌تر ممکن است از مدیریت ارزش کسب شده (EVM) برای پیگیری روش های بودجه بندی در برابر برنامه‌وبودجه پایه به طور هم‌زمان بهره‌مند شوند. در نهایت، هنگام تصمیم‌گیری برای نحوه بودجه بندی پروژه اگر پیش‌بینی شود که هزینه‌ها از بودجه فراتر می‌روند، برنامه‌ای تدوین کنید. این برنامه می‌تواند شامل اقدامات کاهش هزینه، تنظیمات محدوده یا دریافت بودجه اضافی باشد.
مقایسه بودجه پروژه با تخمین پروژه
تخمین پروژه چه فرقی با نحوه بودجه بندی پروژه دارد؟ تخمین پروژه آن چیزی است که فکر می‌کنید پروژه هزینه خواهد داشت. این اولین گام در ساخت بودجه پروژه است، بنابراین تخمین پروژه باید تا حد ممکن دقیق باشد. هنگامی که تحقیقات را انجام دادید، داده‌های تاریخی را بررسی کردید و تمام فعالیت‌ها و منابع موردنیاز برای اجرای آن‌ها را در نظر گرفتید، آن تخمین را برای تأیید به‌عنوان بودجه ارائه می‌دهید. اما این تنها یک راهنما است، درحالی‌که بودجه پروژه یک رقم ثابت است.
مقایسه بودجه پروژه با پیشنهاد بودجه
زمانی که صحبت از نحوه بودجه بندی پروژه است، منظور تمام هزینه‌هایی هستند که برای تحویل پروژه لازم است. این بودجه مشخص می‌کند که چگونه پول برای پروژه تخصیص می‌یابد. از سوی دیگر، پیشنهاد بودجه بهترین تخمین از هزینه‌های موردنیاز برای تکمیل پروژه است. این شبیه به تخمین پروژه مذکور است، به این معنا که تخمین نهایی پروژه است و به ذی‌نفعان ارائه می‌شود. آن‌ها سپس تعیین می‌کنند که آیا این رقم با آنچه فکر می‌کنند قابل‌قبول است، مطابقت دارد و آن را تأیید یا رد می‌کنند.
نکات بودجه‌بندی پروژه
نحوه بودجه بندی پروژه اهمیت زیادی دارد؛ زیرا بدون بودجه اجرای پروژه در همان ابتدا متوقف می‌شود. در ادامه به بررسی نکاتی برای اصول اولیه بودجه بندی پروژه می‌پردازیم.
- فرایند خود را هنگام تدوین بودجه مستند کنید. اسناد برای پیگیری پروژه و بررسی نتایج ضروری هستند.
- بودجه اضطراری ایجاد کنید. یک برنامه جایگزین داشته باشید و هزینه‌های غیرمنتظره، تأخیرها و مشکلات دیگری را در نظر بگیرید که بر بودجه شما تاثیر می‌گذارند.
- بودجه بندی پروژه یک کار تیمی است. از تیم خود مشاوره بگیرید، زیرا آن‌ها کسانی هستند که تجربه اجرای پروژه را دارند. با کارشناسانی که می‌توانند راهنمایی ارائه دهند ملاقات کنید. هر شخص یا سازمانی که بینش دارد باید برای تخصص خود مورداستفاده قرار گیرد.
- منابع خود و هزینه‌های مرتبط با آن را بشناسید. این فرایند شامل هرگونه نگهداری موردنیاز برای تجهیزات است و فراموش نکنید که تیم شما نیز یک منبع است. دردسترس‌بودن آن‌ها، پتانسیل اضافه‌کاری و سایر هزینه‌های سربار را شناسایی کنید.
- هنگام تخمین هزینه‌ها، مدت‌زمان وظایف را فراموش نکنید. این‌ها نیز تخمینی هستند و می‌توانند تاثیر زیادی بر بودجه داشته باشند.
- بودجه ابزاری عالی برای پیگیری عملکرد است. حتی می‌تواند به‌عنوان ابزاری ارتباطی برای تیم‌ها در بخش‌های مختلف مورداستفاده قرار بگیرد.
جمع‌بندی
نحوه بودجه بندی پروژه فرایندی پیچیده، اما ضروری است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، نظارت مداوم و انعطاف‌پذیری است. با پیروی از اصول اولیه بودجه بندی پروژه و نکات ارائه شده در این مقاله، می‌توانید بودجه‌ای دقیق و کارآمد طراحی کنید که نه‌تنها منابع مالی را به‌درستی تخصیص دهد، بلکه از انحرافات هزینه‌ای جلوگیری کند. استفاده از داده‌های تاریخی، مشاوره با کارشناسان و بهره‌گیری از ابزارهای مدیریت پروژه این امکان را فراهم می‌کند تا هزینه‌ها را در زمان واقعی رصد کرده و به‌سرعت به تغییرات واکنش نشان دهید.
روش های بودجه بندی پروژه مانند تخمین قیاسی، تخمین پارامتریک، تخمین بالابه‌پایین و پایین‌به‌بالا، انعطاف‌پذیری لازم برای تطبیق با نیازهای پروژه را به شما ارائه می‌دهند. در این مقاله کوشیدیم راهنمای جامعی در مورد نحوه بودجه بندی پروژه به شما ارائه دهیم. ما در کنار شما هستیم تا از نهایت پتانسیل کسب‌وکارتان برای رشد و تعالی بهره‌مند شوید. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی از طریق تماس با ما، با ما در ارتباط باشید.
بدون دیدگاه