همه کسب‌وکارها برای این که بتوانند بدهی‌هایشان را پرداخت کنند و به فعالیت خود ادامه دهند، باید درآمد کسب کنند. نیاز به سودآوری امری واضح است و نحوه رسیدن به آن، بخش پیچیده ماجرا است. یکی از روش‌ها این است که ارزش بیشتری به مشتریان خود دهید و درعین‌حال ضایعات کمتری برای کسب‌وکار ایجاد کنید. این روش معمولاً با نام مدیریت پروژه ناب شناخته میشود. در این مقاله از سری مقالات راهبردار با ما همراه باشید تا به بررسی مدیریت پروژه ناب بپردازیم.
منظور از مدیریت پروژه ناب چیست؟
مدیریت پروژه ناب (Lean Project Management) درست مانند مدیریت پروژه سنتی است. این روش از یک چرخه عمر ساختاریافته پیروی می‌کند، از اسناد رسمی استفاده می‌کند و با اصول اصلی و استانداردهای رویه‌ها برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا و اختتام پروژه همسو است. بااین‌حال، آنچه این روش مدیریت را متمایز می‌کند، ادغام اصول و تکنیک‌های تولید ناب برای افزایش کارایی و ارائه ارزش است. مدیریت پروژه ناب بر حذف ضایعات (muda)، طرز فکر بهبود مستمر کایزن و استفاده از ابزارهایی مانند نقشه‌برداری جریان ارزش برای تجسم و سادهسازی گردش‌های کار تأکید دارد.
مدیریت پروژه ناب همچنین سیستم‌های کششی و شیوه‌های درست به موضع (JIT) را برای کاهش موجودی اضافی و تاخیرهای غیرضروری اتخاذ می‌کند و تضمین می‌کند که کار بر اساس تقاضای واقعی انجام بپذیرد. با ترکیب نظم مدیریت پروژه با چابکی و کارایی تفکر ناب، این رویکرد به تیمها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را سریعتر، با منابع کمتر و هماهنگی بیشتر با نیازهای مشتری تحویل دهند. این فرایند درعین‌حال کنترل کامل بر محدوده، زمان، هزینه و کیفیت پروژه را حفظ می‌کند.
حوزه های کلیدی مدیریت پروژه ناب
حال، بیایید مفاهیم و تکنیک‌های کلیدی تولید ناب که مدیریت پروژه ناب اتخاذ می‌کند و نحوه استفاده از آن در طول چرخه عمر پروژه را تعریف کنیم.
۱. ۵ اصل Lean
این اصول در طول سالیان طولانی وجود داشته‌اند؛ اما در سال ۱۹۹۷ توسط موسسه Lean Enterprise (LEI) تدوین شده‌اند. وقتی صحبت از مدیریت پروژه میشود، اصول Lean بر تعریف اقلام قابل تحویل یا الزاماتی که برای مشتری پروژه بیشترین اهمیت را دارند و اولویتبندی تمام تلاش‌ها و منابع برای دستیابی به آن‌ها، ضمن حذف کارهای غیرضروری، تمرکز دارند. اصول Lean به شرح زیر هستند:
- تعریف ارزش: ارزش توسط مشتری، ارباب‌رجوع یا ذی‌نفع شما تعریف میشود. ارزش میتواند کیفیت، جدول زمانی یا قیمت محصول قابل‌تحویل شما یا ترکیبی از هر سه باشد. شما باید بدانید که به چه الزاماتی نیاز دارید و چه انتظاراتی را باید برآورده کنید.
- ترسیم جریان ارزش: حال که جریان را تعریف کرده‌اید، زمان آن رسیده است که تمام مراحل و فرایندهای چرخه تولید خود را ترسیم کنید. این توالی مراحل با استفاده از تکنیک های زمان بندی پروژه به‌عنوان جریان ارزش در مدیریت پروژه ناب شناخته میشود. هر اقدامی که باید در پروژه انجام شود؛ از جمله طراحی، تدارکات، تولید، منابع انسانی، مدیریت و موارد دیگر را مشخص کنید. ترسیم این نقشه جریان ارزش در یک صفحه برای نشان‌دادن جریان منابع ضروری است.
- ایجاد جریان ارزش پیوسته: نباید هیچ نقطه‌ای وجود داشته باشد که باعث ایجاد گلوگاه یا وقفه در تولید شود. طبق گفته LEI، مراحل جریان ارزش را به ترتیب و توالی دقیقی انجام دهید تا محصول یا خدمات جریانی پیوسته به سمت مشتری داشته باشند. این امر اغلب به تیم‌های چندوظیفه‌ای نیاز دارد؛ اما منجر به بهره‌وری بیشتر میشود.
- ایجاد سیستم کششی: این فرایند زمانی رخ می‌دهد که مشتری، ارباب‌رجوع یا ذی‌نفع، محصول یا خدمات را در صورت نیاز از پروژه «می‌کِشَد». به‌عبارت‌دیگر، بهبودهای مراحل قبل منجر به ورود سریعتر به بازار میشود. مزیت سیستم کششی این است که نیازی به انبارداری یا انباشت کالا وجود ندارد. این امر باعث صرفه‌جویی در هزینه برای کسب‌وکارها میشود که میتواند به مشتریان منتقل شود.
- تلاش برای کمال: مرحله نهایی، گسترش این فلسفه در تمام قسمت‌های کسب‌وکار است. اصل تولید ناب بر پایه بهبود مستمر استوار است؛ بنابراین، هر کس در کسب‌وکار باید برای بهبود خود و فرایندهایی که با آن‌ها در تعامل است، تلاش کند. اغلب برای رسیدن به ارزش و کاهش واقعی ضایعات، چندین بار تلاش لازم است.
۲. انواع ضایعات Lean
انواع ضایعات در مدیریت پروژه ناب به هفت دسته از فعالیت‌های غیر ارزش افزا اشاره دارد که مانع کارایی و بهره‌وری در یک فرایند می‌شوند. این موارد شامل تولید بیش از حد انتظار، حمل‌ونقل، پردازش بیش از حد، موجودی، حرکت و نقص‌ها میشود که در مجموع به‌صورت مخفف TIMWOOD شناخته میشود. با شناسایی و حذف این ضایعات، سازمان‌ها می‌توانند گردش کار را سادهسازی کنند، هزینهها را کاهش دهند و رضایت مشتری را بهبود بخشند.
۳. روش 5S
روش 5S یک تکنیک سازماندهی محل کار است که از طریق پنج اصل ژاپنی seiri (سازماندهی)، seiton (ترتیب)، seiso (پاکیزگی)، seiketsu (استانداردسازی) و shitsuke (انضباط)، کارایی و ایمنی را افزایش می‌دهد. با اجرای 5S، تیمها محیط‌های تمیز و منظمی ایجاد میکنند که از بهبود مستمر پشتیبانی می‌کند و تشخیص و اصلاح مشکلات را آسان‌تر میکنند.
۴. کایزن (بهبود مستمر)
کایزن اصل ناب بهبود مستمر و تدریجی است که همه کارکنان را در بر می‌گیرد. این اصل بر تغییرات کوچک و روزانه‌ای تمرکز دارد که در مجموع منجر به پیشرفت‌های قابل‌توجه در طول زمان می‌شوند. کایزن فرهنگی را پرورش می‌دهد که در آن بازخورد و نوآوری تشویق میشود و رشد و کیفیت بلندمدت را در فرایندها، محصولات و خدمات به ارمغان می‌آورد.
۵. تولید به موقع (JIT)
تولید به موضع یکی از اصول مدیریت پروژه ناب است که با هدف کاهش هزینه‌های موجودی با تولید تنها آنچه در زمان لازم و به مقدار دقیق موردنیاز است، انجام میشود. این رویکرد ضایعات را به حداقل میرساند، جریان نقدی را بهبود میبخشد و پاسخگویی به تقاضای مشتری را افزایش می‌دهد؛ اما نیاز به هماهنگی دقیق با تأمین‌کنندگان و پیش‌بینی دقیق تقاضا دارد.
چه زمانی مدیریت پروژه ناب را اجرا کنیم؟
مدیریت پروژه ناب زمانی به بهترین شکل اجرا میشود که هدف سازمان‌ها بهبود بهره‌وری، کاهش ضایعات و به حداکثر رساندن ارزش مشتری باشد. چه در حال راه‌اندازی یک محصول جدید باشد، چه در حال مدیریت یک ساخت‌وساز پیچیده یا سادهسازی عملیات، اصول ناب میتواند در دستیابی به نتایج بهتر با منابع کمتر به شما کمک کند. این امر به‌ویژه در صنایعی مفید است که در آن‌ها جدول زمانی، بودجه و کیفیت به‌شدت به هم بستگی دارند. در ادامه زمان اجرای مدیریت پروژه ناب در صنایع مختلف را بررسی می‌کنیم.
- تولید: مدیریت پروژه ناب از تولید سرچشمه گرفته و همین امر آن را به گزینه‌ای ایده‌ال برای این صنعت تبدیل می‌کند. با تمرکز بر حذف ضایعات (مانند موجودی اضافی یا زمان بیکاری) و بهینه‌سازی جریان تولید، تولیدکنندگان می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند، هزینهها را به حداقل برسانند و محصولات باکیفیت بالاتر و نقص‌های کمتر ارائه دهند.
- ساخت‌وساز: در ساخت‌وساز، مدیریت پروژه ناب به‌حداقل‌رساندن تأخیرها، کاهش ضایعات مواد و بهبود هماهنگی بین تیمها کمک می‌کند. روش‌های ناب، تحویل به‌موقع، فرایندهای کاری استاندارد و بازخورد مداوم را تشویق میکنند و همه این‌ها به پیش‌بینی‌پذیرتر شدن جدول زمانی پروژه و کاهش هزینه‌های کلی کمک می‌کند.
- توسعه محصول و نرم‌افزار: مدیریت پروژه ناب در توسعه محصول و نرم‌افزار که چابکی و پاسخگویی امری ضروری است، تاثیر بسزایی دارد. با اعمال اصول Lean مانند بهبود مستمر و طراحی متمرکز بر مشتری، تیم‌های توسعه می‌توانند زمان چرخه را کاهش دهند، ویژگی‌های با ارزش بالا را اولویتبندی کنند و محصولات بهتر را سریعتر منتشر کنند و درعین‌حال با نیازهای ذی‌نفعان همسو باشند.
تعریف پروژه ناب
اصول ناب در ابتدا در بخش تولید توسعه یافت؛ اما به صنایع مختلف مانند مدیریت پروژه و ساخت‌وساز گسترش‌یافته است. یک پروژه ناب، پروژه‌ای است که در آن بهبود مستمر وجود داشته باشد. این امر آن را به بخشی از محیط مدیریت پروژه چابک بزرگ‌تر تبدیل می‌کند، بدین معنا که انعطاف‌پذیر بوده و در صورت نیاز مایل به تغییر است. همه چیز در مورد ارائه ارزش به مشتریان و ذی‌نفعان است و چه در حال تولید خودرو باشید و چه در حال ساخت اپلیکیشن، یک فرایند یکسان است.
یکی از جنبه‌های ناب که آن را از روش‌های سنتی مدیریت پروژه متمایز می‌کند، این است که پنج اصل مدیریت پروژه ناب را به کار می‌گیرد. اوین قدم در یک پروژه ناب، شناسایی پنج اصل ناب و سپس به‌کارگیری آن‌ها در پروژه شما است.
مزایای مدیریت پروژه ناب
هنگامی که سیستم تولید تویوتا (TPS) برای اولین‌بار معرفی شد، به این شرکت خودروسازی اجازه داد تا ارزش را برای مشتریان خود بهبود ببخشد. گواه این ادعا، خود ماجرا است: یک تولیدکننده خودرو (که در آن زمان) به یکی از بزرگ‌ترین خودروسازان جهان تبدیل شده بود. درحالیکه اصطلاح تولید ناب تا دهه ۱۹۹۰ مطرح نشده بود، مزایای مدیریت پروژه ناب در این مثال آکار بود. در ادامه به بررسی از مزایای مدیریت پروژه ناب می‌پردازیم.
- دید وسیع‌تر به فرایند تولید
- کنترل بیشتر، تصمیم‌گیری بهتر و توانمندسازی تیمها
- افزایش بهره‌وری و روحیه تیمها
- ارائه روش‌های جایگزین برای ارسال اقلام قابل‌تحویل
- پروژه‌های سریعتر به دلیل نیاز به پاسخگویی به مسائل کمتر
- افزایش سود به دلیل ایجاد افزوده بیشتر و کاهش ضایعات
- افزایش رضایت مشتری
هم‌زمان با اینکه شرکت‌ها از مزایای مدیریت پروژه ناب بهره‌مند می‌شوند، بودجه بیشتری برای سرمایه‌گذاری در کارگران، ابزار و تجهیزات خواهند داشت. این امر باعث ایجاد یک اثر گلوله‌برفی میشود که ارزش بیشتری ایجاد کرده و ضایعات بیشتری را از سیستم تولید کاهش می‌دهد. این فرایند یک موقعیت برد – برد در بهترین حالت تجاری است.
برای بهره‌مندی از همه این مزایا، به نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای نیاز دارید که قابلیت مشاهده و اتصال را فراهم می‌کند. بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه داده‌ها را در چندین نمای پروژه به اشتراک می‌گذارند. این نرم‌افزارها قابلیت‌ها و ویژگی‌های منحصربه‌فردی را برای برچسب‌گذاری وظایف، اولویتبندی آن‌ها و… فراهم میکنند.
مدیریت برنامه ناب چیست؟
پروژه‌ها به طور مرتب و یکی پس از دیگری اتفاق نمی‌افتند. به‌احتمال زیاد، مدیران پروژه مسئول نظارت بر تعدادی از پروژه‌ها هستند. یک پورتفیلو شامل تعداد زیادی پروژه است؛ اما یک برنامه شامل تعداد زیادی پروژه مرتبط است. این پروژه‌ها نیز می‌توانند از رویکرد ناب بهره‌مند شوند. شما می‌توانید هنگام مدیریت یک برنامه از پنج اصل ناب استفاده کنید. با نگاه‌کردن به تمام پروژه‌های خود از طریق لنز مدیریت برنامه ناب، حوزه‌هایی را که در بین پروژه‌ها اتلاف وجود دارد، پیدا خواهید کرد.
سپس می‌توانید ارزش را مشخص کرده و منابع را به اشتراک بگذارید تا به همه پروژه‌ها کمک کنید تا بهتر در کنار هم جریان پیدا کنند. درحالیکه مدیریت برنامه ناب به‌اندازه مدیریت پروژه ناب شناخته شده نیست؛ تنها نمونه دیگری از اصل پنجم Lean محسوب میشود. اگر اصول ناب به یک پروژه کمک کنند، به برنامه نیز کمک خواهند کرد. بهبود مستمر به معنای گسترش دامنه رویکرد ناب و آگاه‌کردن همه جنبه‌های کسب‌وکار از آن است.
جمع‌بندی
مدیریت پروژه ناب با تمرکز بر نیازهای مشتری، حذف ضایعات و تقویت بهبود مستمر، چارچوبی قدرتمند برای ارائه ارزش به طور کارآمد ارائه می‌دهد. با به‌کارگیری اصولی مانند تعریف ارزش، نقشه‌برداری از جریان‌های ارزش، تضمین جریان ارزش و پیاده‌سازی سیستم‌های کششی و تلاش برای کمال، سازمان‌ها می‌توانند فرایندها را سادهسازی کنند، هزینهها را کاهش دهند و نتایج پروژه را بهبود ببخشند. این رویکرد، همکاری را تشویق می‌کند، تیمها را توانمند می‌کند، فرهنگ سازگاری را ترویج می‌دهد و آن را به گزینه‌ای ایدئال برای محیط‌های پویا و آگاه از منابع تبدیل می‌کند.
در این مقاله کوشیدیم راهنمای جامعی در مورد مدیریت پروژه ناب به شما عزیزان ارائه دهیم. ما با ارائه مشاوره تخصصی در زمینه مدیریت کسب‌وکار راه‌حل‌هایی جهت افزایش بهره‌وری، جذب نیروهای متخصص و موفقیت، به شما کمک می‌کنیم در سطح ملی و بین‌المللی بدرخشید. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی، با ما در تماس باشید.
بدون دیدگاه