مدیریت پروژه اسکرام چیست؟

در دنیای کسب‌وکار امروزی که به‌سرعت در حال تغییر است، تحویل پروژه‌ها به‌صورت کارآمد و درعین‌حال سازگار با تغییرات، چالشی حیاتی است. مدیریت پروژه اسکرام چارچوبی برای اجایل به‌عنوان رویکردی تحول‌آفرین برای مقابله با این چالش ظهور کرده است. اسکرام که در ابتدا برای توسعه نرم‌افزار طراحی شده بود، با اصول همکاری، پیشرفت تدریجی و انعطاف‌پذیری به چارچوبی محبوب در صنایع مختلف مانند بازاریابی، آموزش و توسعه محصول تبدیل شده است.

مراحل اجرای پروژه به روش اسکرام با تقسیم پروژه‌ها به چرخه‌های کوتاه به نام اسپرینت، تأکید بر نقش‌های تیمی و ترویج بهبود مستمر، تضمین می‌کنند که تیم‌ها به‌صورت تدریجی ارزش ارائه دهند و با ذی‌نفعان هم‌راستا بمانند. در این مقاله از سری مقالات راهبردار با ما همراه باشید تا به بررسی ابزارهای اسکرام در مدیریت پروژه  بپردازیم.

منظور از مدیریت پروژه اسکرام چیست؟

اسکرام یک چارچوب برای مدیریت چابک پروژه است که همکاری تیمی، شفافیت و توسعه تدریجی را ترویج می‌دهد. طبق تعریف Scrum.org، این چارچوب بر پایه تجربه‌گرایی (empiricism) بنا شده است و بر سه‌پایه شفافیت، بازرسی و انطباق استوار است. این اصول تضمین می‌کنند که تمام جنبه‌های پروژه (اهداف، پیشرفت و چالش‌ها) شفاف، به طور منظم بررسی و در صورت نیاز تنظیم شوند.

اسکرام کار را به چرخه‌های کوتاه به نام اسپرینت پلنینگ (Sprint Planning) تقسیم می‌کند که معمولاً بین دو تا چهار هفته به طول می‌انجامند و در آن‌ها تیم‌ها یک محصول قابل‌تحویل تولید می‌کنند. این رویکرد تدریجی به تیم‌ اسکرام امکان می‌دهد تا به تغییرات در نیازمندی‌ها بدون انحراف از مسیر پروژه پاسخ دهند. در هسته اسکرام، نقش‌ها مصنوعات و رویدادها قرار دارند. نقش‌ها شامل مالک محصول (Product Owner) که کار را بر اساس نیازهای ذی‌نفعان اولویت‌بندی می‌کند، استاد اسکرام (Scrum Master role) که فرایند را تسهیل و موانع را برطرف می‌کند و تیم توسعه که مسئول اجرای کار است، هستند.

مصنوعات شامل بک اسپرینت (وظایف برای یک اسپرینت خاص) و افزایش (Increment، کار تکمیل شده) ساختار را فراهم می‌کنند. رویدادهایی مانند برنامه‌ریزی اسپرینت جلسات روزانه، بازبینی اسپرینت و بازنگری‌های گذشته‌نگر (retrospectives) تیم اسکرام را هم‌راستا و متمرکز بر بهبود مستمر (Continuous Improvement) نگه می‌دارند. جذابیت مدیریت پروژه اسکرام در سادگی و انعطاف‌پذیری آن نهفته است. همان‌طور که در Agile Coach و Attlassian اشاره شده است، اسکرام کمتر به فرایندهای سخت‌گیرانه و بیشتر به تقویت فرهنگ همکاری و آزمایش وابسته است.

چه درحال‌توسعه نرم‌افزار باشید و چه در حال راه‌اندازی یک کمپین بازاریابی، ابزارهای اسکرام در مدیریت پروژه  می‌تواند با نیازهای شما سازگار شود و آن را به ابزاری همه‌کاره برای مدیریت پروژه‌های مدرن تبدیل می‌کند.

مراحل پیاده ‌سازی پروژه اسکرام

پیاده‌سازی مؤثر اسکرام در مدیریت پروژه  نیازمند درک  روشنی از اجزای آن و رویکردی ساختاریافته برای پذیرش آن است. در ادامه مراحل اجرای پروژه به روش اسکرام را با استفاده از اطلاعات موجود در Wricke، Scrum Alliance، Scrum.org و Visual Paradigm شرح می‌دهیم:

۱. مدیریت پروژه اسکرام: آموزش و تشکیل تیم

اولین گام از مراحل اجرای پروژه به روش اسکرام، اطمینان از درک همه افراد درگیر از اصول و شیوه‌های اسکرام است. Scrum.org بر اهمیت آموزش اعضای تیم با استفاده از راهنمای اسکرام، سندی مختصر که قوانین این چارچوب را مشخص می‌کند، تأکید دارد. این دانش پایه به هم‌راستایی انتظارات کمک می‌کند. یک تیم چندوظیفه‌ای، معمولاً متشکل از ۵ الی ۹ نفر تشکیل دهید تا مهارت‌ها و دیدگاه‌های متنوعی را در بر بگیرد.

نقش‌های کلیدی شامل مالک محصول برای تعریف چشم‌انداز، استاد اسکرام برای هدایت فرایند و تیم توسعه برای اجرای کار را مشخص کنید. با ذی‌نفعان در مراحل اولیه تعامل داشته باشید تا اهداف را مشخص کرده و حمایت آن‌ها را جلب کتید و از ابتدا محیطی مشارکتی ایجاد کنید.

۲. مراحل اجرای پروژه به روش اسکرام: یجاد و اولویت‌ بندی بک لاگ محصول

بک‌لاگ محصول نقشه دومین مرحله از مدیریت پروژه اسکرام راه پروژه است، لیستی پویا از تمام ویژگی‌ها، بهبودها یا اصلاحات موردنظر که اغلب به‌صورت داستان‌های کاربری (User Stories) نوشته می‌شوند. طبق گفته Wricke، مالک محصول با ذی‌نفعان همکاری می‌کند تا این موارد را بر اساس ارزش، فوریت و پیچیدگی اولویت‌بندی کند. ابزارهایی مانند نقشه‌برداری داستان‌های کاربری، می‌توانند به تجسم بک‌لاگ کمک کنند و اطمینان دهند که با اهداف پروژه هم‌راستا است. به طور منظم بک لاگ محصول (Product Backlog)را از طریق جلسات پالایش به‌روز کنید تا مرتبط و اولویت‌بندی شده باقی بمانند.

۳. برنامه ‌ریزی اسپرینت

برنامه‌ریزی اسپرینت پایه و اساس هر چرخه را تشکیل می‌دهد. تیم زیرمجموعه‌ای از موارد بک‌لاگ محصول را برای انجام در طول اسپرینت انتخاب می‌کند و هدف اسپرینت را مشخص می‌کند. Attlassian  توضیح می‌دهد که این فرایند شامل تخمین تلاش (اغلب با استفاده از امتیاز داستان) و تقسیم وظایف به واحدهای قابل‌مدیریت است. استاد اسکرام توضیح می‌دهد که تیم بیش از حد تعهد نمی‌دهد، درحالی‌که مالک محصول نیازمندی‌ها را مشخص می‌کند.

۴. مدیریت پروژه اسکرام: اجرای اسپرینت با جلسات روزانه

در طول اسپرینت، تیم روی وظایف انتخاب شده کار می‌کند و توسط جلسات روزانه (Daily Scrum) هدایت می‌شود. بر اساس توضیحات Scrum.org این جلسات ۱۵ دقیقه‌ای،  به اعضای تیم امکان می‌دهد پیشرفت را به اشتراک بگذارند، موانع را بررسی کنند و کار روز را برنامه‌ریزی کنند. استاد اسکرام نقش کلیدی در رفع موانع دارد و اطمینان می‌دهد که تیم متمرکز باقی می‌ماند. حفظ سرعت پایدار در اسکرام در مدیریت پروژه  برای جلوگیری از فرسودگی تاکید دارد؛ زیرا اسپرینت‌های فشرده اما محدود به زمان هستند.

۵. بازبینی و تحویل افزایش

در پایان اسپرینت، تیم یک بازبینی اسپرینت برگزار می‌کند تا افزایش تکمیل شده را به ذی‌نفعان ارائه دهد. جمع‌آوری بازخورد در این رویداد برای اعتبارسنجی کار و اطلاع‌رسانی به اسپرینت‌های بعدی تأکید دارد. افزایش باید با تعریف انجام شده (Definition of Done) تیم، معیاری مشترک برای اطمینان از کیفیت، مطابقت داشته باشد. این گام از مدیریت پروژه اسکرام، شفافیت را تقویت کرده و پروژه را با انتظارات ذی‌نفعان هم‌راستا نگه می‌دارد و به مدیریت ذینفعان پروژه کمک می‌کند.

۶. بازتاب و بهبود با بازنگری گذشته‌ نگر

در این مرحله از scrum project management باید بازنگری گذشته‌نگر انجام شود. بازنگری گذشته‌نگر زمانی اختصاصی برای تیم است تا تأمل کند که چه چیزی خوب پیش رفت و چه چیزی خیر و چگونه می‌توان بهبود یافت. Mountain Goat Software پیشنهاد می‌دهد از فرمت‌های خلاقانه مانند (شروع، توقف، ادامه)  برای ایجاد بحث‌های سازنده استفاده شود. این گام تجسم ستون انطباق اسکرام است و تیم‌ها را به اصلاح فرایندها، ارتباطات یا ابزارها تشویق می‌کند.

۷. تکرار و مقیاس ‌بندی

پس از بازنگری گذشته‌نگر از مراحل اجرای پروژه به روش اسکرام، چرخه با اسپرینت بعدی از نو آغاز می‌شود. با گذشت زمان، تیم‌ها ممکن است نیاز به مقیاس‌بندی اسکرام برای پروژه‌های بزرگ‌تر داشته باشند. بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه چارچوب‌هایی برای هماهنگی چندین تیم اسکرام ارائه می‌دهند. باید به طور منظم بک‌لاگ محصول را بازبینی کنید تا بازخوردها و اولویت‌های جدید را در بر بگیرد و اطمینان دهید که پروژه با نیازهای در حال تغییر تکامل می‌یابد.

ابزارهای اسکرام در مدیریت پروژه

پیاده‌سازی مدیریت پروژه اسکرام با ابزارهایی که همکاری، ردیابی و تجسم را ساده‌تر می‌کنند، به طور قابل‌توجهی بهبود می‌یابد. در ادامه، ابزارهای مدیریت اجایلAgile Management Tools)) اسکرام را بررسی می‌کنیم و نقش آن‌ها را در حمایت از شیوه‌های اسکرام برجسته می‌کنیم.

۱. جیرا (Jira – Atlassian)

جیرا که توسط Agile Coach برجسته شده است، ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژه اسکرام است. این ابزار تخته‌های قابل‌تنظیم برای تجسم بک‌لاگ محصول و اسپرینت ارائه می‌دهد و امکان مدیریت وظایف با کشیدن و رهاکردن را فراهم می‌کند. ویژگی‌هایی مانند نمودارهای کاهش (burndown charts) و گزارش‌های سرعت به ردیابی پیشرفت و پیش‌بینی تکمیل کمک می‌کنند. ادغام جیرا با Confluence از مستندسازی پشتیبانی می‌کند و آن را برای تیم‌هایی که پروژه‌های پیچیده را مدیریت می‌کنند، ایدئال می‌سازد.

۲. ترلو (Trello)

ترلو ابزاری کاربرپسند برای تیم‌های کوچک‌تر یا تازه‌واردان به اسکرام در مدیریت پروژه  است. سیستم مبتنی بر کارت آن وظایف را به لیست‌هایی سازمان‌دهی می‌کند که نشان‌دهنده موارد بک‌لاگ، کار در حال انجام و وظایف تکمیل شده هستند. سادگی ترلو آن را برای تجسم اسپرینت‌ها و مدیریت داستان‌های کاربری به گزینه‌ای ایدئال تبدیل می‌کند. افزونه‌هایی مانند Power-Ups می‌توانند ویژگی‌های خاص اسکرام مانند ردیابی زمان یا برنامه‌ریزی اسپرینت را اضافه کنند.

۳. ماندی دات کام (Monday.com)

Monday.com به‌عنوان پلتفرمی همه‌کاره برای مدیریت پروژه اسکرام شناخته می‌شود. این ابزار قالب‌هایی برای برنامه‌ریزی اسپرینت، مدیریت بک‌لاگ و بازنگری‌های گذشته‌نگر ارائه می‌دهد. داشبوردهای این برنامه پیشرفت را در زمان واقعی نمایش می‌دهند و شفافیت را تقویت می‌کنند. ویژگی‌های اتوماسیون Monday.com یادآوری‌های تخصیص وظیفه، بار اداری را کاهش می‌دهند و به استاد اسکرام امکان می‌دهند روی هدایت تیم تمرکز کند.

۴. کلیک آپ (ClickUp)

کلیک آپ به دلیل رویکرد همه‌جانبه یکی از بهترین ابزارهای اسکرام در مدیریت پروژه محسوب می‌شود که مدیریت وظایف، ردیابی زمان و تنظیم هدف را ترکیب می‌کند. تیم‌های اسکرام می‌توانند از قالب‌های اسپرینت کلیک آپ برای برنامه‌ریزی و ردیابی کار استفاده کنند. ادغام این ابزار با ابزارهای ارتباطی مانند Slack همکاری را در جلسات روزانه بهبود می‌بخشد.

۵. اسکرام دو (ScrumDo)

اسکرام دو به دلیل تمرکز بر جریان‌های کاری خاص اسکرام به یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت پروژه اسکرام محسوب می‌شود. این ابزار امکاناتی برای اولویت‌بندی بک‌لاگ، برنامه‌ریزی اسپرینت و ردیابی پیشرفت ارائه می‌دهد. تحلیل‌های ScrumDo به تیم‌ها کمک می‌کنند تا سرعت را اندازه‌گیری کرده و گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و از بازنگری‌های گذشته‌نگر داده‌محور پشتیبانی می‌کند. این ابزار برای تیم‌هایی که به دنبال ابزاری اختصاصی برای اسکرام بدون پیچیدگی پلتفرم‌های گسترده‌تر هستند، مفید است.

۶. ابزارهای اسکرام در مدیریت پروژه: ویژوال پارادایم (Visual Paradigm)

راهنمای اسکرام Visual Parsdigm ابزار خود را برای ایجاد نمودارهایی مانند جریان‌های کاری اسپرینت و نقشه‌های داستان‌های کاربری معرفی می‌کند. این تصاویر در پالایش بک‌لاگ و برنامه‌ریزی اسپرینت کمک می‌کنند و مفاهیم انتزاعی را ملموس می‌سازند. اگرچه Visual Paradigm یک ابزار کامل مدیریت پروژه نیست، قابلیت‌های نموداری آن مکمل پلتفرم‌هایی مانند جیرا یا ترلو برای تیم‌هایی است که به‌وضوح بصری نیاز دارند.

۷. تارگت پروسس (Targetprocess)

تارگت پروسس به دلیل مقیاس‌بندی اسکرام در چندین تیم برای مدیریت پروژه اسکرام پیشنهاد می‌شود. این ابزار از چارچوب‌هایی مانند SAFe پشتیبانی می‌کند و تخته‌های قابل‌تنظیم برای تجسم جریان‌های کاری پیچیده ارائه می‌دهد. ویژگی‌های گزارش‌دهی آن به ردیابی وابستگی‌های بین تیمی کمک می‌کند و آن را برای سازمان‌های بزرگی که اسکرام را در مقیاس بزرگ پیاده‌سازی مناسب می‌سازد.

۸. آسانا (Asana)

آسانا  ابزاری انعطاف‌پذیر برای مدیریت پروژه اسکرام است که نمای Timeline برای برنامه‌ریزی اسپرینت و وابستگی‌های وظایف ارائه می‌دهد. ادغام آن با ابزارهای ردیابی زمان از تخمین تلاش پشتیبانی می‌کند، درحالی‌که فیلدهای سفارشی امکان برچسب‌گذاری وظایف با ویژگی‌های خاص اسکرام مانند امتیاز داستان را فراهم می‌کند. رابط بصری آسانا آن را برای تیم‌های غیرفنی قابل‌دسترس می‌سازد.

بهترین شیوه‌ ها برای پیاده‌سازی موفق مدیریت پروژه اسکرام

برای به حداکثر رساندن مزایای مدیریت پروژه اسکرام، باید از شیوه‌های زیر که توسط مشاوران متخصص راهبردار توصیه شده‌اند، استفاده کنید:

• تقویت فرهنگ همکاری: ایجاد اعتماد در تیم‌ها و با ذی‌نفعان اهمیت زیادی در مدیریت پروژه اسکرام دارد. ارتباطات باز را در جلسات روزانه و بازنگری‌های گذشته‌نگر تشویق کنید تا چالش‌ها زودتر برطرف شوند.
• ثبات در اسپرینت‌ها: طول اسپرینت‌ها را ثابت نگه دارید تا ریتمی ایجاد شود که پیش‌بینی سرعت و برنامه‌ریزی مؤثر را آسان‌تر کند.
• استفاده هوشمندانه از ابزارها: ابزارهایی را انتخاب کنید که با اندازه و پیچیدگی تیم شما همخوانی داشته باشند. به‌عنوان‌مثال، از ترلو برای سازندگی یا جیرا برای گزارش‌دهی پیشرفته استفاده کنید.
• سرمایه‌گذاری در آموزش: گواهینامه‌هایی مانند PSM یا CSM برای تعمیق درک و اجتناب از اشتباهات رایج اهمیت دارند.
• پذیرش بهبود مستمر: بازنگری گذشته‌نگر قلب مدیریت پروژه اسکرام محسوب می‌شود. از آن برای آزمایش فرایندها یا ابزارهای جدید استفاده کنید.

تجربیات عملی از استفاده از اسکرام در شرکت‌ها

یکی از نمونه‌های برجسته مدیریت پروژه اسکرام گوگل است که اسکرام را در تیم‌های بازاریابی خود پیاده‌سازی کرد. طبق گزارش‌ها، این رویکرد منجر به ۳۰% بهبود در اثربخشی کمپین‌ها و ۲۰% افزایش همکاری تیمی شد. تیم‌ها با اسپرینت‌های دوهفته‌ای، اولویت‌بندی وظایف و جلسات روزانه، توانستند به سرعت به بازخوردهای بازار پاسخ دهند و نوآوری را تسریع کنند.

در اسپاتیفای، اسکرام از روزهای اولیه به‌عنوان چارچوب اصلی توسعه نرم‌افزار مورداستفاده قرار گرفت. آن‌ها تیم‌های کوچک و خود سازمان‌ده (Squads) را با مدل اسپاتیفای (ترکیبی از اسکرام و کانبان) ادغام کردند. نتیجه؟ تحویل ویژگی‌های حدید مانند الگوریتم‌های شخصی‌سازی موسیقی با سرعت ۵۰% بالاتر و کاهش زمان به بازار از ماه‌ها به هفته‌ها.

جمع‌بندی

مدیریت پروژه اسکرام چارچوبی قدرتمند برای مدیریت پیچیدگی‌های پروژه‌های مدرن ارائه می‌دهد. با پذیرش نقش‌ها، مصنوعات و رویدادهای آن، تیم‌ها می‌توانند به‌صورت تدریجی ارزش ارائه دهند و در برابر تغییرات چابک باقی بمانند. مراحل اجرای پروژه به روش اسکرام مسیر روشنی برای موفقیت فراهم می‌کنند. ابزارهای اسکرام در مدیریت پروژه مانند جیرا و ترلو با ارائه تجسم و اتوماسیون، کارایی را افزایش می‌دهند و از شیوه‌های اسکرام پشتیبانی می‌کنند.

درحالی‌که چالش‌هایی مانند مقاومت یا خارج‌شدن از محدوده ممکن است پیش آیند، تعهد به ستون‌های شفافیت، بازرسی و انطباق اسکرام می‌تواند بر آن غلبه کند. در این مقاله کوشیدیم راهنمای جامعی در مورد مدیریت پروژه مدل اسکرام به شما ارائه دهیم. اگر شما نیز به دنبال بهترین ابزارهای اسکرام در مدیریت پروژه هستید، با مشاوران ما در تماس باشید تا راهنمایی‌های تخصصی را در اختیار شما عزیزان قرار دهند. مشاوران راهبردار با بیش از صدها پروژه موفق در تحولات تیمی، افزایش بهره‌وری و جذب استعدادهای درخشان، در کنار شما است تا مدیریت پروژه اسکرام را به بهترین نحو ممکن اجرا کنید.