پروژه‌های موفق تنها به برنامه‌ریزی دقیق و اجرای بی‌نقص وابسته نیستند؛ بلکه به مدیریت ذینفعان پروژه نیز نیاز دارند. ذینفعان پروژه افراد، گروه‌ها یا سازمان‌هایی هستند که چه به‌صورت داخلی در سازمان حامی پروژه و چه به‌صورت خارجی مانند تأمین‌کنندگان از نتایج یک پروژه تأثیر می‌پذیرند یا بر آن تأثیر می‌گذارند. درک نقش ذینفعان در موفقیت پروژه برای تضمین اهداف پروژه حیاتی است؛ زیرا انتظارات و تأثیرات آن‌ها می‌تواند چرخه عمر پروژه را به‌صورت مثبت یا منفی شکل دهد.
مدیریت ذینفعان فرایندی کلیدی در مدیریت پروژه است که شامل شناسایی، اولویت‌بندی و تعامل با ذینفعان برای برآورده‌کردن نیازهایشان و همسو کردن اهداف آن‌ها با اهداف پروژه است. در این مقاله از سری مقالات راهبردار به بررسی استراتژی تعامل با ذینفعان پروژه خواهیم پرداخت. تا پایان با ما همراه باشید.
مدیریت ذینفعان پروژه: منظور از ذینفعان پروژه چیست؟
ذی‌نفع فرد، گروه یا سازمانی است که از نتیجه یک پروژه یا فعالیت تجاری تأثیر می‌پذیرد. ذینفعان پروژه همان‌طور که از نامشان پیدا است، به موقعیت پروژه علاقه‌مند هستند و می‌توانند داخلی یا خارجی نسبت به سازمانی باشند که پروژه را حمایت می‌کند. روابط با ذینفعان می‌تواند تأثیر مثبت یا منفی بر چرخه عمر پروژه داشته باشد؛ بنابراین، باید ذینفعان کلیدی خود را شناسایی کرده و یک برنامه مدیریت ذینفعان برای برآورده‌کردن نیازهایشان ایجاد کنید.
۱. ذینفعان داخلی
ذی‌نفع داخلی کسی است که منفعت او در پروژه به طور مستقیم به عضویت در سازمانی که پروژه را مدیریت می‌کند، مرتبط است. ذینفعان داخلی به دنبال دستیابی به اهداف تجاری و اهداف استراتژیک پروژه هستند. این افراد می‌توانند شامل مدیران پروژه، اعضای تیم، حامیان مالی، مالکان یا حتی سرمایه‌گذاران سازمان باشند.
۲. ذینفعان خارجی
ذینفعان خارجی کسانی هستند که به طور مستقیم با سازمان مرتبط نیستند؛ اما برای کسب‌وکار مهم هستند یا به شکل غیرمستقیم از پروژه تأثیر می‌پذیرند. این افراد معمولاً بخشی از زنجیره تأمین، بستانکاران یا گروه‌های عمومی هستند.
منظور از مدیریت ذینفعان پروژه چیست؟
مدیریت ذینفعان پروژه یک فرایند مدیریت پروژه است که شامل مدیریت انتظارات و نیازهای همه ذینفعان داخلی و خارجی درگیر در پروژه می‌شود. برای این منظور، مدیران پروژه باید یک برنامه مدیریت ذینفعان ایجاد کنند که سندی مهم در نحوه مدیریت یک پروژه است و استراتژی‌های مدیریت ذینفعان که در طول پروژه اعمال می‌شوند را توضیح می‌دهد. علاوه بر این، گزارش‌های وضعیت پروژه از ابزارها و تکنیک‌هایی مانند گزارش‌های وضعیت پروژه برای تسهیل فرایند مدیریت ذینفعان در هر مرحله از چرخه عمر پروژه استفاده می‌کنند.
باید توجه داشت که اصطلاح مدیریت ذینفعان تنها به مدیریت پروژه محدود نمی‌شوند؛ بلکه می‌تواند به مدیریت کسب‌وکار نیز مرتبط باشد. مدیریت روابط با ذینفعان برای کسب‌وکارهای کوچک به همان اندازه برای شرکت‌های بزرگ، شرکت‌های متوسط و حتی سازمان‌های غیرانتفاعی اهمیت دارد. به همین ترتیب، تیم‌های مدیریت پروژه و کسب‌وکارها با هر اندازه می‌توانند از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت ذینفعان بهره‌مند شوند. این نرم‌افزارها ابزارهای برنامه‌ریزی قوی مانند گانت چارت پروژه، تخته‌های کانبان، تقویم‌ها و لیست‌های وظایف را ارائه می‌دهد.
برنامه مدیریت ذینفعان پروژه چیست؟
همان‌طور که گفته شد، برنامه مدیریت ذینفعان پروژه یک سند مدیریت پروژه است که ذینفعان پروژه شما را شناسایی کرده و استراتژی‌هایی را که برای ارتباط با آن‌ها و برآورده‌کردن نیازهایشان استفاده خواهید کرد، مشخص می‌کند. این برنامه معمولاً شامل عناصر زیر است:
- فهرستی از همه ذینفعان پروژه همراه با اطلاعات اولیه آن‌ها
- نقشه ذینفعان با ماتریس قدرت – منفعت
- استراتژی تعامل با ذینفعان پروژه
- بخشی که استراتژی‌های مختلف مدیریت ذینفعان را برای سناریوهای مختلف، مانند حل تعارض یا تکنیک‌های گزارش‌دهی وضعیت پروژه شرح می‌دهد.
چگونه یک برنامه مدیریت ذینفعان یک پروژه را در ۵ مرحله ایجاد کنیم؟
اگرچه هر رویکرد مدیریت ذینفعان ممکن است بسته به نیازهای پروژه یا کسب‌وکار متفاوت باشد، برخی از بهترین روش‌ها برای مدیریت روابط با ذینفعان وجود دارد. این پنج مرحله را دنبال کنید. تا اطمینان حاصل کنید تمام جنبه‌های برنامه مدیریت ذینفعان پروژه پوشش داده شده است:
۱. شناسایی ذینفعان خود
اولین گام در هر برنامه مدیریت ذینفعان خوب، شناسایی صحیح ذینفعان است. می‌توانید از الگوهای ثبت ذینفعان در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای ثبت ذینفعان و اطلاعات کلیدی درباره آن‌ها، مانند نقش، سطح قدرت و علاقه به پروژه، روش‌های ارتباطی ترجیحی و… استفاده کنید.
۲. اولویت بندی ذی نفعان
توجه کنید که ذینفعان کلیدی تأثیر بیشتری بر روی پروژه خواهند داشت و در چه مرحله‌ای تأثیر آن‌ها کمتر یا بیشتر می‌شود. می‌توانید از نمودار پیازی برای فرایند اولویت‌بندی ذینفعان استفاده کنید. همیشه روابط با ذینفعان کلیدی را زیر نظر داشته باشید؛ زیرا آن‌ها می‌توانند بیشترین تأثیر را بر پروژه‌ها یا کسب‌وکار شما داشته باشند.
۳. مصاحبه با ذی نفعان
در مدیریت ذینفعان پروژه کار با ذینفعان جدید در ابتدا می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. شناخت ذینفعان کلید مدیریت مؤثر روابط با آن‌ها است. به همین دلیل توصیه می‌شود با ذینفعان پروژه مصاحبه کنید. در ادامه چند نمونه سؤال برای مصاحبه با ذینفعان به شما ارائه می‌دهیم.
- انتظارات شما از این پروژه چیست؟
- به کدام نتایج پروژه بیشتر علاقه‌مند هستید؟
- امیدوارید این پروژه پس از اجرا چه تغییراتی ایجاد کند؟
- فکر می‌کنید پروژه با چه سرعتی اجرا شود؟
- اگر نسبت به این پروژه احساس مثبتی دارید چرا؟
- اگر نگرانی‌هایی در مورد این پروژه دارید دلیل آن چیست؟
۴. ایجاد ماتریس قدرت-منفعت
ماتریس قدرت منفعت یا ماتریس منفعت پروژه، نموداری است که به شما امکان می‌دهد سطح قدرت و علاقه‌ای که ذینفعان شما به پروژه دارند را تعیین کنید. این ابزار مدیریت پروژه بسیار مفیدی برای تحلیل ذینفعان است. با استفاده از این ابزار می‌توانید چهار گروه ذی‌نفع را شناسایی کنید که بر اساس اهمیت فهرست شده‌اند:
- ذینفعان با قدرت بالا و منفعت بالا
- ذینفعان با قدرت بالا و منفعت کم
- ذینفعان با قدرت کم و منفعت بالا
- ذینفعان با قدرت کم و منفعت کم
۵. تنظیم و مدیریت انتظارات
در این مرحله از مدیریت ذینفعان پروژه به‌وضوح مشخص کنید که هر ذی‌نفع کلیدی در کدام مراحل پروژه درگیر خواهد بود و بازه‌های زمانی که بازخورد آن‌ها موردنیاز است. یک استراتژی تعامل با ذینفعان پروژه ایجاد کنید تا نحوه مدیریت روابط با ذینفعان را تعریف کنید. همان‌طور که همیشه، در هر مرحله از مدیریت پروژه واقع‌بین، شفاف و صادق باشید.
فرایند مدیریت ذینفعان
برای مدیریت ذینفعان پروژه باید طبق مراحل زیر عمل کنید:
۱. تحلیل ذینفعان
تحلیل ذینفعان یک گام واحد نیست؛ بلکه مجموعه‌ای از مراحل شامل شناسایی ذینفعان، نقشه‌برداری ذینفعان و اولویت‌بندی آن‌ها است. به طور ساده، تحلیل ذینفعان را می‌توان به‌عنوان فرایند درک اینکه ذینفعان پروژه شما چه کسانی هستند، سطح نفوذ و مشارکت آن‌ها چیست و اهمیت آن‌ها برای پروژه یا کسب‌وکار شما تعریف کرد.
۲. شناسایی ذینفعان
شناسایی ذینفعان گام اول در فرایند تحلیل ذینفعان و پایه مدیریت ذینفعان پروژه است. همان‌طور که از نامش پیداست، این فرایند شامل شناسایی همه ذینفعان داخلی و خارجی شما است. بعداً این ذینفعان تحلیل، اولویت‌بندی و مرتبط خواهند شد. در اینجا چند نکته‌ای که مدیران پروژه باید در فرایند شناسایی ذینفعان در نظر بگیرند آورده شده است:
- اسناد برنامه‌ریزی پروژه مانند منشور پروژه را بررسی کنید تا اطلاعات ذینفعان را پیدا کنید.
- به دنبال هرگونه مقررات دولتی که ممکن است برای پروژه شما اعمال شود باشید. در این صورت آن سازمان‌های دولتی به ذینفعان پروژه تبدیل می‌شوند.
- از اعضای تیم و دیگر ذینفعان داخلی بازخورد بخواهید.
- همه افراد و سازمان‌های درگیر در زنجیره تأمین خود را شناسایی کنید.
۳. نقشه برداری ذینفعان
حالا که همه ذینفعان داخلی و خارجی خود را شناسایی کرده‌اید، زمان آن رسیده است که سطح علاقه و قدرت یا نفوذی که بر پروژه دارند را تعیین کنید. این یک گام مهم در فرایند مدیریت ذینفعان پروژه است؛ زیرا در این مرحله اطلاعات موردنیاز برای اولویت‌بندی ذینفعان را به دست خواهید آورد. ساده‌ترین راه برای انجام این کار، ایجاد یک ماتریس قدرت – منفعت است.
۴. اولویت بندی ذینفعان
هنگامی که فهرست کامل شد، می‌توانید شروع به اولویت‌بندی ذینفعان پروژه بر اساس اهمیت آن‌ها برای پروژه کنید. تصمیم بگیرید که کدام یک از آن‌ها بیشترین تأثیر را روی پروژه دارند و تحت‌تأثیر آن قرار می‌گیرند. هنگامی که ذینفعان کلیدی خود را تعیین کردید، نظارت بر آن‌ها و تعیین بهترین استراتژِی‌های مدیریت ذینفعان برای رضایت آن‌ها آسان‌تر خواهد بود.
۵. تعامل با ذینفعان
در نهایت، با اطلاعات ایجاد شده در نقشه ذینفعان، استراتژی تعامل با ذینفعان پروژه را مشخص کنید. این فرایند شامل تصمیم‌گیری در مورد نحوه ارتباط و تعامل با ذینفعان پروژه است. این مرحله از مدیریت ذینفعان پروژه منجر به ایجاد یک برنامه ارتباطی ذینفعان می‌شود که کانال‌ها و فرکانس ارتباطات بین شما و هر ذی‌نفع پروژه را مشخص می‌کند. می‌توانید از الگوی برنامه ارتباطی ما برای شروع استفاده کنید.
جمع‌بندی
مدیریت ذینفعان پروژه یکی از ارکان اصلی موفقیت هر کسب‌وکاری است. با شناسایی دقیق ذینفعان، اولویت‌بندی آن‌ها بر اساس میزان تأثیر و منفعت و ایجاد یک برنامه ارتباطی مؤثر می‌توانید اطمینان حاصل کنید که انتظارات ذینفعان به‌خوبی مدیریت شده و با اهداف پروژه همسو هستند.
فرایند مدیریت ذینفعان، از تحلیل و شناسایی گرفته تا نقشه‌برداری و تعامل، به شما امکان می‌دهد تا روابطی سازنده با افرادی کلیدی برقرار کنید و از تأثیرات منفی احتمالی جلوگیری کنید. در این مقاله کوشیدیم راهنمای جامعی در مورد نقش ذینفعان در موفقیت پروژه به شما ارائه دهیم. اگر شما نیز سؤالاتی پیرامون چگونگی انتخاب استراتژی با ذینفعان پروژه دارید، برای اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی، با ما در تماس باشید.
بدون دیدگاه