در چشم‌انداز پویای کسب و کار مدرن که نیروهای بازار با سرعت بی‌سابقه‌ای تغییر می‌کنند و عدم قطعیت، بزرگ‌نمایی می‌کند، اصول مدیریت پروژه موثر، رکن اصلی موفقیت سازمانی است. در قلب این الگوی مدیریتی، فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار قرار دارد. این رویکرد سیستماتیک تضمین می‌کند عملیات با اهداف استراتژیک همسو هستند. تکنیک های کنترل مدیریت در کسب و کار عملکرد را رصد می‌کند، اختلافات را شناسایی می‌کند و اقدامات اصلاحی را برای هدایت سازمان به سمت اهداف آن هماهنگ می‌کند.
چه در تولید که خطوط تولید نیازمند دقت هستند و چه در بخش‌های خدماتی که با تقاضاهای متغیر مشتریان دست‌وپنجه نرم می‌کنند، فرایند کنترل، مدیران را قادر می‌سازد تا مسئولیت‌پذیری را تقویت کنند، منابع را تهیه کنند و بهبود مستمر را هدایت کنند. در این مقاله از سری مقالات راهبردار با ما همراه باشید تا به بررسی نقش کنترل در مدیریت بپردازیم.
فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار چیست؟
فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار زمانی است که مدیران عملیات کسب‌وکار خود را تنظیم، اندازه‌گیری و پالایش می‌کنند و کنترل هزینه را مدیریت می‌کنند. با استفاده از تکنیک های کنترل مدیریت در کسب و کار، شرکت‌ها می‌توانند تغییرات در زنجیره تأمین، تقاضای مشتری و سایر متغیرهایی که بر معیشت شرکت تأثیر می‌گذارند را مدیریت کند. این یک وظیفه حیاتی برای حفظ بقای هر کسب‌وکاری است.
از طریق این فرایند، شرکت‌ها می‌توانند به طور دقیق بگویند آیا برنامه‌ها در جهت درست حرکت می‌کنند و به طور کامل اجرا می‌شوند یا خیر. اگر آن برنامه‌ها کار نکنند و شرکت را از مسیر خارج کنند، می‌توانند کسب‌وکار را به مسیر درست بازگردانند و رویه را حفظ کنند.
چه کسانی در فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار نقش دارند؟
طیف وسیعی از افراد و گروه‌ها در فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار نقش دارند؛ اما افراد خاص درگیر می‌تواند بسته به اندازه و ساختار شرکت متفاوت باشد. معمولاً مدیریت مانند تیم اجرایی، مدیرعامل و مدیران دپارتمان‌ها در این فرایند نقش دارند. آن‌ها برای تنظیم اهداف استراتژیک کلی و اهداف کسب‌وکار کار می‌کنند و مسئول نظارت بر عملکرد تیم خود هستند.
دپارتمان مالی، شامل مدیر مالی (CFO) و تحلیلگران مالی نیز در این فرایند درگیر هستند؛ زیرا به اطمینان از اینکه فرایند کنترل اطلاعات مرتبط و قابل‌اعتماد برای تصمیم‌گیری استراتژیک و گزارش‌دهی مالی ارائه می‌دهد، کمک می‌کنند. درحالی‌که کارکنان در سراسر دپارتمان‌ها مستقیماً در این فرایند درگیر نیستند، ممکن است با ارائه داده‌های مرتبط با نقش خود، پیروی از بودجه‌های تعیین‌شده یا ارائه بازخورد به این فرایند کمک کنند.
مراحل فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار
یک رویه پنج‌مرحله‌ای برای فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار وجود دارد که به شما کمک می‌کند فعالیت‌های کسب‌وکار خود را تنظیم، اندازه‌گیری و برنامه‌ریزی کنید. خواه این فرایند تولید، بسته‌بندی، تحویل یا فرایند کسب‌وکار دیگری باشد. اگر فرایند کنترل را اعمال نکنید، نمی‌توانید فرایندهای کسب‌وکار خود را مدیریت کنید. شما نمی‌توانید نیروی کار خود را بدون کنترل فرایند رهبری کنید. برای کنترل سازمانی که منجر به تحقق اهداف و برنامه‌های استراتژیک شرکت شما شود، باید مراحل زیر را دنبال کنید.
۱. تنظیم استانداردهای عملکرد
شما به هدفی برای کسب و کار خود نیاز دارید؛ اما باید راهنمایی برای تیم خود انتخاب کنید که آن‌ها در مسیر هدف حفظ کند. بدون چنین استانداردهایی، ممکن است تیم چه به‌صورت عمدی و چه به‌صورت غیرعمد از برنامه و هدف منحرف شود. استانداردها مانند اهدافی هستند که به یک دپارتمان خاص یا اعضای تیم واگذار می‌شوند. آن‌ها باید این استانداردها را از طریق همکاری، کار تیمی و تلاش مشارکتی کسب کنند. برای اطمینان از اینکه این استانداردها برآورده می‌شوند، باید معیارهایی را برای اندازه‌گیری آن‌ها در نظر بگیرید.
با تنظیم قوانینی که می‌توانید اندازه‌گیری کنید، می‌توانید عملکرد را قضاوت یا ارزیابی کنید تا نتایج استاندارد بمانند. این فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار به مدیریت کمک می‌کند تا بفهمد تولید چقدر پیشرفت کرده است و آیا در مسیر درست حرکت می‌کند یا نیاز به تنظیم دارد. داشتن استانداردهای مدیریت پروژه برای پایه قراردادن عملکرد به این معنا است که کار نیازی به توقف ندارد تا تصویری از میزان پیشرفت آن به دست آید.
دو گروه استاندارد شامل ملموس (خاص) و ناملموس (انتزاعی) وجود دارد. اولی قابل‌اندازه‌گیری است. شما می‌توانید آن را ببینید و بشمارید. دومی قابل‌دیدن یا شمرده شدن نیست. استاندارد شامل ملموس زمان، هزینه، سود، مخارج، خروجی و… است. استانداردهای ناملموس عملکرد مدیر، نگرش کارگر و… را در بر می‌گیرد.
۲. فرآیند کنترل در مدیریت کسب و کار: اندازه‌گیری عملکرد
تنظیم یک استاندارد، اندازه‌گیری عملکرد و فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار را با استفاده از تابع کنترل ممکن می‌سازد. از طریق این اندازه‌گیری عملکرد، می‌توانید هر انحراف از برنامه را قبل از اینکه از مسیر خارج شود و تولید را به زمین بزند، سریعاً شناسایی و تصحیح کنید. اندازه‌گیری‌ها وقتی با استانداردهای ملموس که می‌توان آن‌ها را دید و شمرد سروکار دارید، آسان‌تر است. این فرایند به طور طبیعی با استانداردهای ناملموس دشوارتر است. بر اساس تعریف، عملکرد ناملموس در یک سیستم اطلاعاتی دشوار است، زیرا نمی‌توانید آن را کمی‌سازی کنید.
یک راه برای جبران این کمبود، نگاه به عملکرد مدیر از دیدگاه تیم او است. نگرش تیم نسبت به کارشان چطور است؟ روحیه بالا است؟ ارتباطات بین تیم و مدیر چطور است؟ آیا تیم نسبت به یکدیگر، مدیر و شرکت وفادار است؟ هرچند این‌ها استانداردهای ناملموس هستند؛ اما در کنار هم تصویری از عملکرد مدیر ترسیم می‌کنند. تمام آن سؤالات به توانایی مدیر در مدیریت موفق تیم اشاره دارند. استاندارد را برای اندازه‌گیری آنچه تیم‌ها انجام می‌دهند، عملکرد موردانتظار آن‌ها و… تنظیم کنید. می‌توانید داده‌ها را به طور منظم از طریق گزارش‌ها، چه هفتگی، ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه جمع‌آوری کنید.
۳. مقایسه عملکرد واقعی در برابر استانداردهای عملکرد
پس از اینکه پایه‌ای برای عملکرد تیم‌های خود در تولید، بسته‌بندی، تحویل و… دارید، می‌توانید عملکرد واقعی را با عملکرد برنامه‌ریزی شده مقایسه کنید و میزان انحراف را تعیین کنید. این اخلاف واریانس یا تفاوت بین عملکرد واقعی و اهداف نامیده می‌شود. برنامه‌ریزی‌ها برای فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار می‌توانند در تحلیل واریانس بسیار مفید باشند. مدیر باید به این داده‌ها نگاه کند و نتیجه را بپذیرد یا رد کند. این بستگی به انحراف و تاثیر آن بر کسب‌وکار دارد. اینکه این انحراف قابل نادیده‌گرفته‌شدن است یا باید در مورد آن اقدامی صورت بگیرد، برعهده مدیریت است.
۴. تحلیل انحرافات
در این مرحله از فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار داده‌ها با استفاده از محدودیت‌های قابل‌قبول تحلیل می‌شوند. اگر استانداردها برآورده نشده باشند، مدیر باید بفهمد آیا کنترل بیشتری لازم است یا خود استاندارد تغییر کند. اگر شکافی بین عملکرد برنامه‌ریزی شده و واقعی وجود داشته باشد، مرحله بعدی این است که بفهمد علت آن چیست و میزان آن چقدر است.
سپس باید تعیین کنید که این انحراف چگونه بر کسب و کار تاثیر می‌گذارد. اگر تفاوت کوچک باشد، احتمالاً می‌توان آن را نادیده گرفت؛ اما اگر شکاف نشان‌دهنده سودها، انتصاب کارگران، تغییر یا تعمیر تجهیزات و سایر مسائل حیاتی باشد، باید موردتوجه قرار گیرد. یک الگوی تحلیل شکاف می‌تواند در فرایند تصمیم‌گیری موثر باشد.
۵. اقدامات اصلاحی
پس از تحلیل انحراف و تعیین علت آن، مدیر باید برنامه‌ای را تنظیم کند که در آن اقدامات اصلاحی، کنترل نقطه حیاتی و سایر وسایل برای حل مسئله استفاده شوند. این مرحله از فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار برای کاهش انحراف و اطمینان از برآورده‌شدن استانداردها ضروری است. این مرحله می‌تواند شامل تغییرات در فرایندها یا رفتارها باشد.
برخی موقعیت‌های کشف شده در فرایند کنترل ممکن است نیاز به اقدامات اصلاحی برای نجات کسب‌وکار داشته باشند؛ درحالی‌که دیگران ممکن است فقط به عملکرد تحت استاندارد باشند که نیاز به تصحیح برای بهبود فرایندها و بازگرداندن تولید به برنامه دارند؛ بنابراین، اقدامات ممکن است به دلیل فوریت بلافاصله لازم باشد. اقدامات اصلاحی شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها است. برای مثال، ممکن است نحوه انجام عملیات کسب‌وکار را تغییر دهید. بااین‌حال، برخی عملیات و عملکردها ممکن است نتوانند تغییر کنند و نیاز به منابع بیشتری داشته باشند.
برای مثال، استخدام اعضای تیم بیشتر ممکن است راه‌حلی برای تصحیح انحرافی باشد که کشف کرده‌اید. تکنیک های کنترل مدیریت در کسب و کار باید از ابتدا تا انتها توسط مدیر نظارت شوند. این امر نه‌تنها شامل فرایند کنترل، بلکه هر اقدامی است که برای حل انحراف یا بازتنظیم استانداردها برنامه‌ریزی شده است. درک فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار نشان می‌دهد آیا استانداردها برآورده می‌شوند یا نه و در صورت عدم برآورده‌شدن چه اقداماتی لازم است تا برآورده شوند.
چگونه حمایت تیم را برای بهبود فرایند کنترل جلب کنیم؟
برای اینکه فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار موثر باشد، تیم نیاز به پذیرش آن دارد. این امر اغلب حول تمرکز بر ارتباطات، شفافیت و تعامل می‌چرخد. برای مثال، تیم مدیریت ارشد می‌تواند توضیح دهد چرا اقدامات کنترل خاصی اعمال می‌شود و چگونه به سود کلی کسب‌وکار کمک می‌کند. هنگامی که اعضای تیم دریابند که کارشان چگونه بر تصویر کلی تاثیر می‌گذارد، احتمال بیشتری دارد که اهمیت کار خود را درک کنند. ازآنجایی‌که استانداردهای عملکرد در فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار آشکار است، بهتر است نتایج را به طور باز و صادقانه به اشتراک بگذارید.
این می‌تواند باعث ایجاد اعتماد شود و به کسانی که در کسب‌وکار هستند نشان دهد که داده‌ها به طور سازنده مورداستفاده قرار می‌گیرند. تیم‌ها برای برعهده گرفتن نقش کنترل در مدیریت به آموزش و پشتیبانی مناسب برای دستیابی به استانداردهای عملکرد نیاز دارند. اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم دانش و مهارت‌های لازم برای درک تکنیک های کنترل مدیریت در کسب و کار را دارند. اگر لازم باشد، آموزش در مورد بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه یا ابزارهایی که به جمع‌آوری و گزارش‌دهی داده‌ها کمک می‌کنند، ارائه دهید.
جمع‌بندی
فرایند کنترل در مدیریت کسب و کار ستون فقرات ضروری در نحوه مدیریت یک پروژه است و تضمین می‌کند که چشم‌اندازهای استراتژیک در بحبوحه سرعت بی‌وقفه اقتصاد جهانی به نتایج ملموس تبدیل شوند. سازمان‌ها با استفاده از تکنیک های کنترل در مدیریت کسب و کار، اندازه‌گیری نتایج، مقایسه واریانس‌ها، تجزیه و تحلیل انحرافات و به‌کارگیری اقدامات اصلاحی، نه‌تنها خطرات را کاهش می‌دهند؛ بلکه فرصت‌هایی را برای بهینه‌سازی و نوآوری نیز مهار می‌کنند. این چارچوب پنج‌مرحله‌ای، بی‌نظمی‌های بالقوه را به بهره‌وری ساده تبدیل می‌کند، تخصیص منابع را تقویت می‌کند، ضایعات را به حداقل می‌رساند و سودآوری را به حداکثر می‌رساند.
در این مقاله کوشیدیم راهنمای جامعی در مورد نقش کنترل در مدیریت به شما ارائه دهیم. اگر شما نیز به دنبال تحول در تیم، افزایش بهره‌وری و جذب استعدادهای درخشان هستید، با مشاوران متخصص ما در ارتباط باشید تا راه شما برای رسیدن به موفقیت روزافزون را هموار کنند. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی، از طریق بخش تماس با ما، با ما در ارتباط باشید.
بدون دیدگاه