همه پروژه‌ها با پتانسیل مشکلات یا فرصت‌ها عجین شده‌اند. این فرایند ریسک نامیده می‌شود و مدیریت پروژه ابزارهای مدیریت ریسک را برای رسیدگی به این عدم قطعیت‌ها ایجاد میکند. یکی از این تکنیک‌ها، تجزیه و تحلیل پاپیونی است. در این مقاله از سری مقالات راهبردار با ما همراه باشید تا به بررسی تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک بپردازیم.
منظور از تجزیه و تحلیل پاپیونی چیست؟
روش پاپیونی یک تکنیک مدیریت ریسک است که برای تجسم و تحلیل خطرات بالقوه و کنترل‌های آن‌ها در یک سیستم یا فرایند استفاده می‌شود. به این روش «تجزیه و تحلیل پاپیونی» گفته می‌شود؛ زیرا نمودار حاصل شبیه یک پاپیون است که یک رویداد مرکزی (که اغلب به‌عنوان رویداد اصلی شناخته می‌شود) در مرکز، خطرات و علل در سمت چپ و پیامدها و کنترل‌ها در سمت راست قرار دارند. بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه امکان بررسی ریسکها از طریق تجزیه و تحلیل پاپیونی فراهم می‌کنند. نمودار پاپیونی از چندین عنصر کلیدی تشکیل شده است که در ادامه فهرست شده‌اند:
- رویداد اصلی: رویداد یا ریسک اصلی که میتواند عواقب قابل‌توجهی داشته باشد. این نقطه «شکست» یا رویداد نامطلوبی است که هدف تحلیل، جلوگیری از آن است.
- علل (سمت چپ): عوامل، شرایط یا خرابی‌هایی که ممکن است رویداد اصلی را تحریک کنند. این‌ها معمولاً عوامل خطری هستند که می‌توانند منجر به مشکل اصلی شوند.
- پیامدها (سمت راست): پیامدها نتایج یا تأثیرات در صورت وقوع رویداد اصلی هستند. این موارد میتواند شامل ضررهای مالی، آسیب به اعتبار، مسائل حقوقی و… باشند.
- موانع/کنترل‌ها: این دسته اقداماتی برای جلوگیری از رویداد اصلی (در سمت چپ) یا کاهش عواقب (در سمت راست) هستند. این موارد می‌توانند موانع فیزیکی، کنترل‌های رویه‌ای، اقدامات ایمنی یا برنامه‌های آموزشی باشند.
تجزیه و تحلیل پاپیونی به شناسایی و اولویت‌بندی ریسک‌های بالقوه کمک میکند و سازمانها را قادر می‌سازد تا استراتژی‌های کاهش ریسک مناسبی را پیاده‌سازی کنند. همچنین به‌عنوان یک ابزار ارتباطی عمل میکند که به‌وضوح مسیرهای منتهی به ریسک و سیستمهای موجود برای مدیریت آن‌ها را نشان میدهد و تضمین میکند که ذی‌نفعان، مشخصات ریسک سازمان را درک می‌کنند.
تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک معمولاً در صنایعی که ایمنی در آن‌ها حیاتی است، مانند هوانوردی، نفت و گاز، مراقبتهای بهداشتی و تولید، مورداستفاده قرار می‌گیرد. تحلیل پاپیونی و نمودار گانت اهداف متفاوتی را در مدیریت پروژه دنبال می‌کنند؛ اما می‌توانند هنگام برنامه‌ریزی و مدیریت ریسکها در یک پروژه، مکمل یکدیگر باشند. تحلیل پاپیونی به شناسایی ریسک کمک میکند که برنامه‌ریزی وظایف برای رسیدگی به این ریسکها را آگاه می‌سازد. نمودارهای گانت همچنین نقش‌ها و مهلت‌ها را تعیین می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که افراد مناسب، استراتژی‌های کاهش ریسک را مدیریت می‌کنند.
چه زمانی باید تجزیه و تحلیل پاپیونی انجام داد؟
تجزیه و تحلیل پاپیونی باید در موقعیت‌های خاصی انجام شود که مدیریت ریسک و ایمنی برای موفقیت یک پروژه یا عملیات حیاتی هستند. در ادامه پند سناریوی کلیدی که تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک در آن‌ها بیشترین کاربرد را دارد، بررسی می‌کنیم.
- هنگام شناسایی و مدیریت سناریوهای پرخطر
- قبل از پروژه‌ها یا ابتکارات بزرگ
- هنگام معرفی فرایندها یا سیستمهای جدید
- در طول ممیزی‌های ایمنی یا ارزیابی خطرات
- هنگامی که فرایندهای پیچیده یا چندمرحله‌ای وجود دارد
- در صنایع تحت نظارت قوی
- هنگام واکنش به حوادث قریب‌الوقوع یا شکست‌های گذشته
- هنگام توسعه برنامه‌های واکنش اضطراری
نحوه انجام تجزیه و تحلیل پاپیونی
تجزیه و تحلیل پاپیونی روش ساختاریافته‌ای است که برای تجسم و مدیریت ریسکها با شناسایی علل و پیامدهای یک رویداد و سپس تعریف کنترل‌هایی برای پیشگیری یا کاهش این ریسکها استفاده می‌شود. این روش به درک اقدامات پیشگیرانه و واکنشی برای کنترل ریسکها کمک میکند. در ادامه مراحل کلیدی برای انجام موثر تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک را بررسی می‌کنیم.
۱. تعریف ریسک یا علت ریشه ای ریسک ها
اولین گام در تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک، شناسایی خطر یا علت ریشه‌ای آن است که میتواند منجر به یک رویداد ریسک شود. این خطر میتواند یک شرایط خاص، فعالیت یا عامل خارجی باشد که پتانسیل ایجاد آسیب را دارد. تعریف واضح خطر بسیار مهم است؛ زیرا پایه و اساس تحلیل را تعیین کرده و تضمین میکند که مراحل بعدی بر مدیریت مرتبط‌ترین خطرات تمرکز داشته باشند. این مرحله اغلب شامل جلسات طوفان فکری با ذی‌نفعان و متخصصان موضوع برای شناسایی عوامل اصلی ریسک است.
۲. تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک: شناسایی رویداد پرخطر
پس از شناسایی ریسک، گام بعدی تعیین رویداد پرخطر، یعنی رویداد اصلی که میتواند در نتیجه خطر رخ دهد، است. این رویداد معمولاً نگرانی اصلی در فرایند مدیریت ریسک است. نقطه کانونی در نمودار پاپیونی است. این همان رویدادی است که می‌خواهید از طریق اقدامات پیشگیرانه از آن جلوگیری کنید و درک این رویداد برای مدیریت کلی ریسک اهمیت زیادی دارد.
۳. فهرست تهدیدها یا عوامل موثر برای رویداد پرخطر
پس از شناسایی رویداد پرخطر، باید تهدیدها یا عوامل مؤثری که می‌توانند منجر به آن شوند، فهرست شوند. این‌ها علل یل محرک‌هایی هستند که می‌توانند احتمال وقوع رویداد پرخطر را افزایش دهند. این تهدیدها اغلب شرایط، اقدامات با رفتارهایی هستند که مستقیماً در رویداد پرخطر نقش دارند. این مرحله به درک علل ریشه‌ای و اولویت‌بندی حوزه‌های مداخله کمک می‌کنند.
۴. برنامه ریزی کنترل های پیشگیرانه برای جلوگیری از تهدیدها
در این مرحله از تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک باید بر برنامه‌ریزی و اجرای کنترل‌های پیشگیرانه تمرکز کرد تا از تهدیدهایی که می‌توانند منجر به رویداد پرخطر شوند، جلوگیری کرد. کنترل‌های پیشگیرانه برای کاهش احتمال وقوع تهدید در وهله اول طراحی شده‌اند. ان موارد ممکن است شامل تغییرات فرایند، اقدامات ایمنی، برنامه‌های آموزشی یا راه‌حل‌های تکنولوژیکی باشد. هدف، متوقف کردن تهدیدها قبل از تبدیل‌شدن به یک رویداد پرخطر و در نتیجه کاهش کلی میزان مواجهه با ریسک است.
۵. فهرست پیامدهای بالقوه رویداد پرخطر
هنگامی که تصویر روشنی از تهدید و کنترل‌های پیشگیرانه ایجاد شد، وقت آن است که عواقب رویداد پرخطر در صورت وقوع در نظر گرفته شود. عواقب به نتایج یا خسارات احتمالی ناشی از رویداد ریسک، مانند ضرر مالی، جراحت، آسیب زیست‌محیطی یا آسیب به اعتبار اشاره دارد. شناسایی عواقب این امکان را فراهم می‌کنند که شدت ریسک درک شده و به اولویت‌بندی تلاش‌های کاهش اثرات بر اساس تاثیر بالقوه کمک میکند.
۶. برنامه‌ریزی کنترل های کاهش دهنده برای کاهش پیامدهای رویداد ریسک
در نهایت، پس از درک پیامدهای بالقوه، تجزیه و تحلیل پاپیونی در مدیریت ریسک افراد را ملزم به تعیین برنامه زمان بندی مدیریت پروژه و اجرای کنترل‌های کاهشدهنده میکند. این موارد استراتژی‌ها و اقداماتی هستند که در صورت وقوع رویداد ریسک، تاثیر یا شدت عواقب را کاهش می‌دهند. کنترل‌های کاهشدهنده ممکن است شامل برنامه‌های واکنش اضطراری، رویه‌های مهار، بیمه یا اقدامات حفاظتی اضافی باشد که میتواند به محدودکردن خسارت و تضمین بهبودی سریع کمک کند.
الگوی تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک
حالا که دریافتیم روش پاپیونی چیست و چگونه باید آن را اجرا کنیم، قدم بعدی این است که آن را امتحان کنیم. این کار مستلزم ساخت یک نمودار پاپیونی از ابتدا یا دانلود الگوی تجزیه و تحلیل پاپیونی مدیریت ریسک است.
این الگو تمام عناصر موردنیاز را در خود جای‌داده است. تنها کاری که باید انجام دهید، تکمیل‌کردن آن است. این قالب رایگان کاملاً قابل‌تنظیم است و می‌توان بارها از آن استفاده کرد.
مثال تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک
بهترین راه برای درک تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک، نگاه‌کردن به ریسک در سناریوی واقعی است. بیایید از تحلیل پاپیونی برای تجسم یک ریسک بالقوه در یک کارگاه ساختمانی استفاده کنیم. یکی از ریسک‌های رایج در یک کارگاه ساختمانی، میتواند کار در ارتفاع باشد. مهم‌ترین رویداد در این سناریو، سقوط کارگر از سطح مرتفع است. تهدیدات متعددی مانند عدم وجود نرده‌های محافظ، سطح کار لغزنده یا ناپایدار یا آموزش ناکافی کارگر در مورد حفاظت از سقوط باشد. برای جلوگیری از وقوع این ریسک، می‌توان اقدامات کنترلی مختلفی را اجرا کرد.
این اقدامات شامل نصب نرده‌های محافظ، الزام به سیستمهای توقف سقوط شخصی مانند مهارهای ایمنی و اطمینان از آموزش کارگران در مورد کار ایمن در ارتفاع می‌شود. با وجود این تلاش‌ها، اگر هنوز سقوطی رخ دهد، کنترل‌های کاهش‌دهنده‌ای وجود دارد که برای کاهش شدت عواقب آن طراحی شده‌اند. این موارد میتواند شامل قراردادن کیسه‌های هوا یا تورهای ایمنی در زیر مناطق کاری، آموزش امدادگران اولیه در محل و حفظ یک برنامه واکنش اضطراری واضح و تمرین شده باشد. این اقدامات در کنار هم به مدیریت موثر ریسک کمک می‌کنند.
مزایای تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک
تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک چندین مزایای کلیدی را ارائه میدهد که شامل فرایندهای پیچیده و سطوح بالای ریسک هستند. تجزیه و تحلیل پاپیونی با ارائه یک نمایش واضح و بصری از ریسکها، علل و پیامدهای آن‌ها، درک و تصمیمگیری را افزایش میدهد. در ادامه برخی از مزایای کلیدی تجزیه و تحلیل پاپیونی را به شما ارائه می‌دهیم:
- تجسم واضح سناریوهای ریسک
- استراتژی‌های بهبودیافته برای کاهش ریسک
- تسهیل انطباق و ایمنی
- ترویج یک فرایند مدیریت ریسک ساختاریافته
- تصمیمگیری و اولویت‌بندی پیشرفته
- پشتیبانی از بهبود مستمر
- بهبود ارتباطات و همکاری
معایب تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک
اگرچه روش پاپیونی مزایای زیادی برای مدیریت ریسک ارائه میدهد؛ اما محدودیت‌ها و چالش‌هایی نیز دارد که باید قبل از اجرای آن در نظر گرفته شوند. برخی از معایب اصلی تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک به شرح زیر است:
- پیچیدگی در پروژه‌های بزرگ
- زمان‌بر بودن ایجاد و نگهداری
- دامنه تحلیل محدود
- نیاز به تجربه و تخصص
- ساده‌سازی بیش از حد ریسکها
- تمرکز محدود بر وابستگی‌های متقابل
- تفسیر ذهنی از کنترل‌ها
جمع‌بندی
تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک یک ابزار قدرتمند و شهودی در سیستمهای پیچیده است. این روش با ترسیم بصری خطرات بالقوه، موانع پیشگیرانه، پیامدها و اقدامات کاهشدهنده، چارچوبی روشن برای درک و کنترل ریسکها ارائه میدهد. قدرت این روش در توانایی آن در پر کردن شکاف بین ارزیابی فنی ریسک و تصمیمگیری عملی نهفته است و سازمانها را قادر می‌سازد تا قبل از تبدیل‌شدن به آسیب‌پذیری‌ها به بحران، به طور پیشگیرانه به آن‌ها رسیدگی کنند.
تطبیق‌پذیری این روش، آن را در صنایع مختلف، از مراقبتهای بهداشتی گرفته تا انرژی، قابل‌اجرا میکند و فرهنگ ایمنی و آمادگی را تقویت میکند. در این مقاله کوشیدیم راهنمای جامعی در مورد تجزیه و تحلیل پاپیونی برای مدیریت ریسک بپردازیم. از اینکه تا پایان با ما همراه بودید از شما سپاسگزاریم. ما با ارائه راه‌حل‌های هوشمندانه در کنار شما هستیم تا کسب‌وکار خود را بیش‌ازپیش شکوفا کنید. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی، با ما در تماس باشید.
بدون دیدگاه