یکی از اصول موفقیت در هر سازمان تشکیل یک تیم ماهر و متخصص است که زیر نظر یک مدیر موفق بتوانند پروژه را پیش ببرند. در این میان داشتن اصول مدیریت پروژه و حرکت بر اساس این اصول نقش تعیین‌کننده‌ای در دستیابی به اهداف نهایی دارد. مدیران موفق با پیروی از مجموعه‌ای از استراتژی‌ها و قوانین، تیم‌های خود را در جهتی هدایت می‌کنند تا بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند.
داشتن مهارت، تخصص و دانش کافی، برنامهریزی دقیق و منظم و هماهنگی بالا بین تمامی اعضای تیم از اصول مدیریت در هر پروژه و ازجمله اصول مدیریت پروژه های عمرانی است. با پیروی از اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه مانند تعیین اهداف و دستاوردهای پروژه و تحلیل و برنامهریزی می‌توان تیم را در جهت رسیدن به اهداف سازمان هدایت کرد. در این مقاله از وب سایت راهبردار به بررسی اصول مدیریت پروژه برای دستیابی به هدف نهایی می‌پردازیم.
مدیریت پروژه و نقش آن در سازمان
هر سازمان برای انجام موفقیت‌آمیز یک پروژه و رسیدن به اهداف مورد نظر نیازمند تشکیل یک تیم است. یک تیم تنها در صورتی می‌تواند موفق باشد که زیر نظر یک مدیر متخصص و آگاه فعالیت کند. مدیریت پروژه (Project Management) مجموعه‌ای از فرایندها، ابزارها و روش‌هایی است که هدف از آن‌ها برنامهریزی، طراحی و اجرای پروژه، نظارت بر پروژه و کنترل آن است.
برای دستیابی به این اهداف باید اصول مدیریت پروژه تدوین شود تا تیم پروژه در چهارچوب‌های تعیین‌شده از نظر محدودیت‌های زمانی، هزینه و نیروی انسانی بتواند به آن‌ها دست یابد. علاوه بر این‌ها مدیر پروژه باید با درنظرگرفتن منابعی که سازمان در اختیار آن‌ها نهاده و ازطریق اتخاذ استراتژی‌های منطقی در جهت کاهش ریسک‌های احتمالی تلاش کند.
نقش های مختلف در مدیریت پروژه
در مدیریت پروژه نقش‌ها و مسئولیت‌های مشخصی وجود دارد که همه آن‌ها باید بر اساس مسیر مشخص شده و اصول مدیریت پروژه حرکت کنند. برای موفقیت در این مسیر باید با مسئولیت‌ها و مراحل مدیریت پروژه موفق که در هر پروژه ای ضروری است آشنا باشیم. در مدیریت پروژه نقش‌های مختلفی وجود دارد که عبارت‌اند از:
- مدیر پروژه: مسئول برنامهریزی، اجرا و نظارت بر پروژه و نظارت بر عملکرد کارکنان برای اطمینان از پیشرفت پروژه در زمان مشخص و با کیفیت مورد نظر
- تیم پروژه: افراد متخصص با مهارت‌های مختلف مرتبط با پروژه که در قالب یک تیم با یکدیگر همکاری می‌کنند.
- ذینفعان پروژه: افرادی که به نحوی با پروژه در ارتباط بوده و تحت‌تأثیر نتیجه پروژه قرار می‌گیرند. این افراد می‌توانند مشتریان، مدیران ارشد، کاربران نهایی و تأمین‌کنندگان باشند.
اصول مدیریت پروژه
مدیریت پروژه همانند چتری است که مفاهیم مختلف مرتبط با پروژه را دربر می‌گیرد. اصول مدیریت پروژه ابعاد مختلفی را شامل می‌شود که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم. این اصول عبارت‌اند از:
۱. تعریف و برنامه ریزی پروژه
در اولین مرحله از اصول مربوط به مدیریت پروژه، اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه قرار دارد. منظور از این اصل آن است که ابتدا یک تعریف کلی از پروژه موردنظر داشته باشیم. به‌عبارت‌دیگر بر اساس زمانبندی، منابع تخصیص‌یافته شامل منابع مالی و انسانی و بررسی ریسک‌های احتمالی یک چهارچوب و برنامهریزی کلی برای پروژه انجام شود.
۲. مدیریت محدوده پروژه
در گام بعدی از اصول مربوط به مدیریت پروژه باید تمام اطلاعات مربوط به پروژه در اختیار اعضای تیم قرار گرفته و همچنین فعالیت‌های ضروری و وظایف هرکدام از اعضای تیم پروژه مشخص شود. برای انجام موفقیت‌آمیز پروژه در مدت‌زمان مشخص لازم است تمام اعضا از وظایف خود و اطلاعات ضروری مطلع بوده و نباید خارج از محدوده مشخص شده فعالیتی را انجام دهند. این اصول در تمام پروژه‌ها ثابت بوده و ازجمله اصول مدیریت پروژه های عمرانی هم محسوب می‌شود.
۳. مدیریت زمان و هزینه پروژه
در ادامه اصول برنامهریزی و کنترل پروژه لازم است به هرکدام از چهارچوب‌ها و اصول مشخص شده با دقت و جزئیات بیشتری پرداخته شود. در این بخش از اصول مدیریت پروژه باید برنامه زمانی اختصاص‌یافته برای پروژه به‌دقت مورد توجه قرار گیرد و مدیر تیم پروژه به صورتی برنامهریزی کند که تمامی فعالیت‌ها در زمان مقرر انجام شود.
علاوه بر این، باید تمامی هزینه‌های اجرایی برآورد شده و مدیر پروژه بتواند بر اساس منابع مالی مشخص‌شده پروژه را با موفقیت به پایان برساند. برای این کار لازم است اطلاعات و اقدامات مرتبط با بودجه‌بندی، هزینه‌ها و کاهش هزینه‌های اضافی انجام شود.
۴. مدیریت کیفیت پروژه
در تمامی اصول مدیریت شامل اصول مدیریت پروژه های عمرانی یا هر پروژه دیگر کیفیت نهایی کار اهمیت زیادی دارد. برای رسیدن به یک خروجی عالی و باکیفیت لازم است مدیر پروژه در طول مسیر انجام پروژه همواره کیفیت کار را ارزیابی کند. مقایسه کیفیت انجام وظایف با استانداردها و الزامات کیفی و انجام تغییرات لازم در صورت عدم مطابقت با استانداردها، کیفیت نهایی پروژه را تضمین می‌کند.
۵. مدیریت ارتباطات پروژه
آخرین اصل از اصول مدیریت پروژه مدیریت ارتباطات است که نقش مؤثری در تسهیل روند پروژه و دستیابی به اهداف مورد نظر با بهترین کیفیت دارد. مدیر پروژه باید ارتباط مؤثر با ذینفعان پروژه را به‌عنوان یک بخش مهم در اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه قرار دهد.
اصول مدیریت پروژه های عمرانی
مزایای کاربرد مدیریت پروژه در حوزه های مختلف امری واضح است. همانند تمام اصول مدیریت پروژه، در اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌های عمرانی هم اصول کلی مانند برنامهریزی، تعیین اهداف، حرکت در چهارچوب منابع مالی و انسانی مشخص و کنترل کیفیت مطرح است. مدیریت پروژه‌های عمرانی با مسئولیت و فشار زیادی همراه است به همین دلیل در طراحی و اجرای اصول مدیریت پروژه های عمرانی باید با دقت زیادی عمل کرد.
اشتغال در این رده شغلی به تخصص و مهارت بالایی نیاز دارد و مدیران پروژه باید به‌صورت روزانه کارگاه‌های اجرایی خود را بررسی کنند. هدف از این کار اطمینان از رعایت تمام اصول ایمنی و استانداردهای کیفی مربوط به سلامت اعضای تیم، کارگران، کیفیت اجرای امور عمرانی و… است. علاوه بر آنچه در اصول مدیریت پروژه گفته شد در اصول برنامهریزی و کنترل پروژه‌های عمرانی هم باید اصولی را رعایت کرد که عبارت‌اند از:
۱. جزئیات و تقسیم بندی کارها
در مدیریت پروژه های عمرانی، هدف از برنامهریزی دستیابی به یک دیدگاه کلی درباره روند فعالیت‌های پروژه است. برای اینکه بتوان پروژه را با بهترین کیفیت انجام داد باید آن‌ها را به بخش‌های کوچک تقسیم کرده و هرکدام را به گروه مشخصی محول کرد. علاوه بر این، توجه بیش از اندازه به جزئیات می‌تواند موجب سردرگمی و شکست پروژه شود. همچنین توجه به جزئیات غیرضروری موجب می‌شود تا مدیران ارشد و ذینفعان نتوانند یک دید کلی به پروژه داشته باشند.
۲. پیش بینی آینده پروژه و آمادگی برای ریسک های احتمالی
از دیگر اصول مدیریت پروژه های عمرانی این است که مدیران باید خود را برای هرگونه احتمالات پیش‌بینی‌نشده آماده کنند. مانند تمام پروژه‌ها، در مدیریت پروژه‌های عمرانی، مدیر تیم اجرایی از همان آغاز اهداف و وظایف تیم را مشخص می‌کند؛ ولی همواره احتمال بروز اتفاقات و چالش‌های پیش‌بینی نشده وجود دارد.
چالش‌هایی که اگر برای آن‌ها هیچ امکانی را در نظر نگرفته باشیم می‌توانند مشکلات متعددی را در مسیر اجرای پروژه پدیدآورند. به همین دلیل در اصول برنامهریزی و کنترل پروژه همواره باید احتمالاتی را برای مشکلات و چالش‌ها در نظر گرفت.
۳. بره وزرسانی پروژه
مورد دیگری که در اصول مدیریت پروژه های عمرانی اهمیت دارد به‌روزرسانی پروژه است. البته ممکن است برخی مدیران پروژه با این کار موافق نباشند؛ ولی باید در نظر داشت که در مسیر اجرای اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه، امکان تغییرات به دلایل متعدد وجود دارد و نمی‌توان تنها با یک روند ثابت به‌پیش رفت. به همین دلیل عدم به‌روزرسانی پروژه می‌تواند موجب شکست شود و براین‌اساس لازم است در هر مرحله از فعالیت، برنامه‌های پروژه به‌روزرسانی شده و تغییرات یا اصلاحات لازم انجام شود.
سایر اصول مدیریت پروژه عمرانی عبارت‌اند از:
- دانش و تخصص کافی
- وجود هماهنگی بالا بین تمام اعضای تیم
- قدرت تصمیم‌گیری مدیر پروژه در لحظات حساس
- استفاده از بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای افزایش استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت
اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه
برنامهریزی پروژه اولین سنگ بنای هر پروژه برای تعیین افق آینده پروژه و اهدافی است که قصد داریم به آن‌ها دست یابیم. برنامهریزی از مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه است؛ زیرا موارد مهمی مانند محدوده، موضوع، اهداف و برنامه را مشخص می‌کند. مدیران با دنبال‌کردن اصول برنامهریزی و کنترل پروژه می‌توانند ایده‌های ناملموس را به حقیقت تبدیل کنند. مهم‌ترین اهداف برنامهریزی پروژه عبارت‌اند از:
- مدیریت ریسک پروژه
- امکان نظارت و کنترل کارآمد پروژه
- تسهیل مدیریت و کنترل پروژه با پیشرفت پروژه
- ایجاد بازخوردهای مفید برای مراحل بعدی پروژه
در اصول مدیریت پروژه های عمرانی و غیرعمرانی اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه عبارت‌اند از:
- ترسیم طرح کلی پروژه
- تعیین اهداف پروژه
- تعیین منابع مالی و انسانی موردنیاز
- ایجاد برنامه زمانبندی پروژه
- ایجاد طرح پروژه
- ملاقات با ذینفعان و سهامداران
- تعیین و تعریف محدوده پروژه
- پیش‌بینی، تجزیه‌وتحلیل ریسک‌های احتمالی
- تشکیل تیم پروژه مطابق با مهارت‌های مورد نیاز برای پروژه
- تعیین وظایف هرکدام از اعضای تیم متناسب با تخصص و مهارت آنان
- ارائه گزارش‌های پیشرفت پروژه به تیم و سهامداران
جمع‌بندی
برای موفقیت در اجرای هر پروژه در سازمان باید مدیریت پروژه بادقت و طبق اصول استاندارد انجام شود. منظور از مدیریت پروژه خط‌مشی است که تمام مراحل مربوط به برنامهریزی تا اجرای پروژه را بررسی می‌کند. در اصول مدیریت پروژه، مدیر پروژه باید بر اساس برنامه‌ها، اهداف، زمانبندی و منابع تعیین‌شده بتواند پروژه‌ای باکیفیت تحویل دهد.
اصول مدیریت پروژه‌های عمرانی هم از این امر مستثنی نیستند و به دلیل حساسیت زیادی که دررابطه‌با جان انسان‌ها دارند چه‌بسا که اهمیت بیشتری نیز پیدا می‌کنند. در اصول مربوط به مدیریت پروژه، مدیر پروژه باید فردی متخصص در زمینه موردنظر باشد و مواردی مانند تعریف و برنامهریزی پروژه، مدیریت محدوده پروژه، مدیریت منابع مالی، انسانی و زمان را به‌صورت دقیق کنترل کند.
علاوه بر این، در اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه پیش‌بینی خطرات و ریسک‌های احتمالی در مسیر پروژه و آمادگی برای روبه‌روشدن با آن‌ها و ایجاد تغییرات لازم نیز ضروری است. شرکت راهبردار با بررسی دقیق زیرساخت‌های نرم‌افزاری و ارائه راه‌حل‌های بهینه، به شما کمک می‌کند تا مالکیت محصول خود را به‌درستی مدیریت کنید و از حداکثر پتانسیل آن بهره ببرید. برای کسب اطلاعات بیشتر و خدمات مشاوره از بخش تماس با ما اقدام کنید.
بدون دیدگاه